Kuinka tehdä muistiinpanoja Zoom-kokousten aikana kuin ammattilainen

Olipa kyseessä tiimikokous tai asiakaspuhelu, Zoom-kokouksista on tullut olennainen osa jokaisen etätyöntekijän elämää. Useimmat ihmiset kuitenkin unohtavat keskustelun kokouksen päätyttyä. Kokouksen kohokohtien muistamatta jättäminen voi tehdä sinusta tehottoman, mikä voi johtaa tuottamattomuuteen. Joten kuinka pysyt ajan tasalla kaikista online-kokouksistasi?

Kirjoita kokousmuistiinpanot. Vaikka tämä ei ole uusi käsite, monilla ihmisillä ei ole oikeaa muistiinpanojärjestelmää, joka auttaisi heitä pysymään puheluissa. Mutta miten teet muistiinpanoja Zoom-kokousten aikana? Otetaan selvää.

Kokousmuistiinpanot vs. Minuutit: Mitä eroa on?

Suurimman osan ajasta ihmiset käyttävät kokousmuistiinpanoja ja kokouspöytäkirjoja vuorotellen. Ne eivät kuitenkaan ole samoja asioita, ja niiden erojen ymmärtäminen voi parantaa tehokkuuttasi.

Muistiinpanot ja pöytäkirjat ovat molemmat toimintoja, jotka tallentavat kokouksessa käsitellyt olennaiset kohdat, mutta ne on suunnattu eri asioihin. Kokousmuistiinpanot ovat lyhyitä tietoja kokouksessa mainituista ideoista, suunnitelmista, tavoitteista, toimista ja määräajoista. Voit muokata sisältöä tarkoituksesi ja tarkoituksesi mukaan.

Toisaalta kokouspöytäkirjat ovat muodollisia yksityiskohtia, jotka voivat toimia kokouksen oikeudellisena dokumenttina, jota tilintarkastajat ja tuomioistuimet voivat tarkastella. Pohjimmiltaan pöytäkirjat tallentavat tietoja, kuten kokouksen osanottajat ja poissaolot, käsitellyt aiheet, kokouksen alkamis- ja päättymisajat, tehdyt päätökset ja paljon muuta. Pöytäkirjat noudattavat tiettyä rakennetta, toisin kuin muistiinpanot, joita voidaan muuttaa.

Aiheeseen liittyvä:Parhaat kokouspöytäkirjamallit ammattilaisille

Kuinka tehdä muistiinpanoja Zoom-kokouksessa

Henkilökohtaisen käytön lisäksi kokousmuistiinpanot voivat toimia myös kollegoidesi resurssina, varsinkin jos olet valmis jakamaan omasi. Koska heillä on kaikki tärkeät tiedot, joista keskustellaan kokouksessa, se voi auttaa lisäämään tiimisi tuottavuutta.

Kokousmuistiinpanoillasi tulee kuitenkin olla rakenne. Muuten kukaan ei ymmärrä niitä. Näin voit tehdä kokousmuistiinpanoja kuin ammattilainen:

1. Tutustu muistiinpanon perusteisiin

Kun teet muistiinpanoja, sinun tulee käsitellä useita aiheita. Alla on asioita, jotka sinun tulee sisällyttää:

ENNAKKOKOKOUS: Ennen kokouksen alkua kirjoita muistiin tiedot, jotka ovat jo käytettävissäsi, jotta et tuhlaa aikaa. Tässä ne:

• Päivämäärä ja aika: Tämä auttaa sinua järjestämään ja lajittelemaan muistiinpanosi hyvin.
• Osallistujat ja kokouksen tyyppi: Onko kyseessä asiakaspuhelu vai tiimikokous? Kuka osallistui siihen?
• Esityslista: Yhteenveto siitä, mistä kokouksessa on kyse.
• Ideoita: Onko sinulla jotain, mitä haluaisit jakaa kokouksen aikana? Kirjoita ne muistiin, jotta et unohda niitä.

KOKOUKSEN AIKANA: Kun kokous alkaa, voit keskittyä muistiinpanoissasi tärkeisiin asioihin, jotka mainittiin kokouksen aikana, kuten:

• Toimintaesineet: Jos tapaamisen aikana keskustellaan suunnitelmista, kirjoita ne ylös. Anna mainitut tiedot, kuten mukana olevat henkilöt, toimeksianto ja vastuut, aikajana ja eräpäivä.
• Faktat: Kaikki kokouksen aikana esitetyt tärkeät tosiasiat.
• Kysymys ja vastaus: Tallenna kokouksessa esitetyt kysymykset ja niiden vastaukset, jotta voit tarvittaessa viitata niihin.

Aiheeseen liittyvä: Vinkkejä parempien muistiinpanojen tekemiseen Microsoft OneNoten avulla

2. Älä nauhoita kaikkea, mitä kuulet

Muistiinpanojen tekeminen ei tarkoita kaiken sen aikana mainitun vangitsemista Zoom-kokous. Koko kokouksen kirjoittaminen muistiin on vanhan koulun lähestymistapa; ammattilaiset eivät tee sitä enää. Jos kokeilet vanhaa menetelmää, epäonnistut todennäköisesti. Tämä johtuu siitä, että koko prosessi vie aikaa ja kumoaa muistiinpanojen päätavoitteen. Se myös hämmentää sinua tai sitä lukevaa, koska se sisältää turhaa tietoa, joka on tarpeetonta.

Tallenna sen sijaan vain avainsanoja ja toimintokohteita. Pohjimmiltaan otat avainsanoja ja luot yhteenvedon pisteestä ja kaikesta, mitä sillä on tehtävä. Voit tarkastella muistiinpanojen perusteita, jotta muistiinpanot ovat ytimekkäitä ja helppoja ymmärtää.

3. Luo malli

Jotta koko muistiinpanoprosessi olisi nopeampi, sinun on luotava malli. Tämä säästää aikaa miettiessä, mikä yksityiskohta menee minne. Samanaikaisesti sinun ei tarvitse käyttää enempää aikaa sen muokkaamiseen kokouksen jälkeen, koska se on jo alustettu.

Voit luoda tarpeitasi vastaavan mallin tai voit myös seurata erilaisia ​​muistiinpanostrategioita. Voit esimerkiksi kokeilla kvadranttimenetelmää ja jakaa muistiinpanosi neljään osaan: kysymykset, tehtävät, määrätyt ja muistiinpanot. Jos olet visuaalinen ihminen, mielikartta voi olla ihanteellinen malli.

Strategioiden lisäksi voit myös käyttää muistiinpanosovellukset helpottaaksesi kaiken järjestämistä. Joillakin sovelluksilla on jo malli valmiina käytettäväksi, joten sinun ei tarvitse miettiä sellaisen luomista tai etsimistä.

Aiheeseen liittyvä: Puhtaat ja yksinkertaiset muistiinpanosovellukset, jotka toimivat offline-tilassa

4. Määrittele tavoitteesi

Jos haluat menestyä Zoom-kokousmuistiinpanojen kirjoittamisessa, tärkein asia, joka sinun on otettava huomioon, on tavoitteesi. Kysy itseltäsi: Miksi kirjoitat muistiinpanoja? Haluatko käyttää tätä tehokkaaseen ja urasi edistämiseen? Kirjoitatko muistiinpanoja osana työtäsi? Haluatko jakaa ne? Teetkö sen ollaksesi organisoituneempi? Mitä haluat saada siitä irti?

Kun määrität muistiinpanotavoitteesi, voit olla motivoituneempi tekemään sen paremmin. Jos tiedät mitä haluat saavuttaa, kokousmuistiinpanojen kirjoittamisesta tulee kävelyä puistossa, koska sinulla on selkeämpi käsitys siitä, mitä haluat saavuttaa. Muista, että kokousmuistiinpanosi auttaa sinua tulemaan paremmaksi urallasi. Tämä ei ole vain sinun tekemäsi asia. se voi merkittävästi auttaa sinua edistymään ja tulemaan paljon tehokkaammaksi työssä.

Onko käytännöllistä tehdä aina muistiinpanoja Zoom-kokousten aikana?

Kokousten aikana ei aina tarvitse tehdä muistiinpanoja. Sinun on kuitenkin opittava arvioimaan jokaisen vastaanottamasi puhelun tärkeys. Jos kyseessä on esimerkiksi vain kohdistuspuhelu, eikä tärkeitä yksityiskohtia mainita, voit ohittaa muistiinpanot ja keskittyä itse puheluun.

Muistiinpanojen tekeminen on kuitenkin olennainen taito, joka sinun tulee oppia urasi edistämiseksi. Sen lisäksi, että se lisää tehokkuutta, se voi johtaa parempaan säilyttämiseen, mikä voi parantaa pitkäaikaismuistiasi. Se myös kasvattaa vastuullisuutta ja parantaa joukkuetovereidesi suorituskykyä, jolloin he tulevat tietoisemmiksi siitä, mitä heidän pitäisi tehdä. Lopuksi se antaa suunnan, joten tiedät mihin huomiosi keskittää.

Digitaalinen vs. Paperihuomautukset: mitä sinun pitäisi käyttää?

Muistiinpanotottumuksesi voivat olla tuottavuutesi sydän. Haluatko mennä vanhaan kouluun paperimuistiinpanojen kanssa vai mieluummin digitaalisia muistiinpanosovelluksia?

Lue Seuraava

Kirjailijasta