Google-taulukoiden jakaminen ja suojaaminen

Google Sheets on tehokas työkalu yhteistyöhön kollegojesi kanssa. Mutta entä jos sinun on piilotettava arkaluontoiset tiedot Google Sheet -tiedostossa ja annettava silti pääsy muille käyttäjille?

Onneksi Google Sheetsissä on vahvat jakamis- ja tietosuojaominaisuudet, joiden avulla voit jakaa tiedostossasi tiettyjä taulukoita vaarantamatta muiden tietojen yksityisyyttä.

Näin voit tehdä sen.

Kuinka jakaa Google Sheets -tiedostosi

Jos aiot työskennellä useiden käyttäjien kanssa, sinun tulee ensin tietää Google Sheet -tiedoston jakamisen perusteet. Jos haluat jakaa sen turvallisesti, sinun on ensin tallennettava tiedosto. Kun olet tehnyt sen, noudata alla olevia ohjeita.

1. Klikkaa Jaa-kuvake näytön oikeassa yläkulmassa.
2. A Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa ikkuna tulee näkyviin. Sieltä, vuonna Lisää ihmisiä ja ryhmiä kenttään, kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.
3. Kun olet antanut heidän sähköpostiosoitteensa, a pudota alas valikko tulee näkyviin sähköpostikentän viereen. Valita
   instagram viewer
   Toimittaja jotta ihmiset, joille jaoit tiedoston, voivat muokata sitä.
4. Lisää turvallisuutta napsauttamalla Asetukset-kuvake Jaa-ikkunan oikeassa yläkulmassa.
5. Alla Jaa ihmisten kanssa -asetukset, muista poistaa valinta Toimittajat voivat muuttaa käyttöoikeuksia ja jakaa, ja Katsojat ja kommentoijat voivat ladata, tulostaa ja kopioida.
6. Kun olet valmis, napsauta takaisin-nuolikuvake palataksesi Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa -ikkunaan.
7. Napsauta sähköpostiosoitekentän alla Ilmoita ihmisille -valintaruutu varmistaaksesi, että he saavat ilmoituksen tiedostosta saapuneisiin kansioonsa. Voit myös lisätä niihin huomautuksia tai ohjeita Viesti ala.
8. Kun olet tyytyväinen kaikkiin asetuksiin, napsauta Lähettää.

Näin käyttäjät voivat nähdä ja muokata Google Sheets -tiedostoa. Älä kuitenkaan tee tätä vielä, jos et ole vielä valmistellut tiedostoa.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka suojata salasanalla ja lukita Google-taulukot

Toimittajien määrittäminen yksittäisille taulukoille

Kun olet valmistellut yksittäisiä taulukoita eri käyttäjille, voit nyt lukita ne määritetylle käyttäjälle. Tällä tavalla sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että käyttäjät sotkevat syöttäessään tietoja muiden ihmisten puolesta. Tässä on vaiheet yksilöllisten editorien määrittämiseksi arkkia kohden.

1. Oikealla painikkeella välilehdellä, jonka haluat jakaa tietyn henkilön kanssa.
2. Klikkaa Suojaa arkki.
3. Sivuikkuna kutsuttiin Suojatut levyt ja sarjat Aukeaa.
4. Voit lisätä muistiinpanosi taulukosta valinnaiseen kohtaan Kirjoita kuvaus ala.
5. Alla Arkki -välilehti, varmista, että oikea arkki on valittuna avattavasta valikosta.
6. Napsauta sieltä Aseta käyttöoikeudet.
7. The Alueen muokkausoikeudet ilmestyy. Napsauta ikkunan yläosassa Rajoita, ketkä voivat muokata tätä aluetta radiopainike. klo pudotusvalikosta valitse tämän vaihtoehdon alla Mukautettu.
8. Jos olet aiemmin jakanut tiedoston muiden käyttäjien kanssa, voit poistaa niiden käyttäjien valinnan, joiden kanssa et halua jakaa taulukkoa. Muussa tapauksessa voit lisätä uusia muokkaajia sähköpostikenttä lähellä ikkunan alaosaa.
9. Kun olet lisännyt kaikki tarvitsemasi editorit, napsauta Tehty.
10. Kun Google on tallentanut jakamisasetuksesi ja olet määrittänyt uuden editorin, "Joku tarvitsee pääsyn tiedostoon"ikkuna tulee näkyviin.
11. Valitse Jaa X henkilön kanssa: Muokkaa -valintanappia ja napsauta sitten Jaa.

Kun olet suorittanut tämän prosessin, olet nyt jakanut tietyn taulukon jonkun muun kanssa.

Nyt kun olet jakanut osan taulukoista tiettyjen ihmisten kanssa, saatat haluta piilottaa muut taulukot kaikilta muilta. Nämä taulukot voivat sisältää kaavoja, huomautuksia tai muita asioita, joita et halua heidän näkevän. Onneksi voit tehdä sen helposti alla olevien ohjeiden avulla.

1. Oikealla painikkeella välilehti, jonka haluat piilottaa.
2. Valita Suojaa arkki.
3. Vuonna Suojaa levyt ja alueet sivuikkuna, varmista, että oikea arkki on valittu.
4. Klikkaa Aseta käyttöoikeudet.
5. Vuonna Alueen muokkausoikeudet ikkunassa, napsauta Rajoita, ketkä voivat muokata tätä aluetta radiopainike. Valitse sitten avattavasta valikosta Vain sinä.
6. Klikkaa Tehty.
7. Kun olet takaisin Google Sheet -tiedostossasi, napsauta hiiren kakkospainikkeella uudelleen välilehteä, jonka haluat piilottaa.
8. Napsauta tällä kertaa Piilota arkki.
9. Arkki, jonka haluat piilottaa, katoaa näkyvistä.
10. Jos haluat nähdä arkin uudelleen, napsauta hampurilaisvalikkokuvake (oikein vieressä plus-kuvake arkin välilehtipalkissa). Sinun pitäisi nähdä kaikki piilotetut arkit harmaina.
11. Klikkaus piilotetulla arkilla, jonka haluat nähdä.
12. Piilotettu taulukko tulee uudelleen näkyviin entiseen paikkaansa arkin välilehtipalkissa. Muut käyttäjät voivat kuitenkin nähdä sen.
13. Piilota se uudelleen toistamalla yllä olevat vaiheet.

Kun tämä on tehty, voit nyt piilottaa taulukot, joita et halua jakaa ilman, että sinun tarvitsee luoda eri Google Sheets -tiedostoa.

Aiheeseen liittyvä: Hulluja Google Sheets -kaavoja, jotka ovat erittäin hyödyllisiä

Arkkisuojan poistaminen

Joskus saatat haluta poistaa taulukon suojauksen, jotta kaikki muut käyttäjät näkevät sen. Jos näin on, sinun on noudatettava seuraavia vaiheita:

1. Vuonna valikkopalkki, Klikkaa Data> Suojaa arkit ja alueet.
2. Vuonna Suojatut levyt ja sarjat sivuikkunassa, sinun pitäisi nähdä luettelo suojatuista kohteistasi.
3. Klikkaus sen arkin nimessä, jonka lukituksen haluat avata.
4. Kun olet napsauttanut suojatun arkin ominaisuuksia, valitse Roskakorikuvake vieressä Kuvaus-kenttä.
5. Ikkuna kysyy, Haluatko varmasti poistaa tämän suojatun alueen? Valita Poista.
6. Google Sheets palauttaa sinut laskentataulukon pääikkunaan, ja aiemmin suojattu taulukko on nyt kaikkien jaettujen käyttäjien käytettävissä.

Jakaminen vain tarpeellista

Nämä arkin suojausominaisuudet varmistavat, että voit säilyttää tietojesi eheyden. Näin voit olla varma, että vain nimetty käyttäjä voi käyttää tarvitsemiasi arkkeja.

Tämä on myös hyvä ratkaisu tiedostojesi siivoamiseen. Tämä johtuu siitä, että sinun ei tarvitse luoda erillisiä tiedostoja jaettavaksi eri käyttäjien kanssa, ja voit helposti linkittää kunkin taulukon tulokset päätaulukkoon, jonka voit piilottaa muilta käyttäjiltä.

Voit suojata tietosi näillä Google Sheetsin ominaisuuksilla ilman senttiäkään.

10 parasta Google Sheetsin pikahakkerointia, joita et luultavasti tiennyt

Ota selvää, kuinka voit viedä Google Sheetsin uudelle tasolle ja lisätä työ- tai yksityiselämääsi mukavuutta.

Lue Seuraava

Kirjailijasta