5 tehokasta vinkkiä päällekkäisten tehtävien hallintaan

Olet käyttänyt niin paljon aikaa tietyn tehtävän parissa. Kun käyt läpi työsi, hengität helpotuksesta. Aika ja vaiva olivat sen arvoisia. Ei voisi olla tyytyväisempi lopputulokseen.

Mutta hyvän olon hetkesi on lyhytaikainen, kun huomaat, että joku muu tiimistäsi on juuri lopettanut saman tehtävän. Se pahenee entisestään, kun huomaat, että myös joukkuetoverisi teki hyvää työtä. Sinulla on edessäsi kaksi hienoa teosta, mutta voit käyttää vain yhtä. Yhteen niistä käytetty aika, vaiva ja resurssit ovat täyttä hukkaa.

Mitä ovat päällekkäiset tehtävät?

Päällekkäiset tehtävät ovat tehtäviä, jotka suoritetaan joko samanaikaisesti tai peräkkäin. Niitä esiintyy yleensä, jos useampi kuin yksi henkilö työskentelee yhden projektin parissa ja tuottaa useita versioita, kun tarvitaan vain yksi versio.

Päällekkäisyys ei koske yksinomaan tehtäviä; se näkyy myös aikatauluissasi. Voit sopia kaksi eri tapaamista samanaikaisesti. Ja valitettavasti et voi jakaa itseäsi kahteen ollaksesi eri paikoissa samanaikaisesti. Joten sinun on luovuttava jostain tapaamisesta.

Miksi tehtävät menevät päällekkäin?

Tehtävät eivät ole päällekkäisiä. Toiminnassasi on porsaanreikiä, joiden vuoksi päällekkäisyydet jäävät huomaamatta. Ja kunnes ne on ratkaistu, tehtävät menevät päällekkäin, mikä aiheuttaa resurssien tuhlausta.

Tarkastellaan joitain syitä, miksi tehtävät ovat päällekkäisiä.

1. Tehoton työnkulku

Miten jaat tehtäviä tiimin jäsenille? Jos sinulla ei ole kunnollista rakennetta tehtävien delegoimiseksi, on mahdollista, että annat saman tehtävän useille henkilöille.

Ympyrä jatkuu, jos tiimitoverit valitsevat tehtävät, joita he haluavat työstää ilman ristiintarkistusta, jos joku muu työskentelee jo saman projektin parissa.

2. Joukkueen yhteistyön puute

Tiimijohtajana sinun vastuullasi on rakentaa tiimihenkeä, jotta jäsenet voivat tehdä yhteistyötä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Yhteistyön puute luo harmaita alueita. Useat ihmiset voivat työskennellä yhden tehtävän parissa itsenäisesti tietämättään. Jopa silloin, kun he tekevät yhteistyötä peräkkäisten tehtävien parissa, he tekevät mitä haluavat ilman, että he tarkistavat muiden tiimitovereiden kanssa.

3. Työn ylikuormitus

Tehokkuus ja työn ylikuormitus eivät sekoitu hyvin. Jos haluat työntekijöiden antavan sinulle parhaansa, älä anna heille liikaa työtä.

Kun väsymys syntyy työn ylikuormituksesta, työnkulku yleensä muuttuu. Sen sijaan, että noudattaisivat asianmukaista prosessia varmistaakseen, että he eivät kopioi tehtävää, he jatkavat seuraavaan käytettävissä olevaan tehtävään.

5 parasta vinkkiä päällekkäisten tehtävien hallintaan

Tuottavassa tiimissä on kyse tehokkaasta johtamisesta. Sinulla voi olla satoja työntekijöitä ja silti olla tuottamaton, jos et koordinoi heitä kunnolla. Päällekkäiset tehtävät voivat haitata tuottavuuttasi, jos ne jätetään valitsematta.

Katsotaanpa, miten asia edetään.

1. Ole avoin tehtävistä

Yksi työpaikan vahvimpien tiimien perusarvoista on läpinäkyvyys. Jos luotat tiimisi jäseniin tarpeeksi työskennelläksesi heidän kanssaan, sinun tulee olla avoin heidän tehtäviensä suhteen.

Jokaisen työntekijän tulee olla tietoinen työskentelystä. Kaikkien korttien laskeminen pöydälle kertoo heille tehtävistä, joita he työskentelevät ja kenen kanssa he työskentelevät. Kun työssä on epätasapainoa, tiimitoverit voivat työskennellä samojen tehtävien parissa tietämättään.

Ihmisillä on mahdollisuus saada tehtävät valmiiksi nopeammin, kun he tietävät niistä etukäteen. Tehtävien päällekkäisyydelle jää vähän tilaa tai ei ollenkaan tilaa, kun tieto on tasapainossa.

2. Mittaa edistymistä

Mikä olisikaan parempi tapa tietää, kuinka työntekijät suoriutuvat tehtävistään, kuin mitata heidän edistymistään? Jos delegoit tehtäviä ja kävelet pois, älä ihmettele, jos niitä ei suoriteta ajoissa tai tehokkaasti.

Tarkistamalla, miten työ etenee, näet, milloin tehtäviä monistetaan. Redundanssin riittävän varhainen havaitseminen auttaa pysäyttämään sen ennen kuin siihen kuluu aikaa ja resursseja.

Työntekijöiden suoritusten manuaalinen seuranta on vaativaa. Sinun on hylättävä omat vastuusi ja seurattava tarkasti heidän jokaista askeltaan. Mutta työnkulkutyökalujen ansiosta voit automatisoida prosessin. Näet jokaisessa vaiheessa, kuinka tiimisi jäsenet suorittavat tehtäviään. Työkalut kuten Asana auttaa sinua parantamaan tuottavuuttasi ja estää tehtävien päällekkäisyyden.

3. Kehitä tehokasta viestintää

Tehokas viestintä varmistaa, että viestit välitetään selkeästi ilman merkityksiä muuttavaa häiriötä.

Tehtävien päällekkäisyys johtuu usein tiedon puutteesta tai viestintävirheestä. Kun työntekijät eivät selvästi ymmärrä heille annettuja ohjeita, he työskentelevät sen mukaan, mitä heidän mielestään pitäisi tehdä.

Tehokkaan viestinnän kehittäminen ei ole vain puhuttuja tai kirjoitettuja sanoja. Se sisältää myös tarjoamisen oikeat välineet viestintään. Työohjeet tulee välittää tiimille nopeasti ilman viivytyksiä. Kun uutta tapahtuu, muista ilmoittaa niistä välittömästi tiimin jäsenille.

4. Nimitä projektinjohtajat

Ryhmäsi koosta riippuen saatat tarvita ylimääräisiä käsiä tehtävien valvonnassa.

Kaikkien seuraaminen ei ole mahdollista, jos tiimisi on suuri. Tarvitset projektipäälliköitä ollaksesi yhteydessä työntekijöihisi yksilötasolla. Projektipäällikkö on täysin uppoutunut tehtäviin ja huomioi mikä toimii ja mikä ei.

Jos jollain on kysyttävää tehtävistään, hän voi helposti kysyä esimieheltä. Projektipäällikön on vaikea toistaa tehtäviä, koska he ovat tietoisia projektin kaikista näkökohdista.

5. Automatisoi työnkulku

Tehtävien on helpompi mennä päällekkäin, kun niitä hallitaan manuaalisesti. Vaikka yrität olla kuinka varovainen tehtävien määrittämisessä ja hallinnassa päällekkäisyyden estämiseksi, asiat voivat liukua halkeamien läpi.

Ottamalla käyttöön automaatiotyökaluja tehtävien delegoinnissa varmistetaan, että yhtäkään tehtävää ei tehdä kahdesti. Kun tiimin jäsen työskentelee sen parissa, työ merkitään pois luettelosta.

Automaatio on tehokas myös peräkkäisissä tehtävissä. Järjestelmä on konfiguroitu siten, että aikaisempi tehtävä on suoritettu ennen kuin voit siirtyä seuraavaan.

Tee jokaisesta ponnistelusta tärkeä

Päällekkäisten tehtävien seuraukset ovat pitkäaikaisia. Kaksinkertaisiin ponnisteluihin käytetty aika ja resurssit voivat näyttää pinnalla merkityksettömältä. Mutta kun se on koottu ajan myötä, huomaat, että olet menettänyt niin paljon.

Se, että kaksi ihmistä tekee erinomaista työtä tehtävän kahdessa versiossa, kun tarvitset vain yhden version, ei tee kumpaakaan versiota paremmaksi. Toinen henkilö olisi voinut panostaa kaiken vaivan toiseen toimintaan antaakseen sinulle kaksi hienoa teosta, jotka ovat hyödyllisiä.

Mikä on virtausteoria? Kuinka soveltaa sitä tuottavuuden parantamiseen

Haluatko olla alueella ja parantaa tuottavuuttasi? Näin voit käyttää virtausteoriaa sitoutumisen ja nautinnon parantamiseen.

Lue Seuraava

Kirjailijasta