Kuinka parantaa ajanhallintaa DRY-periaatteella

Jos työskentelet toimistossa tai kotoa käsin, on todennäköistä, että suuri osa tuotoksesta on digitaalista, ja tähän liittyy usein aikaa vieviä tai toistuvia tehtäviä, joita teet päivittäin.

Olet ehkä kuullut termin "työskennellä fiksummin, ei kovemmin", ja juuri tässä DRY-periaate tulee esiin. DRY on lyhenne sanoista Don't Repeat Yourself, ja se kuvaa tarkasti, kuinka voit parantaa ajanhallintaa ja tuottavuutta.

Kuinka DRY-periaate toimii?

DRY-periaate mainittiin alun perin The Pragmatic Programmer -kirjassa, joka julkaistiin vuonna 1999, ja ohjelmoijat käyttivät sitä koodin virtaviivaistamiseen. Sen pääasiallinen lähtökohta on, että sen sijaan, että toistat samoja työnkulkuja manuaalisesti uudestaan ​​​​ja uudestaan, automatisoit prosessin säästääksesi aikaa.

Pinnalla tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta on monia tehtäviä, joita työntekijät toistavat joka päivä. Kuinka monta sähköpostia saat ja kirjoitat esimerkiksi päivittäin? Jokaiselle lähettämällesi sähköpostille luot periaatteessa uudelleen saman rakenteen hieman eri sanamuodoilla, ja tämä vie paljon aikaa.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat raportointityökalut projektipäälliköille

DRY-periaate edellyttää, että merkitset muistiin kaikki työssä tekemäsi toimet yksitellen. Tämän vaatimuksen täyttämiseksi voit sisällyttää tehtäviä, jotka kuuluvat seuraaviin luokkiin:

• Suunnittelematon, kuten asiakkaiden saapuvat viestit.
• Kuukausittaiset ja vuosittaiset vastuut, kuten vuosikertomukset tai yksitellen.
• Rutiinit tai asiat, joita teet joka päivä.

Tämän luettelon avulla voit sitten alkaa selvittää, mitkä niistä toimivat DRY-periaatteen kanssa. Kiinnitä huomiota siihen, kuinka toistuvia, aikaa vieviä ja/tai pelottavia kukin niistä on, ja huomioi ne. Parhaat kilpailijasi ovat DRY-periaatteen ensisijaisia ​​​​aiheita, ja voit aloittaa heidän automatisoinnin niin paljon kuin voit.

On joitain, joita et voi automatisoida kokonaan, ja näissä tapauksissa voit virtaviivaistaa vastuun puolia.

Luo malleja sähköpostillesi

Yksi yksinkertaisimmista ja luultavasti parhaista tavoista automatisoida tuloste on luoda malli. Kuten mainittiin, monet suorittamistasi toiminnoista riippuvat todennäköisesti samasta rakenteesta, kuten asiakkaille lähetetyt sähköpostit ja kuukausiraportit. Mallipankki vähentää toistoa merkittävästi.

Voit automatisoida sähköpostisi kahdella eri tavalla. Voit käyttää sovellusta, kuten TextExpander, jonka avulla voit tallentaa tekstiosia tiedostoon Lyhenteet -välilehti, ja kun kirjoitat seuraavan sähköpostisi, kirjoita vain lyhenne, jota haluat käyttää, ja se tuottaa automaattisesti kyseisen tekstin. Samoin voit käyttää tätä myös Slackin ja muissa pikaviestipalveluissa.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka kopioida tai piilokopioida itsesi automaattisesti Outlookissa ja Gmailissa

Vaihtoehtoisesti voit automatisoida sähköpostisi sovelluksen sisällä. Toimi Outlook 365:ssä seuraavasti:

1. Korosta teksti, jonka haluat tallentaa.
2. Siirry kohtaan Lisää -välilehteä ja napsauta Nopeat osat.
3. Klikkaus Tallenna valinta Quick Parts Galleryyn.
4. Nimeä se ja napsauta sitten OK.
5. Kun haluat käyttää sitä, siirry kohtaan Lisää > Pikaosat ja valitse se, jota haluat käyttää.

Gmailissa sinun on varmistettava tämä Mallit ovat käytössä. Mene vain osoitteeseen Asetukset > Lisäasetukset > Mallit ja napsauta Ota käyttöön > OK. Noudata sitten näitä ohjeita:

1. Korosta sähköpostissa haluamasi teksti.
2. Napsauta kolmea pystysuoraa pistettä sähköpostissasi ja siirry kohtaan Mallit ja napsauta Tallenna luonnos mallina.
3. Napsauta sitten sähköpostin pystysuuntaisia ​​pisteitä käyttääksesi sitä ja siirry kohtaan Mallit ja valitse se, jota haluat käyttää.

Luo malleja työllesi

Samoin kuin sähköpostit, voit luoda malleja lähes kaikille suorittamillesi töille. Olipa tämä raportti, laskentataulukko, projekti tai mikä tahansa muu. Tavoitteena on käyttää mahdollisimman vähän toistoa kussakin toiminnossa, joten mallin saaminen ratkaisee tämän helposti.

Microsoftilla ja Googlella on valtava valikoima malleja, joista voit valita tai voit luoda omia. Vaikka alkuasennus saattaa viedä aikaa, se maksaa itsensä takaisin pitkällä aikavälillä. Samoin, jos esität säännöllisesti diaesityksiä, tee vakiomalli, johon voit palata ja muokata sitä tarpeen mukaan.

Aiheeseen liittyvä: Luo ammattimainen lasku tyhjästä

Muista tallentaa kaikki mallisi tiettyyn paikkaan, jotta voit käyttää niitä tarvittaessa. Jos huomaat, että jokin niistä ei säästä aikaasi, käytä aiempien töiden tekstiä kirjoituksissasi.

Automatisoi rutiinitehtäväsi

Sinulla on lukuisia tehtäviä, jotka ovat uskomattoman toistuvia. Tapahtumien ajoittamisesta, tehtävälistan kirjoittamisesta, muistiinpanojen tekemisestä, tiedostojen tallentamisesta ja paljon muuta. Vaikka niiden tekemiseen voi mennä vain muutama minuutti, se kasvaa nopeasti ja vie huomiosi pois työstäsi.

Zapier on loistava sovellus useiden työvirtojen virtaviivaistamiseen, koska se mahdollistaa viestinnän eniten käyttämiesi sovellusten välillä ja lähettää tietoja tehtävien suorittamiseen. Jos käytät esimerkiksi Gmailia ja Google Drivea, voit määrittää työnkulun, jossa sähköpostin liitteet tallennetaan automaattisesti Google Driveen. Tämä katkaisee ikään kuin välimiehen.

Kun luot ilmaisen tilin, toimi seuraavasti:

1. Sinun kojelauta, klikkaus Luo Zap.
2. Hae käyttämällesi sovellukselle, jossa tapahtuma tapahtuu, esim. Gmail.
3. Valitse Laukaisutapahtuma, saat esimerkiksi sähköpostin.
4. Yhdistä sovellus.
5. Valitse sovellus, johon haluat lähettää tiedot, eli Google Drive.
6. Valitse tulos, eli tallentaa tiedoston.

Kun Zap on määritetty, tämä prosessi on täysin automatisoitu.

DRY-periaate on kattanut

Kun kaikki nämä prosessit tapahtuvat taustalla, aikasi vapautuu, joten sinun ei tarvitse huolehtia toistuvien töiden suorittamisesta manuaalisesti. Kaikista tuottavuustyökaluista DRY-periaate saa ajanhallinnan toimimaan tehokkaimmin.

Käytä nyt käytettävissä oleva aika maksimoidaksesi tuotosi tulevaisuudessa, ja huomaat, että voit käyttää paljon enemmän päivästäsi tärkeimpiin asioihin. Aina on asioita, joihin voit soveltaa DRY-periaatetta, joten katso työmäärääsi ja katso, mitä voit automatisoida.

9 päivittäistä tehtävää, jotka voit automatisoida Zapierin avulla

Tässä on joitain päivittäisiä tehtäviä, jotka voit automatisoida ilman Zapier-koodausta säästääksesi aikaa ja helpottaaksesi elämää.

Lue Seuraava

Kirjailijasta