5 tehokasta vinkkiä kirjallisen viestintäsi parantamiseen

Luetko kollegoidesi viestejä, jotka hierovat sinua väärin? Viestit eivät ehkä ole loukkaavia, mutta sävy on vain väärä. Tunnet olosi loukkaantuneeksi, ja se heijastuu siihen, kuinka suhtaudut heihin. He eivät luultavasti tarkoittanut mitään pahaa, vaan käyttivät väärää sanavalintaa.

Kirjallinen viestintä voi mennä etelään monella tapaa. Sinun on oltava tietoinen kirjallisen viestinnän parantamisessa, jotta aikomuksiasi ei ymmärretä väärin.

Mitä on kirjallinen viestintä?

Kirjallinen viestintä on prosessi, jossa lähetetään tekstipohjaisia ​​viestejä ja ohjeita kirjeiden, raporttien, ohjeiden jne. kautta.

Työpaikalla tiedon välittämiseen käytetty kirjallinen viestintä on usein muodollinen. Se sisältyy virallisiin asiakirjoihin, jotka toimivat todisteena ja viitekohtana.

Uusista tapahtumista tiedotetaan tiimille kirjallisesti. Kun tiimin jäsenet käyttäytyvät kurittomasti, heille lähetetään kirjallinen kysely ja he vastaavat samalla tavalla.

Toisin kuin suullinen viestintä, joka voidaan unohtaa, jos sitä ei tallenneta, kirjallinen viestintä kestää pitkään, varsinkin jos sitä ei peukaloida.

Kirjallisen viestinnän haasteet

Kuten muissakin viestintämuodoissa, kirjallisen viestinnän tavoite epäonnistuu, jos vastaanottajat eivät ymmärrä viestin sisältöä.

Kirjallisessa viestinnässä on useita vikoja, jotka voivat muuttaa viestin merkitystä tai lähettäjän tarkoitusta. Katsotaanpa joitain niistä.

1. Selvyyden puute

Viestintä menettää olemuksensa, kun se on monimutkaista. Lähettäjän kirjallisessa viestinnässä käyttämä sanavalinta voi hämmentää vastaanottajaa. Ja koska lähettäjä ei ole tavoitettavissa selvittämään asioita, hämmennys jatkuu.

Jos työntekijät kokevat pakkoa ryhtyä toimiin saatuaan monimutkaisia ​​kirjoitettuja viestejä, he voivat päätyä tekemään virheitä viestien ymmärtämättömyyden vuoksi.

Selkeyskysymyksistä johtuvat työssä tehdyt virheet ovat organisaatiolle takaisku, kun aikaa ja resursseja menee hukkaan.

2. Aikarajoitus

Tehokkain työnkulku on sellainen, joka liikkuu jatkuvasti. Tiimin jäsenten tulee saada tarvitsemansa tiedot välittömästi ja soveltaa sitä työssään. Mutta näin ei aina ole kirjallisessa viestinnässä.

Kirjallisessa viestinnässä lähettäjä lähettää viestin vastaanottajalle. Sen sijaan, että he saisivat välittömän vastauksen, heidän on odotettava, kunnes vastaanottaja vastaanottaa viestin ja sitten vastaa. Välissä käytetty aika voi tulla kalliiksi kiireellisissä tilanteissa. Vahinko on saattanut tapahtua jo ennen tiedon keräämistä.

3. Joustavuuden puute

Työkaverille lähettämäsi viesti saattaa sisältää virheellisiä tietoja. Haluat ehkä päivittää viestin selvyyden vuoksi. Mutta kun olet jo lähettänyt sen, et voi tehdä sitä.

Sinun on kirjoitettava tyhjästä uusi viesti, joka käsittelee väärää tietoa tai sisältää päivitykset, jotka haluat välittää. Kaiken tämän tekeminen on stressaavaa, varsinkin kun käsissäsi on kasa työtä.

4. Päätöksenteon viivästyminen

Päätösten tekeminen työpaikalla vaatii jonkin verran nopeutta. Kaikkien päätöksentekoprosessiin osallistuvien on oltava ajan tasalla viimeisimmistä tapahtumista ja annettava panoksensa ajoissa.

Kun päätöksentekoprosessi sovitetaan yhteen kirjallisen viestinnän kanssa, viestin vastaanottamiseen, lukemiseen ja vastaamiseen kuluva aika viivästyttää päätöksentekoprosessia. Voit parantaa ryhmääsi päätöksentekoprosessi oikeilla työkaluilla.

5 tapaa parantaa kirjallista viestintääsi

Jos haluat menestyä työssäsi tai urallasi, sinun on kiinnitettävä enemmän huomiota kirjalliseen viestintään. Ja tämä johtuu siitä, että kommunikoit ihmisten kanssa kirjallisesti melkein joka päivä.

Varmistamalla, että he ymmärtävät heille välittämäsi viestit, voit saada halutun vastauksen. Tämän valossa keskustellaan joistakin tavoista, joilla voit kommunikoida paremmin kirjallisesti.

1. Tunnista tavoite

Mitä yrität saavuttaa viestillä? On tärkeää, että tunnistat tämän alussa, jotta voit ilmaista ajatuksesi siihen suuntaan. Voit saada ihmiset mukaan avaa ja lue sähköpostisi helposti tehokkaalla kirjoittamisella.

Kirjoitettu viesti ilman selkeää tavoitetta on kuin juokseva kommentti. Sinulla on koko sivu sisältöä sanomatta mitään konkreettista. Viestisi sisältö voi olla vastaanottajaa harhaanjohtava, jos et ymmärrä tavoitettasi.

2. Astu vastaanottajan kenkiin

Kirjallisesta viestinnästä jää huomioimatta, jos vastaanottajalla ei ole tarvittavaa taustatietoa tai kontekstia ymmärtääkseen lukemansa viestin. Jos kirjoitat jollekulle ja mainitset asioita, joista hän ei ole tietoinen, hän häviää.

Asetu itsesi lukijan asemaan, kun kirjoitat viestiäsi. Kuinka paljon he tietävät aiheesta? Tarvitsevatko he taustatietoa tai kontekstia?

Lukijan aiheeseen liittyvän mielentilan ymmärtäminen auttaa sinua myös valitsemaan oikeat sanat ja sävyn viestisi välittämiseen.

3. Kirjoita ideat muistiin

Kun olet tehnyt muistiinpanon viestin kirjoittamisesta, ala valmistautua siihen kirjoittamalla muistiin mieleesi tulevat ideat.

Koska et voi helposti hakea viestiäsi vastaanottajalta muokkauksia tai päivityksiä varten, kirjoita kaikki kohdat muistiin etukäteen, jotta voit sisällyttää ne viestiisi.

Sinun ei tarvitse kantaa muistikirjaa mukanasi tätä tarkoitusta varten. Muistiinpanosovellus, kuten Yksinkertainen huomautus helpottaa ideoiden kirjaamista muistiin mobiililaitteillasi liikkeellä ollessasi. Voit käyttää muistiinpanojasi etänä aina, kun tarvitset niitä.

4. Ole selkeä ja yksinkertainen

Tehokkain kirjallinen viestintä on selkeää ja yksinkertaista. Nyt ei ole aika tehdä vaikutusta lukijaasi suurilla sanoilla ja kieliopillisilla ilmaisuilla.

Sinulla on taipumus tulla älykkääksi käyttämällä hienoja sanoja, mutta se on haitallista kirjallisessa viestinnässä. Muista, ettet ole fyysisesti läsnä, kun lukija lukee viestin. Et siis voi selventää asioita, jos ne hämmentävät lukijaa.

Jos työskentelet projektin parissa, voit Kirjoita tappajaprojektin tarkoitus tehokkaalla kirjallisella viestinnällä.

5. Muokkaa perusteellisesti

Kielioppi- ja kirjoitusvirheitä sisältävien viestien lukeminen on sammutettua. Säästä vastaanottajasi ongelmista muokkaamalla viestejäsi perusteellisesti ennen niiden lähettämistä.

Vastustaa tarvetta lähettää kirjallisia viestejä kiireessä. Riippumatta siitä, kuinka kiireellinen se on, varaa aikaa sen muokkaamiseen. Viestissä voi olla tarpeettomia sanoja, ilmaisuja ja virheitä. Niiden läpikäyminen vielä kerran auttaa sinua havaitsemaan ne, mutta niin ei tapahdu, jos et varaa siihen aikaa. Sovellukset, kuten Kieliopillisesti ovat hyviä kirjoitusten muokkaamiseen ja hienosäätöön.

Jos sinulla on maine virheellisten viestien lähettäjänä, ihmiset ovat haluttomia lukemaan viestejäsi. He antavat viestisi viipyä, kunnes heillä on henkistä voimaa kestää stressiä, jonka sisältösi lukeminen heille aiheuttaa.

Viestisi välittäminen tehokkaasti

Sanallinen vuorovaikutus työpaikalla voi olla meluisaa. Kirjallinen viestintä auttaa luomaan hiljaisuutta. Ryhmätoverit voivat kommunikoida missä tahansa tilanteessa kiinnittämättä huomiota itseensä.

Kun kirjallinen viestintäsi on selkeää ja oikealla sävyllä, voit saada ihmiset tekemään mitä haluat ilman, että seuraat asioiden selventämistä. Rakennat myös itsellesi mainetta tehokkaana kommunikoijana.

Kuinka kirjoittaa tehokas sähköposti nopeasti (4 AI-työkalua, joita voit käyttää)

Onko sinulla vaikeuksia kirjoittaa sähköposteja saadaksesi asiat hoidettua? Tässä on vinkkejä parempien sähköpostien kirjoittamiseen nopeammin sekä joitain työkaluja.

Lue Seuraava

Kirjailijasta