Kun uusi projekti tulee esille, on usein niin, että tiimisi kokoontuu keskustelemaan siitä, miten se parhaiten ratkaistaan. Jos se tehdään oikein, se voi tehdä ihmeitä tuloksellesi.
Vaikka yrität kaikkesi saada hyödyt tämäntyyppisestä ryhmätyöstä, saatat vahingossa sitoutua liikaa ja luoda ongelman, jota kutsutaan "yhteistyön ylikuormitukseksi".
Tässä artikkelissa käsittelemme vinkkejä ja työkaluja, joiden avulla voit välttää yhteistyön ylikuormituksen.
Mikä on yhteistyön ylikuormitus?
Yhteistyön ylikuormitus syntyy, kun ihmiset ovat niin usein tekemisissä kollegoiden kanssa, että se haittaa tuottavuutta ja vaikuttaa negatiivisesti työntekijöiden hyvinvointiin.
Se voi johtua useista tekijöistä, kuten liian monista tarpeettomista kokouksista, liiallisesta sähköpostista, pääsystä useisiin digitaalisiin työkalut, liian monet ihmiset työskentelevät saman projektin parissa samanaikaisesti tai ovat aina käytettävissä vastaamaan kollegoiden kysymyksiin kyselyitä.
Kun näin tapahtuu, tiimin jäsenet voivat hukkua ja juuttua viestintä- ja päätöksentekotehtäviin.
Tämä johtaa tyypillisesti työn tehokkuuden ja tuottavuuden heikkenemiseen. Joissakin tapauksissa kaikista näistä yhteistyötehtävistä tulee häiriötekijöitä, jotka estävät yksilöitä tekemästä työtä, joka heidän on suoritettava itse.
Loppujen lopuksi raja työn ja henkilökohtaisen elämän välillä hämärtyy, kun työntekijät joutuvat viemään keskeneräiset työt kotiin, mikä johtaa burnoutiin.
Väärät työkalut voivat aiheuttaa hämmennystä, turhautumista ja yhteistyön ylikuormitusta. Toisaalta oikeat työkalut voivat tehdä tiimistäsi tehokkaamman ja tuottavamman.
Ensimmäinen askel yhteistyön ylikuormituksen voittamiseksi on valita oikeat työkalut työhön. Kaikki digitaaliset ratkaisut eivät ole samanlaisia, ja jotkut sopivat paremmin tiettyihin tehtäviin kuin toiset.
Esimerkiksi niitä on monia syitä käyttää yhteistyötyökaluja sähköpostin sijaan, mukaan lukien ajan säästäminen, paremmasta tiedonsaannista nauttiminen ja tuottavuuden parantaminen, vain muutamia mainitakseni.
Tästä huolimatta, kun valitset yhteistyötyökaluja tiimillesi, muista valita käyttäjäystävälliset työkalut, jotka helpottavat käyttöönottoa ja mahdollistavat integroinnin muiden sovellusten kanssa saumattomasti.
Esimerkiksi tiimikeskustelutyökalu, kuten löysä voi olla hyvä sisäiseen viestintään kollegoiden välillä, kun taas tehtävienhallinnan työkalu, kuten Asana voi auttaa sinua seuraamaan kuka tekee mitä ja milloin. Molemmat ohjelmistoratkaisut yhdistyvät saumattomasti yhteen, mikä mahdollistaa sen vältä kontekstin vaihtamista ja paranna tiimin tuottavuutta ja yhteistyötä.
2. Luo selkeä työnkulku
On erittäin tärkeää luoda suoraviivainen työnkulku, jotta vältytään siltä, että liian monta ihmistä työskentelee saman projektin parissa. Hyvin määritelty prosessi voi estää hämmennystä ja varmistaa, että jokainen tietää roolinsa ja odotuksensa. Näin työntekijät voivat myös paremmin hallita työaikaansa.
Asana on erinomainen tähän työhön. Voit helposti luoda tehtäviä alusta alkaen ja antaa ne tiimisi jäsenille, tai voit hyödyntää jotakin sen lukuisista malleja.
Jos esimerkiksi tiimisi käsittelee usein asiakastukikyselyitä, kehitä niiden käsittelyyn malli, jotta kaikki noudattavat joka kerta samaa prosessia. Tämä auttaa vähentämään päätöksentekoväsymystä ja parantamaan lopputuloksen laatua. Käytä lisäksi tarkistuslistoja auttamaan tiimin jäseniä pysymään raiteilla ja järjestäytymään, mikä minimoi tehtävien unohtumisen todennäköisyyden.
Selkeä työnkulku ja hyvin määritellyt roolit ovat välttämättömiä yhteistyön ylikuormituksen välttämiseksi. Oikeilla työkaluilla ja ymmärryksellä siitä, kuinka voit hyödyntää niitä parhaalla mahdollisella tavalla, voit pitää tiimisi työskennellä tuottavassa yhteistyössä ilman, että tunnet itsesi ylikuormitukseksi.
3. Luo keskustietovarasto
Yksi käytännöllinen tapa voittaa yhteistyön ylikuormitus on sisäisen wikin perustaminen keskittääksesi kaikki tiedostosi ja tietosi. Näin yksilöiden on helpompi saada kaikki tarvitsemansa yhdestä paikasta ilman häiritä muita kollegoita joka kerta tai käydä useiden alustojen läpi löytääkseen, mitä he ovat etsii.
Voit tehdä tämän käyttämällä työkalua, kuten Tettra. Tämän työkalun avulla voit luoda, käyttää ja jakaa sivuja tiimisi kanssa nopeasti ja helposti. Sen avulla useat käyttäjät voivat käyttää ja lisätä tietoja samanaikaisesti, ja siinä on tehokas hakutoiminto löytääksesi etsimäsi.
Koska kaikki olennaiset tiedot ovat yhdessä paikassa, tiimin jäsenet voivat helposti löytää tarvitsemansa ilman, että he etsivät useista sähköposteista. Lisäksi se integroituu Slack-työtilaasi, joten sinulla on aina ajan tasalla oleva tieto käden ulottuvilla.
4. Hyödynnä asynkroninen viestintä
Asynkroninen viestintä on loistava tapa parantaa tuottavuutta ja vähentää yhteistyön ylikuormitusta. Esimerkiksi sen sijaan, että pyytäisit joltain välitöntä vastausta sähköpostitse tai pikaviestillä, kun tarvitset vastauksen vasta myöhemmin, lähetä hänelle tekstiviesti ja pyydä häntä vastaamaan, kun heillä on aikaa.
Tällainen viestintä voi olla hyödyllistä, jos kollegasi työajat eivät vastaa sinun työaikaasi, esimerkiksi etätyöskentely eri aikavyöhykkeillä. Tämä antaa molemmille osapuolille mahdollisuuden saada työnsä tehtyä ilman jatkuvaa keskeyttämistä, kun kukaan ei tarvitse välitöntä vastausta.
Hyödyntämällä asynkronista viestintää voit säästää itsesi saamasta loputtomat viesti-ilmoitukset joka päivä ja silti ylläpitää tuottavaa tiimivuorovaikutusta koko ajan. Voit viedä sen pidemmälle hiljaisten kokousten hyödyntäminen kiinnostavamman yhteistyön aikaansaamiseksi.
5. Tunnista tehokas yhteistyö
Vaikka voit käyttää yllä olevia tekniikoita yhteistyön ylikuormituksen välttämiseksi, on tärkeää tunnistaa tehokas ryhmätyö, joka kannustaa ja motivoi työntekijöitä jatkamaan tuottavaa yhteistyötä.
Voit tehdä tämän helposti työkaluilla, kuten Bonuksena joiden avulla johtajat voivat tunnistaa työntekijät aina, kun he ylittävät yhdessä tietyn tehtävän. Integroituu bonuksena Slackin kanssa mahdollistaen toistuvan ja oikea-aikaisen tunnistamisen.
Tehokas yhteistyö on käden ulottuvilla
Yhteistyö voi olla varteenotettava ratkaisu monissa tapauksissa, mutta liiallinen luottaminen siihen voi olla ongelmallista. Yhteistyön ylikuormitus voi olla todellinen haaste työpaikalla.
Näillä vinkeillä voit kuitenkin päästä eroon tarpeettomista häiriötekijöistä ja samalla kannustaa tuottavaan vuorovaikutukseen työpaikalla. Tunnistamalla yhteistyön ylikuormituksen merkit ja ryhtymällä toimiin niiden korjaamiseksi voit pitää tiimisi työskentelemässä harmonisesti yhdessä kohti yhteisiä tavoitteita.
Verkkoyhteistyö asiakkaiden ja tiimien kanssa voi olla monimutkaista. Käytä näitä luotettavia ilmaisia työkaluja, kun työskentelet kotona.
Lue Seuraava
- Työ & Ura
- Yhteistyötyökalut
- Stressinhallinta
- Työpaikan vinkkejä
Loic on freelance-sisällön kirjoittaja MakeUseOfissa ja elinikäinen oppija. Hän on jahdannut intohimoaan kirjoittamiseen vuodesta 2016 lähtien. Hän kokeilee mielellään uusia teknisiä vempaimia ja ohjelmistoja, jotka voivat auttaa käyttäjiä lisäämään tuottavuutta.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi