3 syytä, miksi sinun pitäisi mitata tuottavuuttasi

Joskus on helppoa tuntea, ettet saanut paljon aikaan päivässä, vaikka olisit kova töissä. Et kuitenkaan ehkä ymmärrä, kuinka paljon todellisuudessa teet, jos et tee muistiinpanoja tavasta, jolla käytät tuotteliasaikaasi.

Tässä artikkelissa käydään läpi, miksi tuottavuuden mittaaminen on hyödyllistä, ja esimerkkejä siitä, kuinka voit tehdä yksinkertaisen tehtäväluettelon useissa eri ohjelmistotyypeissä.

3 syytä, miksi sinun pitäisi mitata tuottavuuttasi

On monia syitä, miksi tuottavuuden mittaaminen on hyödyllistä. Se ei ainoastaan ​​​​auta sinua tietämään, missä olet tärkeiden tehtäviesi kanssa, vaan se auttaa myös motivoimaan ja lisäämään yleistä päivän suunnittelukokemustasi.

Tuottavuuden mittaaminen alkaa yksinkertaisesta päivittäisestä tehtävälistasta, jonka luot seuraavana ennen tai samana aamuna, mutta se ei rajoitu siinä oleviin asioihin. Ihannetapauksessa pysyt luomassasi luettelossa, mutta ei ole harvinaista, että tietosi saaneen uuden tehtävän sivuun jää.

Vaikka suorittaisit uuden tehtävän ennen kuin laitat sen tehtävälistallesi, kirjoita se joka tapauksessa muistiin. Näin saat paremman kuvan siitä, mihin tehtäviin käytät aikaa.

Tässä on kolme syytä, miksi tällaisen luettelon pitäminen on hyödyllistä.

1. Näet, että saat asiat tehtyä

Tehtävälistan kirjoittaminen ei ainoastaan ​​auta sinua keskittymään päivän prioriteetteihin, vaan voit myös todistaa itsellesi, että saat asiat tehtyä, kun tarkistat asioita.

Se ei suinkaan ole kilpailua siitä, kuinka paljon voit tarkistaa. Lisäksi tiedät, että saat tärkeät tehtäväsi pois tieltä – tai ainakin osallistut suurempaan joidenkin toimintokohteiden käsitteleminen.

Aiheeseen liittyvä: Microsoft To Do vs. Taskade: Mikä tehtävienhallintatyökalu on parempi?

Sen lisäksi, että tunnet olosi paremmaksi päivän päätteeksi, saatat myös pitää motivaatiota nähdä, mitä olet saanut aikaan edellisenä päivänä, ja pitää vauhti käynnissä.

2. Voit asettaa parempia tavoitteita

Jokaisen tavoitteen on oltava mitattavissa. Et kuitenkaan tiedä mistä aloittaa, jos sinulla ei ole perustaa.

Kun kirjoitat tehtäväsi ja pidät kirjaa saavutuksistasi, annat tuottavuudellesi mittayksikön – suoritettujen tehtävien määrän. Käyttämällä tätä numeroa saat paremman käsityksen siitä, kuinka monta tehtävää voit tyypillisesti tehdä päivässä keskimäärin, mikä on lähtötasosi.

Sieltä voit asettaa realistisemman tavoitteen tai päivittäisen tehtävien määrän ja säätää ylös tai alas tarpeen mukaan.

3. Tiedät, milloin on aika pitää tauko

Joskus on vaikea tietää, milloin jättää työ, projekti tai opiskelu pois. Kun annat itsellesi tietyn määrän tehtäviä suoritettaviksi joka päivä, tiedät, milloin on aika pitää tauko.

Tämä ei tarkoita, että sinun täytyy suorittaa ne kaikki. Itse asiassa, tuottavuusasiantuntija Ivy Lee suositteli, että ryhmä johtajia suorittaisi kuusi tehtävää päivässä, ja mitä tahansa he eivät saaneet tehtyä, heidän oli yksinkertaisesti siirryttävä seuraavaan päivään ja asetettava siitä etusijalle.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka optimoida tehtäväluettelosi tehokkaammaksi

Hänen menetelmänsä ei myöskään opettanut johtajaa jatkamaan lisäämistä luetteloonsa, kun he ovat suorittaneet kuusi päivittäistä tehtäväänsä. Se olisi kuin siirtäisit maaliviivan kerran ennen kuin antaisit itsesi juhlia voittoasi.

Tiedät työmääräsi paremmin kuin kukaan muu. Vaikka olisit vasta osassa listaa, pystyt arvioimaan paremmin, pitäisikö sinun työntää vielä yhden tai jos olet tehnyt tarpeeksi, ja voit jatkaa siitä mihin jäit muutaman jälkeen kaivattua lepoa.

Tuottavuuden nopea mittaaminen tekstinkäsittelyohjelmistossa

Tämä esimerkki näyttää Apple-sivut. Et kuitenkaan tarvitse erityisiä ohjelmistoja aloittaaksesi, kuten mikä tahansa tekstinkäsittelyohjelma.

Aloita luomalla uusi asiakirja ja nimeämällä se sen mukaisesti. Lisää päivämäärä lihavoituna, jotta se erottuu joukosta, ja kirjoita tehtäväsi pistemuotoon.

Kun suoritat tehtäviä, muuta muotoilua jollain tavalla, jotta tiedät, että olet suorittanut ne – esimerkiksi yliviivaa tekstiä tai vaihda väriä.

Kaikki keskeneräiset tehtävät voit kopioida ja liittää seuraavan päivän luettelon alkuun. Voit myös leikata ja liittää, jos et halua nähdä keskeneräisiä tehtäviä, mutta siitä voi olla apua seurata myös näitä, jotta voit muokata tavoitettasi ja oppia, minkä tyyppisiä tehtäviä saatat löytää lisää haastava.

Jos huomaat, että olet siirtänyt tehtävän useammin kuin kerran, saatat joutua keksimään menetelmän sen suorittamiseksi, kuten syö sammakko menetelmä, jossa haastat itsesi saamaan vaikeammat tai vähemmän toivottavat tehtävät pois tieltä ensin.

Esimerkkejä tuottavuuden mittaamisesta muissa ohjelmistoissa

1. Käsite

Tässä on esimerkki siitä, miltä päivittäinen tehtävälistasi voisi näyttää Notionissa. Tämä luettelo käyttää Notionin tehtäväluettelolohkoa, joka antaa sinulle valintaruudut, jotka voit valita suorittaessasi kohteita. Kun teet, ohjelmisto ylittää automaattisesti kohteet puolestasi.

2. NapsautaYlös

Voit myös käyttää yksinkertaista luetteloa ClickUpissa tuottavuuden mittaamiseksi. Esimerkin luettelossa käytetään viikonpäiviä ryhminä, ja kun suoritat kohteita, ne siirtyvät kohtaan saattaa loppuun ryhmää, jotta voit silti nähdä kaiken tekemäsi.

Tätä varten käyttämällä päivämäärä suljettu -sarakkeen avulla voit seurata, minä päivänä suoritit kohteen.

3. Laskentataulukko

Yksinkertainen laskentataulukko on toinen tapa, jolla voit seurata tuottavuuttasi. Tässä esimerkissä käyttäisit yhtä tiedostoa koko kuukauden ajan. Jokainen välilehti esittää viikon kyseisen kuukauden sisällä, ja jokainen sarake on viikonpäivä.

Laskentataulukot, kuten Google Sheets, tarjoavat valintaruudut, joiden avulla kohteiden merkitseminen valmiiksi on helppoa.

Pidä kirjaa tuottavuudestasi

Tuottavuuden mittaaminen auttaa sinua tuntemaan vähemmän stressiä asioista, joita et saanut tehtyä, koska osoitat edistyväsi. Sen avulla voit myös asettaa parempia tavoitteita ja tietää, milloin on aika levätä.

Onneksi sen ei tarvitse olla monimutkaista, ja sinulla voi jo olla ohjelmisto, jota tarvitset aloittaaksesi.

5 tapaa lisätä tuottavuutta ja tehdä enemmän lyhyemmässä ajassa

Haluatko lisätä tuottavuuttasi ja tehdä enemmän lyhyemmässä ajassa? Tässä on joitain tehokkaita tapoja käyttää.

Lue Seuraava

Kirjailijasta