9 parasta tapaa käyttää Google Workspace -sovelluksia HR-hallintaan

Työskentely HR-päällikkönä tai johtajana voi painaa sinut, koska tehtävälistallasi on paljon tehtäviä. Lisäksi monet tehtävät vaativat useiden ohjelmistoikkunoiden/verkkosivujen käyttöä, mikä saa sinut lopulta väsymään tai menettää tuottavuuden.

Jos kuitenkin pystyt tuomaan kaikki henkilöstöhallinnon tehtäväsi yhteen työtilaan, se lisää työnkulkuasi ja tuottavuuttasi huomattavasti. Lue, kuinka Google Workspace -sovellukset voivat auttaa sinua saavuttamaan sen.

1. Dokumentoi työnkuvat oikein

Koska olet rekrytointipäällikkö tai HR-assistentti, oikean ehdokkaan rekrytointi avoimeen tehtävään voi olla haastavaa. Rekrytointityönkulku alkaa työnkuvausasiakirjan luomisella.

Voit yhdistää Google Docsin ja Formsin luodaksesi voittavan työnkuvan ja houkutellaksesi oikeat hakijat. Docsin avulla voit kehittää sisältöä reaaliaikaisen yhteistyön avulla, kun taas Forms on tehokas työkalu, jolla voit kerätä toiminnalta odotuksia, kuten taitoja, pätevyyttä, portfoliota jne.

Luomalla reaaliaikaista sisältöä Google Docsissa voit lisätä palautetta ja kommentteja HR-tiimin jäsenen luomaan työnkuvaan. Siten rekrytointitiimi voi luoda tarvittavan sisällön nopeammin odottamatta esimiehen hyväksyntää.

2. Osallistu useisiin uramessuihin kerralla

Henkilöstöpäällikkönä on vaikea osallistua kaikille maailmanlaajuisesti tapahtuville uramessuille. Siitä aiheutuisi valtavia kustannuksia tiimillesi, etkä myöskään voi olla kahdessa paikassa samanaikaisesti. Täällä voit hyödyntää Google Meetin tehokkaita verkkoneuvotteluominaisuuksia.

Fyysisiä uramessuja varten voit rekrytoida minkä tahansa paikallisen tapahtumanjärjestäjän edustajan osallistumaan messuille puolestasi, kun taas voit virtuaalisesti haastatella mitä tahansa potentiaalista ehdokasta tapahtumassa.

Aiheeseen liittyvä: Mikä Google Meet on ja miten se toimii?

Google Meetin ominaisuudet, kuten tallentaminen, näytön jakaminen, taulut ja reaaliaikainen testaus, auttavat sinua valitsemaan oikean työnhakijan.

Koska Google Meetissä on rajoittamaton osallistujaominaisuus, sinä tai rekrytointipäällikkösi voit haastatella tuhansia ehdokkaita erilaisilla uramessuilla eri puolilta maailmaa.

3. Virtaviivaista haastatteluja yhteistyön avulla

Koska rekrytointitiimisi on täytettävä erilaisia ​​työpaikkoja, heidän on johdettava lukuisia ehdokkaita näihin erilaisiin rooleihin. Lisäksi prosessista tulee monimutkaisempi, kun useiden haastattelijoiden on oltava vuorovaikutuksessa yhden ehdokkaan kanssa muutamassa päivässä.

Google Workspace Sovellukset, kuten Sheets, Docs ja Kalenteri, auttavat välttämään sekaannuksia ja poistamaan sotkua virtaviivaistamalla koko prosessia. Voit luoda Sheetsissä tietokannan, joka sisältää ehdokkaan nimen, ansioluettelon, haastattelijan nimen kommenttiasiakirjan kanssa ja kalenterin aikataulut.

Jokainen haastattelija käyttää nimettyä dokumenttia haastattelun aikana aikataulun mukaisesti ja jättää muistiinpanoja. Nyt palkkaustiimilläsi on kaikki mitä he tarvitsevat siirtääkseen ehdokkaan seuraavalle tasolle tarkastelemalla vain tietokantaa.

4. Online-testin eheyden varmistaminen

Voit suorittaa online-haastattelukokeet Google Meetin kautta. Sen näytön jakamisominaisuuden avulla näet koko laitteen näytön ja jokaisen ikkunan, jossa ehdokas käy.

Joten jos et voi ostaa erikoistuneita koesovelluksia, käytä Google Formsia tehokkaiden tietokilpailujen luomiseen ja koeistunnon ohjaamiseen Google Meetin kautta.

Sinun ei myöskään tarvitse olla paikalla, kun ehdokkaat yrittävät vastata tietokilpailuun. Aseta Google Meet -istunto tallennustilaan ja tarkista tallennetut videot, kun arvioit lähetyksiä.

5. Tee haastatteluista oivaltavia

Voit suorittaa haastattelut onnistuneesti suorittamalla kaikki arvioinnit varhaisessa vaiheessa sen sijaan, että odotat ehdokkaan arvioimista uudelleen toimistossasi.

Prosessi on hyödyllinen työtehtävissä, joissa on online-taitojen esittelyjä, kuten koodaus, sisällön kirjoittaminen, graafinen suunnittelu, verkkosivustojen suunnittelu ja niin edelleen.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat etäystävälliset uramahdollisuudet, joita sinun tulee harkita

Voit jakaa vaivattomasti koodaushaasteen tai kirjoitustehtävän Google Docsissa samalla kun tarkastelet ongelmanratkaisutaitoja ja ajatteluprosesseja reaaliajassa.

Voit jopa esittää kysymyksiä arvioidaksesi heidän syvällisiä tietojaan käytännön taitojen esittelyn aikana. Istunnon aikana Google Meet auttaa sinua seuraamaan ehdokkaan edistymistä.

6. Seuraa ja julkaise haastateltavan tilat

Google Sheets on todella hyödyllinen haastateltujen tilan tarkkaan seurantaan. Suuren volyymin rekrytointiskenaarioissa monet rekrytointitiimit kohtaavat usein haasteen haastatella samaa ehdokasta useita kertoja, koska heiltä puuttuu reaaliaikaisia ​​päivityksiä koko tiimistä.

Voit luoda ja suunnitella tehokkaan laskentataulukkotietokannan, joka sisältää pieniä yksityiskohtia ehdokkaan tilasta. Jaa taulukko suojatulla näkymällä, jotta asiaankuuluvat resurssit voivat nähdä vain tilan ja välttää päällekkäisiä haastatteluja.

Google Sitesin avulla voit myös julkaista hakijan tilan, jolloin hakijat voivat tarkistaa työhakemusvaiheensa helposti verkossa. Näin vältyt lähettämästä sähköpostia jokaiselle ehdokkaalle manuaalisesti.

7. Virtuaalinen perehdytys

Uuden rekrytoinnin perehdytys on ratkaiseva tapahtuma, jonka avulla työntekijä oppii politiikkasi ja menettelysi. Voit kutsua juuri palkatut henkilöt kätevästi Google-sivustojen kautta etä- tai paikan päällä oleviin työtehtäviin.

Luo uusi sivusto työntekijöiden perehdyttämistä varten ja sijoita strategisesti kaikki koulutusresurssit, työntekijöiden ohjeet ja tallennustilan käyttöoikeudet pyyntölomakkeita, projektinhallinta-/viestintäsovellusten käyttömenettelyjä ja niin edelleen, jotta uudet liittyjät voivat aloittaa nopeammin.

Voit myös ladata pääpuheenvuoron videoita verkkosivustolle välttääksesi virtuaalisia tapaamisia sidosryhmien ja uusien liittyjien välillä.

8. Säilytä ja jaa koulutusmateriaaleja

Voit alkaa käyttää Google Drivea koulutusmateriaalin tallentamiseen ja jakeluun. Sen sijaan, että seuraisit manuaalisesti kurssin opetussuunnitelman tai oppimateriaalien päivityksiä, anna Googlen automatisoida tämä työ puolestasi.

Luo jaettu asema Google Drive -tililläsi ja kutsu opettajat muokkaamaan ja harjoittelijat katsomaan resursseja. Aina kun opettaja tekee muutoksia Docsiin, Sheetsiin tai Slidesiin, Google lähettää sähköposti-ilmoituksen kaikille osallistujille.

Opettajasi voivat antaa rakentavaa palautetta uusista koulutusmateriaaleista, kun taas harjoittelijat oppivat aina uusimmista resursseista.

9. Kouluta etä- tai toimistotiimi

Voit kouluttaa toimistoa ja etätiimiä Google Meetin avulla. Sinun ei siis tarvitse investoida kahteen erilliseen kouluttajaan, koska yksi kouluttaja voi hallita kaikkia harjoittelijoita etäkokousten kautta.

Käytä Google Meet -tallennusominaisuutta tallentaaksesi harjoituksia ja jakaaksesi sen kaikille uusille liitoksille, jotta voit oppia kätevästi kotona tai toimistossa.

Käytä live-istuntojen aikana englanninkielisiä tai käännettyjä tekstityksiä saksaksi, ranskaksi, portugaliksi ja espanjaksi palvellaksesi monikielistä työvoimaasi. Tällä hetkellä tämä ominaisuus on vain Google Meetin maksullisten tilaajien käytettävissä.

Google Meetin valkotauluominaisuus on yksinkertaisesti toimiston valkotaulujen virtuaalinen korvaaminen. Valkotaulun luominen avaa a Jamboard-istunto visuaaliseen yhteistyöhön ajatuskarttojen, vuokaavioiden, työnkulkujen ja niin edelleen avulla.

HR-hallinta on helppoa

Jos käytät muutamia tai kaikkia yllämainituista menetelmistä tavallisessa henkilöstöhallinnon työnkulussa, koet dramaattisen muutoksen työn laadussa ja määrässä. Kaikki Google Workspace -sovellukset integroituvat helposti ja ovat suosittuja nykyisen digitaalisen työvoiman keskuudessa.

Voit nopeuttaa tiimisi tehtävien suorittamista ottamalla käyttöön tutun työtilan, kuten Googlen, joka poistaa oppimiskäyrän työnkulusta. Lisäksi työhön liittyvien tiedostojen ja tietojen käyttö on vaivatonta, koska Google tallentaa työsi Google Cloudiin.

11 työkalua, joita sinun tulee käyttää Google Cloud -asiantuntijana

Oletpa tällä hetkellä Google Cloud Expert tai haluatko sellaiseksi tulla, nämä yksitoista työkalua sinun tulee tietää työskennelläksesi tehokkaammin.

Lue Seuraava

Kirjailijasta