Microsoft Teamsin, OneDriven ja SharePointin käyttäminen yhdessä yhteistyöhön

Yhteistyökäyttöisten työtilasovellusten määrä saattaa viime aikoina lisääntyä. Jos sinulla on Microsoft 365 -suunnitelma, et tarvitse muita etätyötyökaluja. Tarvitset vain Microsoft Teamsin, OneDriven ja SharePointin erittäin tuottavaan ja häiriöttömään yhteistyöhön kotona tai toimistossa.

Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, kuinka Microsoft Teams, OneDrive ja SharePoint voivat auttaa sinua tehtävien/asiakirjojen hallinnassa, etäyhteistyössä ja keskusteluissa.

Microsoft Teams yhteistyöhön

Microsoft Teams noudattaa 360 asteen lähestymistapaa yhteistyöhön ja viestintään. Sinä ja tiimisi voitte yksinkertaisesti huolehtia projektin monista osa-alueista suoraan Teamsista käsin. Voit pitää ryhmäkokouksia, kahdenkeskisiä puheluita, viestejä, käyttää tiedostoja ja käsitellä virheitä.

Seuraavat ovat Microsoft Teamsin tärkeitä yhteistyöhön perustuvia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat etä- ja hybridiryhmien toiminnan täydellä teholla:

1. Puhelut, kokoukset ja tekstiviestit

Microsoft Teams on vankka sovellus ryhmäpuheluihin ja kokouksiin. Voit ajoittaa kokouksia Outlook-kalenterissa tietyn ryhmäryhmän ryhmäkokouksille.

Jokainen jäsen saa automaattisia hälytyksiä, jotta kukaan ei jää paitsi tärkeistä projektikokouksista. Tiimit mahdollistavat myös etäisistä paikoista tulevien tiimien jäsenten osallistumisen kokoukseen puheluiden kautta.

Microsoft Teams noudattaa ryhmätekstien säikeitettyä muotoa. Hanki tiimin jäsenten huomio merkitsemällä heidät tunnisteella @ allekirjoittaa viestien aikana.

2. Näytön jakaminen

Napsauta tiimikokousten aikana Jaa sisältöä -painiketta, jos haluat jakaa tietokoneesi erilaisia ​​resursseja. Microsoft Teamsin avulla voit jakaa:

• Työpöytä saumattomaan yhteistyöhön useiden ikkunoiden, ponnahdusikkunoiden, ilmoitusten ja sovellusten kanssa.
• Tietty ikkuna, kun sinun on keskityttävä tiettyyn sisältöön ja pidettävä työpöytätoiminta yksityisenä.
• PowerPointin esitykset. Yleisö voi halutessaan liikkua diojen läpi.
• Microsoft Whiteboard yhteiskäyttöiseen käyttöliittymä-/UX-suunnitteluun, tuotesuunnitteluun ja moneen muuhun.

3. Julkiset ja yksityiset joukkueet

Julkisten tiimikanavien avulla voit tehdä vapaata yhteistyötä ulkoisten kontaktien kanssa. Luo esimerkiksi julkisia ryhmiä graafisille suunnittelijoille, sovelluskehittäjille, kun teet yhteistyötä asiakkaan kehittäjien kanssa.

Kun työskentelet asiakkaan projektin ulkopuolella, on parempi luoda yksityinen tiimikanava tiimin jäsenille. Voit jakaa tiedostoja, keskustella ideoista ja tehdä päätöksiä, jotka eivät ole asiakkaan ulottuvilla.

OneDrive yhteistyöhön

OneDrive on Microsoftin pilvitallennuspalvelu erinomaisella tietoturvalla. Työkalun avulla tiimin jäsenet voivat helposti käyttää projektitiedostoja ja asiakirjoja mistä tahansa.

Kun määrität tiimin Microsoft Teamsissa, OneDrivesta tulee oletuspilvitallennustila. Voit hyödyntää seuraavia ominaisuuksia yhteistyöhön tiimin sisällä tai ryhmien kesken:

1. Tiedostojen tallennus ja synkronointi

Voit luoda jaetun kirjaston jokaiselle projektille. Lisää sitten tiimin jäsenet, joiden on työskenneltävä projektin parissa. Nyt kaikki jäsenet voivat käyttää kaikkia tiedostoja, jotka luot tai lataat tähän kirjastoon.

OneDriven sovellukset synkronoivat laitteesi pilvialustan kanssa ja tallentavat automaattisesti uusimman tiedoston paikalliseen asemaan. Siksi sinä ja tiimisi voitte työskennellä projektidokumenttien parissa, vaikka internet ei olisi vähään aikaan käytettävissä. Reaaliaikainen yhteistyö ei kuitenkaan ole käytettävissä, kun laitteesi on offline-tilassa.

2. Osuuden ja pääsyn hallinta

Hallitset täysin tietosi. Ellet jaa tiedostoa missä tahansa Microsoft Teams -ryhmässä tai OneDriven jaetussa kirjastossa, tiedostosi on täysin yksityinen. Jos sinun on jaettava jokin tiedosto kiireellisesti, vedä ja pudota tiedosto jaettuun kirjastoon tai Teams-ryhmään.

Voit määrittää projektitiedostoille ja asiakirjoille erilaisia ​​käyttöoikeuksia. Ajatellaanpa, että työskentelet blogin parissa tulevaa tietokoneturvapäivää varten. Tarvitset luovaa panosta tiimiltä.

Voit jakaa sisältölinkin manuaalisesti muutaman tiimin jäsenen kanssa etkä jaa sitä tarpeettomasti koko tiimin kanssa. Sitten voit rajoittaa sisällön lataamista, antaa vain tarkasteluoikeudet ja niin edelleen.

3. Yhteistyökumppanin merkitseminen

Sisällöntoimittajat, julkaisijat ja projektipäälliköt voivat vähentää tehtäviensä kuormitusta ottamalla käyttöön dokumenttien taggauksen. Jos muokkaat blogiluonnosta ja tarvitset kirjoittajan lisäävän sisältöön historiallisia tietoja, voit yksinkertaisesti mainita ne asiakirjassa käyttämällä @ merkki.

Kirjoittaja tai sisällöntuottaja saa automaattisen sähköpostin, jossa on linkki tiedostoon ja kommentti. Sinun ei tarvitse jahdata sisällöntuottajaa viestisovellusten tai äänipuheluiden kautta. Tämä säästää sinulta ja tiimiltäsi paljon aikaa.

4. Reaaliaikainen muokkaus

Voit lyhentää sisällön luomiseen ja hyväksymiseen kuluvaa aikaa vaihtamalla reaaliaikaiseen muokkaamiseen. Suuren volyymin sisältöprojekteissa tiimisi tulisi omaksua tämä lähestymistapa.

Sinä ja projektiryhmäsi voitte avata saman Excel-, Word- tai PowerPoint-tiedoston selaimessa. Kaikki sisällöntuottajien, toimittajien ja hyväksyjien tekemät muutokset näkyvät kaikille yhteiskäyttäjille.

SharePoint yhteistyöhön

Voit käyttää Microsoft SharePointia oletusarvoisena intranet-portaalina missä tahansa projektissa. Voit ottaa turvallisesti käyttöön minkä tahansa projektin tehtäviä, raportteja, työnkulkuja ja toimituksia verkossa ilman taustapalvelinten hallintaa.

Tässä on luettelo SharePointin ominaisuuksista, joita haluat käyttää yhteistyöhön täysin etätyövoiman tai hybridityövoiman kanssa:

1. Sisällönhallinta

Voit hallita projektitietoja, kuten asiakirjoja, tiedostoja, kuvia, suunnitteluresursseja, puhelinyhteystietoja, sähköpostiyhteystietoja ja videoita vaivattomasti SharePointissa. Voit luoda erilliset segmentit kullekin SharePoint-sivuston tiedostolle.

Voit lisätä metatietoihin perustuvan hakuohjelman, jotta tiimin jäsenet pääsevät helposti käsiksi tiedostoihin mistä tahansa. Käyttäjät voivat käyttää tiedostoja myös mobiililaitteella, koska SharePoint on mobiiliresponsiivinen sovellus.

2. Viestintäsivusto

Voit käyttää SharePointia visuaaliseen viestintään. Voit esimerkiksi luoda intranetissäsi erilaisia ​​viestintäsivustoja yleisöille, kuten tiimin jäsenille, asiakkaille, toimittajille ja niin edelleen.

Nyt voit julkaista projektia, tuotetta tai palvelua koskevia päivityksiä yllä mainituille sivustoille yhdellä napsautuksella. Voit käyttää SharePointin viestintäsivustoja projektin tilan koontinäyttöjen julkaisemiseen ja asiakkaiden kommenttien keräämiseen.

SharePoint-sivustojen avulla voit myös lisätä helposti kalenteritapahtumia, aikajanoja ja tehtäviä projektinhallintaa varten.

3. Jakaminen ja käyttöoikeuksien valvonta

Voit määrittää erilaisia ​​jakamissääntöjä ja -tasoja SharePointissa. Esimerkiksi tiimin jäsenet voivat saada muokkausoikeudet, ulkoiset yhteiskäyttäjät katseluoikeudet ja asiakkaat voivat hallita projektisivustoa täysin SharePointissa.

SharePoint-sivustoissa on useita käyttöoikeuksien hallintalaitteita, joita voit hyödyntää helpon sisällön käyttämiseen asianmukaisen suojauksen kanssa. Voit valita vaihtoehdoista Full Control, Design, Edit, Contribute ja Read.

Tuottavaa ja edullista yhteistyötä

Kaikkien näiden Microsoft Teamsin, OneDriven ja SharePointin yhteistyöominaisuuksien hyödyntäminen on helppoa.

Voit nyt aloittaa projektitehtävien, dokumenttien hallinnan, reaaliaikaisen taulun ja tiimiyhteistyön missä tahansa.

9 parasta tapaa hallita tiimiäsi Microsoft Teamsissa

Microsoft Teamsin avulla voit tehdä suunnitelman, organisoida työt ja tehdä saumattomasti yhteistyötä tiiminvetäjänä. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun!

Lue Seuraava

Kirjailijasta