Kuinka käyttää vain tekstiviestintää virtuaalisen työn tehostamiseen

Virtuaalitiimeillä ei ole vapautta olla kasvokkain vuorovaikutuksessa, kuten toimistossa olevilla kollegoillaan. He luottavat erilaisiin työkaluihin kommunikoidakseen toistensa kanssa etäisistä paikoistaan.

Paikkojen ja aikavyöhykkeiden eroista johtuen puhelut eivät aina ole parhaita. Tekstiviestien lähettäminen on parempi vaihtoehto, sillä tiimin jäsenet voivat lähettää viestejä milloin tahansa häiritsemättä toisiaan. Mutta pelkkä tekstiviestintäkään ei ole täydellistä. Se menettää arvosanan, jos tiettyjä tekijöitä ei oteta huomioon.

Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, kuinka virtuaaliryhmät voivat käyttää vain tekstiviestintää tehokkaammin.

Kuinka tekstiviestien lähettäminen parantaa viestintätaitoja

Tekstiviestien lähettäminen tuo viestintäpöytään erilaisen tunnelman. Tekstipohjaisella viestinnällä on kaksi päätapaa parantaa viestintää. Katsotaanpa niitä.

Tekstipohjaisella viestinnällä on kaksi päätapaa parantaa viestintää.

1. Paranna luku- ja kirjoitustaitoja

Pikakirjoituksen ja emojien käyttö on trendi tekstiviestien lähettämisessä, erityisesti epävirallisissa keskusteluissa. Tämä tekstiviestitapa vetää sinut pois oikean englannin käytöstä.

Kun kommunikoit pomosi, työtoverisi tai liikekumppanisi kanssa, et kommunikoi heidän kanssaan kuten ystävien tai muiden muiden kanssa. Sinun on kirjoitettava oikealla englannin kielellä, mikä vaatii täydellisen uudelleenlukemisen ja uudelleenjärjestelyn. Tämä auttaa myös pitämään viestinnän muodollisemman sävyn.

2. Kannustaa selkeään viestintään

Pelkkä tekstiviestintä luo myös selkeitä kommunikaatiotaitoja. Kun kommunikoit tekstin kautta, sinun on pysyttävä kommunikoinnissasi paikallaan. Koska tarkoituksesi on liiketoiminnallinen, siellä ei ole tilaa kohtuuttomille sanoille tai lauseille.

7 vinkkiä tekstiviestinnän käyttämiseen virtuaalityössä

Koska tekstiviestien lähettäminen on tärkeä osa etätyötä, on tärkeää ymmärtää, kuinka voit tehdä siitä entistä tehokkaampaa. Jos teet väärin, tiimisi kärsii viestintähäiriöistä, jotka häiritsevät työnkulkua. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit tehdä viesteistäsi yksinkertaisia ​​ja kattavia.

1. Vältä pikakirjoituksen käyttöä

Riippumatta siitä, kuinka lähellä olet liikekumppaneitasi tai kollegoitasi, yhteydenpidon heidän kanssaan ei pitäisi olla epävirallista. Tarpeettomien lyhenteiden tai lyhenteiden käyttäminen viesteissäsi kuvaa epäammattimaista näkemystä.

Sinun ei tarvitse olla äärimmäisen jäykkä viesteissäsi, mutta lyhenteiden kuten "U" käyttäminen "Sinä" sijaan työhön liittyvässä keskustelussa on epäeettistä. Tämä voi olla suuri käänne useimmille ihmisille, jotka odottavat yhtenäisiä ja jäsenneltyjä tekstipohjaisia ​​viestejä.

2. Käytä korkkia asianmukaisesti

Isot kirjaimet sopivat tiettyihin kirjoitustarkoituksiin. Isojen kirjainten käyttö koko lauseessa on yksi niistä sudenkuoppia, joita sinun tulee välttää tekstiviestien lähettämisessä. Koska olemme tottuneet lukemaan pieniä kirjaimia, ei ole helppoa lukea isoilla kirjaimilla kirjoitettua tekstiä.

Myös isoilla kirjaimilla oleva teksti antaa viestillesi voimakkaan pohjasävyn. Näyttää siltä, ​​että olet vihainen tai huudat vastaanottajalle. Jos kirjoitat sosiaalisessa mediassa, tekstisi kirjoittaminen isoilla kirjaimilla saa sinut vaikuttamaan huomionhakijalta.

3. Tee hyvä ajoitus

Vain tekstiviestintä antaa sinulle etuoikeuden vastata viestiin sinulle sopivana ajankohtana. Sen ei kuitenkaan pitäisi tapahtua vastaanottajan kustannuksella.

Esimerkiksi tekstiviestin lähettäminen keskellä yötä tai varhain aamulla on sopimatonta, ellei heille erikseen kerrota, ettei se ole ongelma. Sinun ei pitäisi odottaa nopeaa vastausta tällaiseen viestiin. Kaikki työhön liittyvät viestit on parasta lähettää työaikana.

4. Vältä pitkiä lauseita

Kaikkein hyvin kirjoitettu kielioppi kyllästyy, jos se on liian pitkä rikkomatta kappaleita. Ihmisten keskittymiskyky voi olla matalampi kuin kultakalalla. Laaja tekstiviesti saattaa saada heidät selaamaan sisältöä sen lukemisen sijaan.

Selvitys voi saada heiltä huomaamatta tärkeitä yksityiskohtia viestistä, mikä muuttaa aikomustasi lähettäjänä.

5. Käytä hymiöitä vain tarvittaessa

Emojit eivät ole huonoja. Itse asiassa heillä on vaikutti tapaamme kommunikoida positiivisesti. Emojit auttavat sinua ilmaisemaan tiettyjä tunteita osuvasti.

Kun lähetät työhön liittyvää tekstiä, sinun ei tarvitse poistaa emojien käyttöä tekstistäsi kokonaan. Sen sijaan sinun tulee tietää, milloin niitä sopii käyttää, jotta et luo väärää vaikutelmaa. Jos et ole varma, milloin niitä käytetään, jätä ne pois.

6. Älä tee olettamuksia

Tekstiviestien lähettämisessä on taipumus olettaa, milloin ja miten vastaanottaja vastaa viestiisi. Tämän tekeminen voi vaikuttaa mielialaasi negatiivisesti, koska heidän vastauksensa voivat olla täysin erilaisia.

Riippumatta siitä, kuinka myöhään vastaanottajasi kestää vastata, älä koskaan oleta, mitä hän ajattelee. Odota, kunnes kuulet heistä. Voit lähettää muistutuksen, jos se on kiireellinen.

7. Oikolue viestisi

Älä kiirehdi painamaan "lähetä" ilman oikolukua viestiäsi. On erittäin helppoa olla huomaamatta pieniä virheitä kirjoituksessasi, joten ota aikaa kirjoitus- ja kielioppivirheiden havaitsemiseen ja korjaamiseen.

Huonosti kirjoitetun tekstiviestin, chatin tai sähköpostin aiheuttamien ongelmien ratkaiseminen vie enemmän aikaa kuin sen korjaaminen ensimmäisellä kerralla. Oletko kyllästynyt oikolukemaan viestisi manuaalisesti? Kieliopillisesti on erittäin hyödyllinen tässä suhteessa.

3 parasta vain tekstiviestintätyökalua, joita voit käyttää

Etätyön kasvava suosio on johtanut useiden työnkulkutyökalujen käyttöön viime vuosina. Jotkut näistä työkaluista antavat virtuaalisille tiimeille mahdollisuuden menestyä työssään vain tekstiviestinnän avulla. Katsotaanpa muutamia niistä.

Slack on ensisijaisesti yrityksille tarkoitettu viestintäsovellus, jonka avulla tiimin jäsenet voivat kokoontua saman katon alle työskentelyä varten. Se tarjoaa mahdollisuuden kahden jäsenen väliseen kahdenkeskiseen viestintään sekä ryhmäviestintään kolmen tai useamman jäsenen kanssa.

Jos työskentelet projekteissa muutaman valitun kanssa, voit rajoittaa näiden ihmisten välistä kommunikaatiota erillisessä tilassa, jota kutsutaan kanaviksi. Huoneen jäsenet voivat kommunikoida vapaasti huolehtimatta siitä, että muut tiimin jäsenet pääsevät käsiksi heidän viesteihinsä.

Microsoft Teams on chat-pohjainen työnkulkutyökalu yritysviestintään. Soveltuu virtuaalisille ryhmille, ja sen avulla tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä tehtävissä ja jakaa työtiedostoja ja asiakirjoja.

Virtuaalitiimien erilaiset viestintätarpeet huomioon ottaen tiimin jäsenet voivat chattailla keskenään ja chattailla myös ryhmässä tehdessään yhteistyötä projekteissa. Tiimin jäsenille voidaan myöntää eritasoisia käyttöoikeuksia heidän osallistumisensa mukaan projekteihin.

Basecamp on verkkoviestintä- ja työnkulkutyökalu. Hyvä valinta virtuaalisille ryhmille, se mahdollistaa tiimiyhteistyön käyttämällä vain tekstiviestintää.

Voit delegoida tehtäviä tietyille työntekijöille ja kommunikoida heidän kanssaan erikseen. Samaan tapaan tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä tehtävissä ja kommunikoida avoimesti kaikkien kanssa, jotka ovat tekemisissä. Se tarjoaa myös tehtävämuistutuksia, jotka pakottavat joukkuetoverit noudattamaan määräaikoja.

Keskity tärkeisiin tietoihin käyttämällä vain tekstiviestintää

Lukuisiin työhön liittyviin puheluihin vastaaminen kuluttaa aikaasi enemmän kuin uskotkaan. Puhut tuottamattomista asioista kauan sen jälkeen, kun viesti on välitetty.

Vain tekstiviestinnässä kirjoitat vain tarpeelliset tiedot. Jokainen saa tarvitsemansa tiedon ollakseen tehokas työssään. Väärin kommunikaatiolle on vähän tai ei ollenkaan tilaa, koska sanat on kirjoitettu selkeästi kaikkien nähtäväksi.

Plussat ja miinukset pelkän tekstiviestinnän käyttämisestä virtuaalityöpaikalla

Ovatko tekstiviestintätyökalut oikea ratkaisu työpaikallesi? Tässä on joitain etuja ja haittoja harkittavaksi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta