Hallinnon ammattilainen joutuu selviytymään raskaan työtaakan ja vaativien aikataulujen kanssa. Oikeat sovellukset voivat kuitenkin auttaa heitä automatisoimaan tehtävät ja tekemään prosesseista saumattomia.
Jos käytät Google Workspacea organisaatiossasi, voit käyttää sen työkaluja yhteisten velvollisuuksien suorittamiseen. Lue, kuinka järjestelmänvalvojat voivat käyttää Google Workspacea.
1. Suunnittele ja järjestä tiimitapahtumia
Ennen kuin järjestät matkan työtovereille, saatat haluta tietää heidän hotelli- ja lentotoiveensa. Käytä Google Formsia kyselyyn lento- ja hotellivalinnoista ennen lopullisen päätöksen tekemistä.
Aiheeseen liittyvä: Google Forms vs. Microsoft Forms: kumpaa sinun pitäisi käyttää?
Kun järjestelmänvalvojat hallinnoivat tapahtumia tiimin matkoilla, he voivat luoda ryhmäpostituslistan Gmailissa ottamalla mukaan kaikki kyseiseen tapahtumaan osallistuvat. Se säästää heitä lähettämästä yksittäisiä sähköposteja kullekin osallistujalle. Lähetä ryhmään yksi sähköposti, niin kaikki jäsenet saavat tärkeitä päivityksiä.
Monien järjestelmänvalvojien on työskenneltävä johtajan avustajina. Haluatpa käyttää tätä hattua rajoitetun tai määräämättömän ajan, sinun tulee tehdä se täysin omistautuneena.
Google Workspacen työkalujen, kuten Gmailin, Yhteystietojen ja Kalenterin, avulla voit kirjoittaa saumattomasti heidän puolestaan. Sinun tarvitsee vain päästä heidän Google Workspace -tiliinsä tietokoneellasi. Tai voit yhdistää heidän sähköpostitilinsä Gmail-tiliisi IMAP: n avulla.
3. Järjestä kirjeenvaihto suodatetun postilaatikon avulla
Satojen sähköpostien saaminen postilaatikkoosi joka päivä voi olla stressaavaa. Mutta järjestämällä postilaatikkosi, voit pitää asiat järjestyksessä. Kun sinulla on Gmail osana Google Workspace, sinun ei tarvitse käyttää muita sähköpostiohjelmia.
Gmailin avulla voit luoda tunnisteita eri lähettäjille, joten saapuvat sähköpostit menevät eri kansioihin. Voit myös asettaa Gmailin automaattisesti merkitsemään tähdellä, välittämään tai poistamaan tietyn sähköpostin, jotta postilaatikkosi ei pääse tarpeettomiin sähköposteihin.
4. Hallitse sähköposteja vaivattomasti malleilla ja allekirjoituksella
Samojen sähköpostiviestien kirjoittaminen toistuvasti voi olla tylsää ja ärsyttävää. Voit luoda malleja Gmailissa useimmin käytetyille viesteille. Sen avulla voit luoda jopa 50 mallia kullekin tilille, joten voit säästää arvokasta aikaa.
Voit myös käyttää tätä mallipohjaa useiden allekirjoitusten tallentamiseen. Kun kirjoitat sähköpostia, valitse sopiva malli sopivalla allekirjoituksella sen mukaan, ketä edustat.
5. Kommunikoi välittömästi Google Chatin avulla
Halusitpa sitten ottaa yhteyttä pomosi häiritsemättä häntä puheluilla tai keskustella nopeasti työntekijän kanssa, pikachat on paras vaihtoehto. Google Chatin avulla voit kysyä heiltä mitä tahansa, ja he voivat vastata sinulle välittömästi.
Vaikka ihmiset eivät aina pysty vastaamaan puheluun, he voivat tarkistaa chatissa esittämäsi kysymykset. Jos he ovat kiireisiä, he voivat ottaa sinuun yhteyttä sopivana aikana.
6. Luo tehtävälista ja saat ilmoituksen
Tehtävälistan luominen tärkeille tehtävillesi on pakollista, jos et halua unohtaa niitä. Google Workspacen avulla ei tarvitse käyttää erillistä tehtävälistasovellusta. Google Keepin avulla voit luoda luettelon tehtävistä, joita he haluavat tehdä. He voivat käyttää tätä verkkotyökalua kokousten aikana muistiinpanojen tekemiseen.
Aiheeseen liittyvä: Kuinka järjestää tehtäväluettelosi toimintokohteiden avulla
Myöhemmin järjestelmänvalvojat voivat myös jakaa Keep-dokumentin muiden asiaankuuluvien osapuolten kanssa. He voivat käyttää Google-kalenteria ja lisätä tehtäviä tapahtumina saadakseen tehtävämuistutuksia. Lisäksi tämän sovelluksen avulla voit mukauttaa muistutusten aikaa jokaiselle tehtävälle tai tapahtumalle.
7. Koordinoi laitteistopyynnöt
Toimiston järjestelmänvalvojana on usein vaikea seurata kaikkia työntekijöiden tekemiä tilapyyntöjä. Google Formsin avulla voit kerätä kaikki pyynnöt yhteen paikkaan. Luo lomake palvelupyyntöjä, kuten huoltoa ja ruokailua varten.
Jaa se kaikille työntekijöille, ja kun joku täyttää sen, saat sähköposti-ilmoituksen ja osoitteen nopeasti. Voit tarjota Forms-tietoihin pääsyn muille järjestelmänvalvojan henkilökunnalle, jotta useat ihmiset voivat tarkastella pyyntöjä milloin heille sopii.
Järjestelmänvalvojat voivat hallita pyyntöjä ja seurata valmiita ja odottavia pyyntöjä Google Sheetsin avulla.
8. 24/7 Pääsy tiedostoihin mistä tahansa
Toimiston ylläpitäjänä työtehtäväsi ei saa rajoittua kiinteään työaikaan. Organisaatiosi saattaa haluta, että käytät tiettyä tiedostoa tai jaat sen välittömästi, jopa toimistoajan ulkopuolella. Siksi et voi luottaa henkilökohtaisiin tietokoneisiin tärkeiden toimistoasiakirjojen tallentamiseen.
Tallenna tiedostot ja asiakirjat Google Driveen, jotta voit käyttää niitä milloin tahansa ja missä tahansa. Sen avulla voit myös jakaa asiakirjat kollegoidesi kanssa.
Olitpa myöhässä toimistosta tai haluat sovittaa yhteen toisessa vuorossa työskentelevien järjestelmänvalvojien kanssa, Jaetun Driven käyttäminen tiimitovereille varmistaa turvallisen ja vaivattoman käytön.
9. Välitön tiedostojen jakaminen ja yhteistyö
Haluatko jakaa asiakirjoja välittömästi? Luo asiakirja ja laskentataulukko Google Workspacessa ja jaa ne välittömästi niin monelle ihmiselle kuin haluat. Voit määrittää rooleja jakamisen aikana varmistaaksesi tiedoston turvallisuuden ja eheyden.
Sovellukset, kuten Google Docs ja Google Sheets voit myös kommunikoida suoraan asiakirjasta. Jos haluat useiden järjestelmänvalvojien käsittelevän tiedostoa reaaliajassa, mikään ei voi olla parempaa kuin Google Workspacen Docs-, Sheets- ja Slides-sovellukset.
Nämä sovellukset tukevat yhteistyötä ja näyttävät, mikä tiimin jäsen teki muutoksia asiakirjaan.
10. Koordinoi kokousten ja koulutuksen saatavuus
Työntekijöiden koulutuksiin ja kokouksiin saatavuuden koordinoinnin ei pitäisi enää olla ongelma. Google Workspace -työkalun Kalenteri avulla voit selvittää, milloin kaikki ovat tavoitettavissa, ja ajoittaa kokouksia.
Järjestelmänvalvojat voivat jopa luoda erillisiä kalentereita tapahtumia, kokouksia, koulutusta ja lomaa varten tiimeille. Näin työntekijät voivat myös muokata henkilökohtaisia aikataulujaan kalenteriin merkittyjen tapahtumien mukaan.
Google Workspace Office-järjestelmänvalvojille
Toimiston ylläpitäjän tehtävänä on koordinoida ja valvoa kaikkea, mitä organisaatiossa tapahtuu. Vaikka työtaakka voi usein vaatia veronsa, oikeiden sovellusten käyttö voi helpottaa järjestelmänvalvojien tehtäviä.
Google Workspacea jo käyttävät yritykset eivät tarvitse lisätyökaluja useimpien hallinnollisten tehtävien suorittamiseen. Nyt kun osaat käyttää Google Workspacen työkaluja, voit hallita tiimejä, vaikka ne työskentelevät etäältä.
Onko etätyöskentelyn johtaminen mielestäsi vaikeaa? Kokeile näitä parhaita vinkkejä organisoidun etätiimin hallintaan.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Google Apps
- Työtila
- Yhteistyötyökalut
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja uusimmista teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
