Projektinhallintaraportit viittaavat korkean tason yleiskatsaukseen, joka sisältää tärkeitä projekteihin liittyviä tietoja helposti ymmärrettävässä muodossa. Ne keskittyvät projektin eri puoliin ja valaisevat tämänhetkistä tilaa, mahdollisia tai olemassa olevia ongelmia ja niiden ratkaisuja.
Opi tärkeimmistä projektiraporttityypeistä, jotka voivat tarjota reaaliaikaisia näkemyksiä tiimeillesi.
1. Projektin hallintapaneeli/terveys
Projektin hallintapaneeli tai terveysraportti kertoo, miten projekti menee ja mitä tiimi voi tehdä suorituskyvyn parantamiseksi. Yleensä esität tämän raportin asiakkaalle tai muille sidosryhmille. Siten he voivat visualisoida tietoja, kuten edistystä ja kannattavuutta.
Se auttaa myös tunnistamaan, onko projekti epäselvä ja mitä voit tehdä saadaksesi sen takaisin raiteilleen.
Projektin hallintapaneeliraportin tulee sisältää koko portfolio, mukaan lukien projektin tila (projektin tila vihreä, keltainen tai punainen väri), tietyn projektin virstanpylväs edistyminen, projektin kannattavuus verrattuna budjettiin ja kustannukset ja
projektin edistymistä aikataulun mukaan.2. Tehtävät ja projektin tila
Jos pidät projektinhallinnasta, se on yleisin valmisteltava raporttityyppi. Sinun on ehkä laadittava tämä raportti viikoittain tai kuukausittain. Sen tarkoituksena on näyttää, kuinka pitkälle tiimi on mennyt saavuttaakseen projektin tavoitteet.
Jos sinun on laadittava tällaisia raportteja säännöllisesti, on parempi automatisoida prosessi säästääksesi aikaa ja vaivaa. Voit käyttää tehtävienhallintatyökalusi tietoja raportin täyttämiseen.
Voit käyttää raportissa myös vakiomallia. Se auttaa sinua ohittamaan tilaraportin luomisen joka kerta tyhjästä.
3. Resurssien ja taitojen saatavuus
Resurssien saatavuusraportit ovat välttämättömiä jokaiselle projektipäällikölle. Tämän raportin avulla voit määrittää ja delegoida tehtäviä oikealle tiimin jäsenelle. Se näyttää, kuka tiimin jäsenistä on kiireinen ja milloin.
Jos suunnittelet aikataulun tekemistä uudelle projektille tai etsit vapaata henkilöä tehtävän delegointi, tarkista saatavuus tästä raportista. Voit myös paikantaa täydellä kapasiteetilla työskentelevät jäsenet, jotka saattavat tarvita apua.
Näin voit varmistaa tasaisen tehtävien jakautumisen tehokkuuden ja nopeamman tuloksen saavuttamiseksi.
4. Projektin riskit
Jokaiseen hankkeeseen liittyy tietty määrä riskejä. Siksi riskiraportissasi tulee sisältää kaikki projektiin liittyvät havaitut ja todelliset riskit. Sinun on ehkä toimitettava tämä raportti kerran kuukaudessa.
Kannusta kuitenkin joukkuetovereitasi kirjaamaan kaikki mahdolliset riskit reaaliajassa. Se auttaa sinua saamaan kaikki tiedot yhteen paikkaan, kun sinun on luotava raportti.
Kaikkien riskien luettelemisen lisäksi raporttisi voi sisältää vain korkean tason riskit yksityiskohtaisesti ja yhteenvedon siitä, kuinka aiot hallita matalan tason riskejä. Voit kirjata riskit laskentataulukkoon, mutta on parempi ottaa apua projektinhallintatyökalusta.
5. Budjetti ja kulut
Sinun on luotava budjettiraportti eri tarkoituksiin. Budjettiraportti, jonka teet projektin lopussa asiakkaallesi, on yleisin. Voit myös luoda kuluraportin useita kertoja projektin ollessa käynnissä.
Se auttaa tiimiä määrittämään, ovatko projektin kustannukset käsistä. Tällaisissa tapauksissa voit hallita kustannuksia välittömästi, eikä sinun tarvitse yllättyä, jos menot ylittävät budjettirajan projektin päättyessä.
Budjetti- ja kuluraportin tulee sisältää arvioitu budjetti jokaiselle projektin tehtävälle tai segmentille ja todelliset kustannukset. Muista kirjata kaikki kulut reaaliajassa, jotta vältytään vaikeuksilta yhdistää kaikki kulut raportin luomisen aikana.
6. Ajan seuranta
Monet asiakkaat maksavat projektiin käytetyn ajan mukaan. Heille on pakollista luoda aikaraportit projektin päätyttyä. Raportti näyttää kuinka paljon aikaa tiimin jäsenet panostivat projektiin liittyviin tehtäviin.
Tässä raportissa näkyy myös kuhunkin tehtävään käytetty kokonaisaika ja kunkin ryhmän jäsenen käyttämä aika. Tämän lisäksi voit käyttää ajan seurantaa parantaaksesi tiimisi suorituskykyä ja yksilöllistä tuottavuutta.
Analysoituasi työtovereiden eri tehtäviin käyttämän ajan saat helposti selville, kuka voi tehdä työn tehokkaammin. Myöhemmin voit antaa ihmisille tehtäviä, jotka he voivat tehdä nopeasti ja taitavasti.
7. Virheet ja ongelmat
Vaikka projektia ei ehkä ole mahdollista toteuttaa ilman ongelmia tai virheitä, voit ehdottomasti pyrkiä pitämään määrän minimissä.
Yksityiskohtaisen raportin laatiminen tunnistetuista vioista ja ongelmista varmistaa, että löydät nopeat ratkaisut näihin ongelmiin, jotta projekti voidaan toimittaa ajoissa. Projektivirheen tai ongelmaraportin tulee sisältää tärkeitä tietoja, kuten ongelman tai virheen numero, tunnistepäivämäärä, esiin nostama ongelma, kuvaus, prioriteetti, ratkaisu ja vian tila.
Tällaisten raporttien säännölliset päivitykset projektin elinkaaren aikana minimoi häiriötekijä ja estää asiakkaiden turhautumisen. Se säästää myös projektin viivästymisen ja sakkojen riskiltä.
8. Varianssianalyysi
Varianssiraportti on loistava tapa tietää, onko projekti oikeilla jäljillä. Tässä raportissa analysoit ja vertaat projektin eri näkökohtien arvioinnin ja tuloksen välistä eroa. Käytä tässä raportissa vakiomittausta molempien tietojen mittaamiseen.
Tämä raportti auttaa sinua tunnistamaan, oletko suunnitelmaa edellä, vähissä vai aikataulussa. Voit verrata budjettiasi, resurssiasi, laajuuttasi tai aikatauluasi raportissa.
Projektipäälliköt valitsevat kuitenkin yleensä tämän raportin analysoidakseen projektin budjettia, kuluja ja työtrendejä. Tällaisten raporttien luomiseen kuluva aika vaihtelee projekteittain. Vaikka asiakkaat saattavat tarvita tätä raporttia projektin lopussa, saatat haluta luoda sen ajoittain projektin elinkaaren aikana saadaksesi parempia näkemyksiä.
Minkä raportin haluat luoda seuraavaksi?
Nyt kun tiedät projekteille luotavien raporttien tyypit ja niiden ominaisuudet, voit helposti valita minkä tahansa tarpeidesi mukaan. Jos käytät raportointisovellusta, raportin luominen ei ole haastavaa ja aikaa vievää.
Hyvä asia on, että useimmat projektinhallinnan alustat toimivat myös raportointityökaluina.
Raportointityökalut yksinkertaistavat raporttien luomista valmiista projekteista tai tiimin sisäisestä suorituskyvystä. Tässä on joitain parhaista käytettäväksi!
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Työ & Ura
- Projektinhallinta
- Tehtävien hallinta
- Suunnittelutyökalu
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja uusimmista teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
