Kuinka kirjoittaa ammattimainen sähköpostivastaus toimiston ulkopuolella

Sähköpostien suhteen voi olla haastavaa asettaa ammatillisia rajoja. Loppujen lopuksi monet yritykset olettavat, että niin kauan kuin sinulla on Internet, voit vastata kaikkiin viesteihin.

Vaikka oli aika, jolloin ammattilaisten odotettiin aina olevan päivystys, ajat muuttuvat hitaasti. Nykyään on yhä yleisempää, että ihmiset ovat offline-tilassa vapaapäivillään ja hyvästä syystä.

Jos olet lähdössä lomalle, pidät vapaata mielenterveyden vuoksi tai joudut olemaan poissa toimistosta jostain muusta syystä, tässä on muutamia vinkkejä ammattimaisen poissaolosähköpostivastauksen kirjoittamiseen.

1. Tyhjennä Poissa-aiheotsikko

Yksi helpoimmista tavoista kertoa ihmisille, että olet poissa, on vaihtaa sähköpostin vastauksen aiheotsikko. Sen sijaan, että kirjoitat vain "Pois toimistosta", voit myös ilmoittaa käyttämäsi loman tyypin, jos haluat jakaa sen.

Tässä on esimerkkejä poissaolosähköpostin aiheotsikoista:

• Poissa toimistosta – lomaloma (25.12.–4.1.)
• [Ei toimistosta] sairausloma
• Poissa toimistosta | Isyysloma
instagram viewer
• *Pois toimistosta* Hätäloma
• Poissa toimistosta (surumavapaa)
• Poissa toimistosta | Äitiysloma
• Poissa toimistosta ~ Kenttätyö
• [Pois toimistosta] Lomaloma (joulupäivä)
• Poissa toimistosta – sairausloma
• Poissa toimistosta – naimisiin!

2. Mainitse millaista lomaa otat

Joillekin ihmisille on yleistä olettaa, että kaikki poissaolosähköposti on tarkoitettu vapaa-ajan tarkoituksiin. Näin ei kuitenkaan aina ole kaikkien kohdalla.

Jotkut ihmiset käyttävät myös poissaolosähköpostia työskennellessään, mutta he eivät pääse käsiksi sähköpostiinsa koko päivän. Esimerkiksi myyntiedustajat tai kenttätyössä olevat voivat joutua matkustamaan alueille, joilla ei ole Internet-yhteyttä.

Lisäksi on mahdollista, että pidät vapaata henkilökohtaisiin asioihin, kuten sairaalakäyntiin, hautajaisiin tai sairaudesta toipumiseen. Tämän vuoksi voi olla hankala vastata kysymykseen "Toivon, että sinulla oli hyvä loma."

Aiheeseen liittyvä: Tapoja tehdä lomasta hauskempaa teknologian avulla

Voit välttää tämän lisäämällä lomasi tiedot sähköpostisi tekstiosaan. Sinun ei tarvitse olla rehellinen tilanteestasi, jos se tekee sinusta epämukavaa, mutta totuudenmukaisuus pomosi, tiimitovereiden tai asiakkaiden kanssa voi auttaa rakentamaan empatiaa.

Jos esimerkiksi joudut auto-onnettomuuteen ja tarvitset jonkin aikaa toipuaksesi vammoistasi, anna yhteystietosi tietävät auttaa heitä hallitsemaan odotuksiaan viivästyneestä tulostestasi ja odotuksestasi palata.

3. Vältä tarpeettomia anteeksipyyntöjä

Monille työnarkomaaneille on tavallista sisällyttää pahoittelut toimiston ulkopuolella oleviin sähköposteihin, kuten "Anteeksi, etten pysty vastaamaan heti!" On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että sinun ei tarvitse pyytää anteeksi töistä ottamista, varsinkaan jos se on hyvä syy.

Anteeksi sanomisen sijaan tässä on joitain termejä, joita voit käyttää sen sijaan:

• "Kiitos yhteydenotosta!"
• "Kiitos sähköpostista."
• "Tämä sähköposti on vastaanotettu."

Anteeksi pyytämisen sijaan voit kohteliaasti tunnustaa, että heidän viestinsä on virallisesti vastaanotettu. Tämän avulla voit valita kielen, joka keskittyy kiittämään heitä heidän ajastaan ​​ja vaivannäöstään.

4. Älä takaa vastauspäivää

Monille ihmisille voi olla ylivoimaista nähdä valtava sähköpostiruuhka, kun he palaavat toimistoon pitkän poissaolon jälkeen. Itse asiassa ahdistus voi jopa kaksinkertaistua, kun käytät lauseita, kuten "vastaan ​​heti kun palaan toimistoon".

Tämä ei ainoastaan ​​lisää paljon tarpeettomia paineita, jotta saat vastauksen ensimmäisenä paluupäivänäsi, vaan se myös asettaa vääriä odotuksia ihmisille, jotka yrittävät ottaa sinuun yhteyttä.

Aiheeseen liittyvä: Vinkkejä saada ihmiset avaamaan ja lukemaan sähköpostisi

Vaikka sähköpostin vastaanottaminen on asianmukaista kuitata, ei ole välttämätöntä taata vastausta siihen välittömästi. Jotta vältytään liialliselta sitoutumiselta, kun olet valmis vastaamaan, on parasta noudattaa laajaa vastausta tai yleistä vaihteluväliä.

Tässä on esimerkkejä lauseista, joita voit käyttää:

• Vastaan ​​kun olen tavoitettavissa lomien jälkeen.
• Odota minulta vastausta _________ loppuun mennessä.
• Jos et ole kiireellinen, odota vastausta ________ mennessä.

Muista, että jos sähköposti on kriittinen, ihmiset joko yrittävät soittaa tai ottaa sinuun yhteyttä jonkin ajan kuluttua. Tämän vuoksi on tärkeää asettaa puskureita, jotta ihmiset eivät toivoisi nopeaa vastausta.

Joissakin rooleissa on tavallista, että sinulla on varayhteyshenkilöitä, jotka ottavat vastuun, kun olet poissa. Kuitenkin, ennen kuin annat pomon, kollegan tai tiimin jäsenen ottamaan taakan, kun et ole tavoitettavissa, on välttämätöntä saada suostumus.

Koska monet ihmiset ovat jo ylikuormittuneet omassa työssään, voi olla stressaavaa ottaa toisten ihmisten vastuuta, vaikka se kestäisikin vain lyhyen ajan. Lisäksi he eivät välttämättä halua antaa asiakkaille tai asiakkaille pääsyä tiettyihin sähköpostiosoitteisiin tai henkilökohtaisiin puhelinnumeroihin.

Tästä syystä, ennen kuin lisäät jonkun yhteystietoja poissaolosähköpostiisi, varmista, että kysyt heiltä, ​​voitko tehdä niin ja mitä tietoja hän haluaa jakaa.

6. Luo erilaisia ​​toimiston ulkopuolella olevia sähköposteja sisäisille tai ulkoisille osapuolille

Sen mukaan, kuka sähköpostin vastaanottaa, tietojen määrä, jonka saatat olla valmis jakamaan poissaolosähköpostivastauksessasi, voi vaihdella. Loppujen lopuksi sinun on silti otettava yksityisyyttä koskevia varotoimia, varsinkin kun olet lomalla.

Esimerkiksi vaikka tunnet olosi mukavaksi jakaa matkasi toimistokavereiden kanssa, et ehkä halua tehdä niin satunnaisten ihmisten kanssa.

Sähköpostinhallintajärjestelmiä käyttämällä voit määrittää erilaisen poissaolovastauksen sen vastaanottajan mukaan. Tämän avulla voit antaa ihmisille oikean määrän kontekstia poissaolotilanteeseesi.

Luo parempia työrajoja poissaolovastauksillasi

Maailmassa, jossa meidän odotetaan olevan aina tavoitettavissa, rajat osoittava poissaolosähköposti voi vaikuttaa. Pysymällä lujasti henkilökohtaisessa vapaa-ajassasi voit opettaa ympärilläsi oleville ihmisille myös henkilökohtaisen elämäsi arvon.

Lisäksi pyytämällä muita kunnioittamaan aikaasi, voit myös rohkaista muita tekemään samoin. Vaikka tämä ei kuulostakaan niin isolta jutulta, se voi tarkoittaa tiimeille kaikkea, kun toimistossa asetetaan terveet standardit.

Kuinka kirjoittaa toimiston ulkopuolella -viesti LinkedInissä

Haluatko kertoa LinkedIn-verkostollesi, että olet poissa toimistosta? Näin kirjoitat poissaoloviestin LinkedInissä.

Lue Seuraava

Kirjailijasta