Projektiehdotuksen kirjoittaminen

Saatat olla työntekijä, joka haluaa johdon toimivan ideoidenne mukaan, pienyrityksen omistaja, joka yrittää auttaa asiakasta tietyillä tavoilla, tai startup, joka haluaa kerätä rahaa sijoittajilta.

Yksi asia, joka sinun on tehtävä tässä prosessissa, on kirjoittaa projektiehdotus saadaksesi hyväksynnän parempaan tarkoitukseen. Näin saat välttämättömät resurssit, työkalut tai budjetin muuntaaksesi ideasi joksikin merkittäväksi.

Ymmärretään siis, miten kirjoitetaan hankeehdotus, josta päättäjät pitävät ja jonka hyväksyvät.

Mikä on ihanteellinen hanke-ehdotuksen muoto?

Ennen kuin ryhdymme projektiehdotuksen kirjoittamiseen, valaistakaamme ensin sen määritelmää.

Asiakirjaa, jota käytät ehdottaessasi hanketta ja selittämään sen tavoitetta, tuloksia ja vaiheittaista suunnitelmaa tavoitteen saavuttamiseksi, kutsutaan projektiehdotukseksi.

Tässä on hanke-ehdotuksen muoto, jota sinun tulee noudattaa, kun lähetät sen ylemmille viranomaisille.

1. Kansilehti

Ensimmäinen asia, jonka tarvitset, on kansilehti projektin otsikon kirjoittamista varten. Sen jälkeen on sisällysluettelo seuraavalla sivulla asiakirjan skannaamisen helpottamiseksi.

2. Tiivistelmä

Toinen asia hanke-ehdotuksessasi pitäisi olla tiivistelmä. Sinun tulee sisällyttää tärkeimmät kohdat, jotka johto haluaisi tietää projektistasi. Esimerkiksi:

• Ongelma, jonka sinä ratkaiset.
• Ehdottamasi ratkaisu tähän ongelmaan.
• Suunnitelmasi pääpiirteet.
• Tämän projektin tulos.

Päätä sitten kaikki johtopäätökseen tiivistelmäsi lopussa.

3. Hankkeen kuvaus

Tämä on projektiehdotuksesi suurin osa, jossa keskustelet kaikesta.

Tausta: Tässä osiossa puhut aiemmin tekemistäsi projekteista, saavuttamistasi tuloksista ja siitä, miksi olet oikea henkilö tai tiimi työskentelemään tämän projektin parissa. Korostaaksesi pointtiasi voit lisätä miten voit tehdä projektista onnistuneen sen perusteella, mitä olet oppinut aiemmista tehtävistäsi.

Projektin työsuunnitelma: Tässä voit kuvata vaiheittaisen prosessin, jolla aiot ratkaista tietyn ongelman, jota käsittelet.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat vinkit projektiraporttisi erottumiseen

Projektin vaatimukset: Tässä osiossa kuvailet budjetin, resurssit tai työkalut, joita tarvitset projektin loppuun saattamiseen. Jos mahdollista, voit myös kuvailla, mihin rahat menevät tai mitä resursseja tai työkaluja tarvitset mihinkin tehtävään.

Valtuutus/projektin seuranta: Tämä on paikka, jossa kerrot, ketkä ovat hankkeen päättäjiä ja kuinka organisaatiosi tai tiimisi seuraa kaikkea.

4. Liitteet

Lopuksi, tämä on paikka sisällyttää ylimääräinen materiaali, joka ei sisälly ehdotukseen. Nämä voivat olla tärkeitä tietoja tai muita yksityiskohtia, joita johto voi käyttää saadakseen lisätietoja projektistasi ja sen vaatimuksista.

Kuinka kirjoittaa hyvä projektiehdotus

Yhtä tärkeää kuin on osata tehdä ehdotus oikeassa muodossa oikeilla tiedoilla, sen on myös oltava vakuuttava hyväksyäkseen. Joten tässä on joitain kohtia, joita sinun tulee harkita hanke-ehdotuksen aloittamisen aloittamisessa.

• Ennen kuin kirjoitat mitään, varmista, että tunnet yleisösi. Selvitä, minkä termien kanssa ne resonoivat, minkä tyyppinen sävy olisi heille parempi, ja kirjoita sitten asiat sen mukaan.
• Keskity toimitukseen. Varmista, että välität kaiken vakuuttavasti selkeästi ja yksinkertaisesti.
• Vältä käyttämästä luovuutesi muodossa sekaannusten välttämiseksi. Noudata sen sijaan perinteistä menetelmää. Jos kuitenkin johtosi on jo antanut sinulle muodon, varmista, että noudatat sitä tarkasti.
• Lopuksi, muokkaa ja tarkista projektiehdotuksesi estämään kirjoitus- tai kielioppivirheet.

Mitkä ovat projektiehdotuksen seitsemän osaa?

Nyt kun olemme keskustelleet siitä, mitä muotoa sinun tulee noudattaa projektiehdotusta kirjoittaessasi, ja eri tavoista tehdä siitä vakuuttava. Ymmärrämme, mitä osia sinun tulee sisällyttää projektiehdotukseen.

1. Ongelma

Tässä osiossa kuvailet ongelmaa, jota käsittelet, tai hanke-ehdotuksesi tarkoitusta.

Mutta kun kirjoitat sitä, muista, että ihmiset, joihin tavoitat, ovat kiireisiä. Varmista siis, että esität kaiken selkeästi, ytimekkäästi ja vankoihin faktoihin perustuen. Jos mahdollista, vältä mielipiteiden lisäämistä ja osion pituuden pidentämistä.

2. Ratkaisu

Ratkaisuosiossa sen sijaan, että toteaisit itsestään selvän, kerro se tarkalleen, kuinka aiot ratkaista tämän ongelman ja miksi onnistut.

Tee siitä vaikuttavampi keskittymällä päättäjien (tai lukijoiden) näkökulmaan. Mieti, mitä heidän täytyy ajatella lukiessaan sitä, mitä he saattavat haluta tietää seuraavaksi tai minkä kysymyksen he saattavat herättää luettuaan tämän yksityiskohdan tai sen kohdan. Voit sitten kirjoittaa sen lisää sen perusteella, mitä olet oppinut.

Lisäksi tue kaikki faktoilla ja tutkimuksilla.

3. Tavoitteet

Kun käsittelet ongelmaa tai odotat tiettyjen tulosten saavuttamista, varmistat onnistumisen asettamalla tavoitteet. Ja juuri sen teet tässä osiossa – aseta SMART-tavoitteet (Specific, Measurable, Attainable, Realistic ja Timely).

Muista, että tavoitteidesi on korostettava ehdotuksesi laatua. Loppujen lopuksi ne ovat tapa vakuuttaa johtosi, että tämä on mahdollista ja että se voi ratkaista käsittelemäsi ongelman.

4. Toimitettavat tuotteet

Suoritukset ovat menestyskriteereitä, jotka kuvaavat johdolle, mitä tällä projektilla saadaan aikaan ja kuinka se onnistuu. Muista tehdä myös nämä oikea-aikaiset, aivan kuten tavoitteesi. Esimerkiksi X % enemmän myyntiä tänä jouluna.

5. Suunnitelma ja strategiat

Sitten kuvailet, mitä lähestymistapaa käytät saavuttaaksesi tavoitteet ja saavuttaaksesi nämä suoritukset. Sisällytä vaiheittainen prosessi ja keskustele tässä yksityiskohtaisesti soveltamistasi strategioista.

Osoita lisäksi, miksi tämä lähestymistapa on merkityksellinen ja tehokas.

6. Hankkeen budjetti

Kuvaa koko projektin kustannukset. Kuinka paljon rahoitusta tarvitset, mitä resursseja ja työkaluja tarvitset? Muista keskustella kaikista yksityiskohdista.

7. Johtopäätös

Viimeistele lopuksi kaikki – ongelma, ratkaisu, ideasi, projektin edut ja kaikki muu tässä osiossa. Muista korostaa tosiasioita saadaksesi hankeehdotuksesi hyväksynnän.

Mitkä ovat erityyppiset hanke-ehdotukset?

Muodollisesti pyydetty

Kun asiakkaasi tekee kirjallisen tai virallisen pyynnön projektia varten, lähetät virallisesti pyydetyn ehdotuksen. Tämä ehdotus on helpoin kirjoittaa, koska tiedät tarkalleen, mitä potentiaalinen asiakas etsii projektista, mitä sisällyttää ja mitä muotoa noudattaa.

Epävirallisesti pyydetty

Tämä hanke-ehdotus on suhteellisen vaikea, koska toisin kuin edellinen, täällä esitetty pyyntö on suullinen tai välttämättä epävirallinen. Sinulla ei ole eritelmiä siitä, mitä toimittaa, joten saatat joutua tekemään tutkimusta.

Pyytämättä

Näitä hanke-ehdotuksia on vaikeinta kirjoittaa. Ne ovat kuin kylmälaukkuja. Lähetät ne, kun löydät asiakkaan, joka saattaa tarvita jonkin ongelman ratkaisua.

Jos työskentelet tämäntyyppisen projektiehdotuksen parissa, sinulla on paljon tutkimusta ja vakuuttavaa tehtävää.

Jatkoa

Jatkohankeehdotukset kirjoitetaan päivityksenä jo hyväksyttyyn hankkeeseen. Tässä mainitset vaiheet, budjetin ja kaikki vaatimukset ja pyydät heitä hyväksymään suunnitelman jatkamisen.

Jos asiakkaasi tarvitsee suuria muutoksia projektiin, tämä on aika tehdä pyyntö.

Täydentävä

Jos työskentelet projektin parissa ja huomaat, että saatat tarvita enemmän resursseja kuin arvioit, kirjoitat ja lähetät täydentävän hanke-ehdotuksen. Se sisältää lisäresurssien pyynnön, jossa kerrotaan tarkalleen, miksi tarvitset niitä ja kuinka kauan projektin valmistuminen kestää.

Uusiminen

Jos olet saanut joitain projekteja onnistuneesti päätökseen asiakkaalle ja haluat nyt lisää tukea niiden jatkamiseen, kirjoitat uusimisprojektiehdotuksen.

Hankeehdotus on tehty helpommaksi

Hanke-ehdotuksen kirjoittaminen voi tuntua pelottavalta tehtävältä, mutta jos sinulla on oikeat tiedot, on helpompi aloittaa.

Ja nyt, kun osaat kirjoittaa ehdotuksen oikeassa muodossa, sisällyttämisessä ja laadussa saadaksesi hyväksynnän, olet valmis! Kirjoita ensimmäinen projektiehdotuksesi.

8 parasta projektinhallintaraporttityyppiä, jotka sinun pitäisi tietää

Olitpa projektipäällikkö tai osa projektinhallintatiimiä, sinun on tiedettävä yleisimmät raportit. Tässä on joitakin niistä!

Lue Seuraava

Kirjailijasta