Kuinka arkistoida kohteet mielessä

Olet ehkä huomannut, että Notion, toisin kuin jotkut muut projektinhallintaohjelmistot, ei sisällä arkistointivaihtoehtoa. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sitä voisi tehdä.

Itse asiassa on monia tapoja tallentaa aikaisempia tehtäviä ja projekteja ilman, että sinun on vaihdettava toiseen ohjelmistoon. Tässä artikkelissa käymme läpi kolme vaihtoehtoa, mutta ensin keskustelemme siitä, miksi arkistointi on tärkeää.

Miksi saatat haluta arkistoida kohteita mielessäsi

Jotkut haluavat omaksua minimalistisen lähestymistavan projektien ja tehtävien hallintaan ja poistaa kohteita, kun he suorittavat ne. Toiset pitävät muistiinpanoista jokaisesta projektista, johon he ovat koskaan koskeneet.

Molemmat lähestymistavat ovat hyviä. Monet ovat kuitenkin todennäköisesti samaa mieltä siitä, että on helpompi työskennellä sotkuttoman ohjelmiston kanssa.

Toisaalta vanhojen projektimuistiinpanojen etsiminen vain ymmärtääksesi, että olet poistanut ne, ei ole koskaan hauskaa. Tässä arkistointi on hyödyllistä.

Kun arkistoit kohteen, pääset eroon asioista, jotka eivät enää ole ajankohtaisia, mutta sinulla on silti pääsy niihin, jos tarvitset niitä myöhemmin.

Jos mietit, miksi joku saattaa haluta säilyttää vanhat tiedot, aiemmat projektin muistiinpanot ja tiedot voivat olla erittäin hyödyllisiä seuraavien projektien suunnittelussa. Voit myös käyttää sitä vianmääritykseen, jos ongelmia ilmenee, tai jakaa tietoja muille, joilla voi olla kysyttävää prosessista tai tuloksesta myöhemmin.

Aiheeseen liittyvä: Käsitteen käytön aloittaminen: tärkeitä vinkkejä ja temppuja

Lisäksi työstäsi kirjaaminen voi auttaa sinua muilla aloilla, kuten tavoitteiden asettamisessa, tapaustutkimusten kirjoittamisessa tai työsi esittelyssä suoritusarvosteluissa.

1. Arkistoi kohteet käsissä poistamalla

Yksi tapa arkistoida kohteesi Käsite on poistaa ne. Vaikka tämä saattaa kuulostaa pysyvältä, kaikki sovelluksesta poistamasi menee roskakoriin, ennen kuin päätät päästä eroon siitä lopullisesti.

Etsi roskakorista kohteita avaamalla se napsauttamalla vasemmassa alakulmassa olevaa kuvaketta. Näyttöön tulee paneeli, jossa voit käyttää yläreunassa olevaa hakupalkkia tai selata luetteloa löytääksesi etsimäsi.

Muista, että tämä menetelmä saattaa toimia paremmin henkilölle, joka ei tee paljon arkistointia.

Yksi tämän menetelmän suurimmista haitoista on kohteet ja sivut, joita on vaikea löytää, jos sinulla on useita samalla nimellä. Siellä on myös kaikki, ei vain tärkeät asiat, joten sinulla on paljon seulottavaa, jos et muista nimeä tarkasti.

Lisäksi et voi järjestää roskakoria uudelleen tai järjestää vaihtamista lukuun ottamatta kaikki sivut ja nykyisellä sivulla. Tämä on kuitenkin nopein tapa arkistoida kohteita, jos etsit välitöntä ratkaisua.

Jos olet huolissasi kaiken roskakorisi poistamisesta vahingossa, Notion sallii sinun poistaa vain yhden kohteen kerrallaan. Lisäksi se kysyy ennen toiminnon suorittamista, oletko varma.

2. Luo yleinen arkistosivu Notionissa

Jos et halua lähettää kohteita roskakoriin, voit luoda yleisen arkistosivun, joka toimii keräilynä. Tämä säilyttää kaiken, jonka haluat säilyttää myöhempää käyttöä varten, aiheesta riippumatta.

Luo sellainen napsauttamalla Uusi sivu vasemmassa alakulmassa ja nimeä arkistosi vastaavasti. Etsi seuraavaksi kohde tai sivu, jonka haluat lähettää sinne, ja avaa se valitsemalla kolme pistettä asetusvalikko.

Valitse Muuttaa asetusvalikosta ja valitse arkistosivusi luettelosta. Kohde katoaa, ja löydät sen nyt arkistostasi.

Koska Notion ei sijoita näitä kohteita puolestasi, sinun on vedettävä ja pudotettava ne haluamaasi paikkaan. Voit auttaa löytämään arkistoidut kohteet nopeammin sijoittamalla sivulle otsikoita ja järjestämällä ne vastaavasti.

Jos se auttaa, voit värikoodata otsikot ja luetellut sivut löytääksesi ne entistä nopeammin. Sinun tarvitsee vain valita yksi tai useita kertoja pitämällä vaihtonäppäintä painettuna, napsauttaa hiiren kakkospainikkeella, valita väri ja valita haluamasi sävy luettelosta.

Notionin laajat räätälöintimahdollisuudet mm syistä, tee siitä yksi parhaista. Muista, että sivusi järjestämisessä ei ole oikeaa tai väärää, kunhan se toimii sinulle.

3. Arkistoi sivun sisällä mielessä

Jos käytät sivua paljon, voit luoda sivulle arkiston, joka auttaa sinua pitämään kirjaa vanhoista kohteista. Tällä tavalla voit yksinkertaisesti vetää ja pudottaa kohteet, jotka haluat tallentaa myöhempää käyttöä varten, ja ne kaikki liittyvät samaan aiheeseen.

Voit tehdä tämän asettamalla kohdistimen sivupalkin sivun nimen viereen ja valitsemalla pluskuvakkeen lisätäksesi nopeasti uuden sivun nykyisen sivun alaosaan.

Muussa tapauksessa voit painaa näppäimistön kenoviivaa tuodaksesi komennot esiin ja lisätäksesi uuden sivun. Komentojen käyttäminen tuo sinut suoraan uudelle sivulle, joten voit lisää malli tai alkaa mukauttaa sitä.

Nyt sinun tarvitsee vain vetää ja pudottaa kohteita arkistoon napsauttamalla niitä kohdistimella ja vetämällä ne arkistosivun päälle. Tiedät, että se menee sisään, kun sivulohko korostaa eri väriä.

Samanlainen kuin Muuttaa Vaihtoehtoisesti siirtämäsi asiat eivät ole kunnossa, kun annat ne. On kuitenkin nopeaa järjestää kohteet otsikoiden alle, joihin voit ryhmitellä samankaltaisia ​​projekteja.

Aiheeseen liittyvä: Hyödyllisiä navigointiominaisuuksia, jotka pitävät sinut järjestyksessä

Muita ehdotuksia vanhojen tietojen järjestämiseksi voivat olla aakkosjärjestyksessä tai päivämäärän mukaan. Voit jopa yrittää lajitella sen taulukkoon luettelon sijaan. Kaikki riippuu siitä, minkä tyyppisten tietojen kanssa työskentelet ja mikä toimii sinulle parhaiten.

Pysy järjestyksessä arkistoinnin avulla

Nyt kun sinulla on joitakin vaihtoehtoja arkistointiin Notionissa, on aika aloittaa sivujesi siivoaminen tai etsiä roskakorista tärkeitä tietoja, jotka haluat ehkä tallentaa muualle. Piilottamalla projektit ja tehtävät, jotka eivät ole tällä hetkellä merkityksellisiä, voit löytää etsimäsi kohteet nopeammin ja rajoittaa häiriötekijöitä.

Notion on loistava paikka järjestää kaikki henkilökohtaiset ja työhön liittyvät tehtäväsi ja projektisi helpon mukauttamisen ja laajojen ominaisuuksiensa ansiosta. Vaikka siinä ei ole sisäänrakennettua arkistointijärjestelmää, sen monipuolisuuden ansiosta voit helposti luoda oman ratkaisusi.

100+ Notion-pikanäppäintä Windowsille ja Macille

Notion on erinomainen all-in-one-työtila. Opi navigoimaan ja käyttämään sitä ammattilaisena näiden kätevien pikanäppäinten avulla.

Lue Seuraava

Kirjailijasta