5 Projektinhallintaohjelmiston käyttöä säästäviä etuja

Ryhmätyö tekee unelmista toimivan – paitsi silloin, kun kyse on väärinkäytöksistä. Uudesta projektista keskusteltaessa liiallinen kommunikointi, alikommunikointi ja väärinkäsitykset voivat viedä paljon aikaa.

Olet luultavasti käyttänyt jonkin aikaa etsiessäsi tietoja tai tiedostoja, jotka ovat postilaatikoissamme, pikaviestinnässämme tai muistilappuja kokouksista ja puheluista.

Jos pystyt samaistumaan, saatat hyötyä projektinhallintaohjelmiston käytöstä. Tässä artikkelissa käymme läpi luettelon tämän tyyppisten ohjelmistojen tarjoamista aikaa säästävistä eduista. Esimerkkejä ovat ClickUp, Notion ja Asana. Vaikka työskentelet yksin, saatat löytää joitain takeaways.

1. Ei enää sähköpostien lähettämistä ja etsimistä

Projektinhallintaohjelmiston ansiosta voit luopua toimeksiantosähköpostien lähettämisestä.

Sen sijaan voit käyttää tehtävänsaaja-saraketta NapsautaYlös projektilevyt. Näin voit siirtää projektin omistajuuden jollekin toiselle.

Kun olet lisännyt projektin kuvauksen, eräpäivän ja muut tiedot, jotka haluat sisällyttää, lisää vain työkaverisi tähän sarakkeeseen, niin hän saa ilmoituksen tai näkee sen tehtävässä lista.

Jos haluat useamman kuin yhden henkilön ottavan projektin omistajuuden, voit ottaa käyttöön usean saaja-sarakkeen ClickUpin ClickApps-sovellusten avulla.

Voit ottaa tämän käyttöön luodessasi työtilaasi. Jos kuitenkin haluat lisätä sen myöhemmin, siirry profiilisi avatariin vasemmassa alakulmassa ja napsauta sitä löytääksesi Napsauta Sovellukset valikossa.

Selaa sieltä vaihtoehtoja löytääksesi Useita valtuutettuja, kytke se päälle ja valitse se työtilasta, jossa haluat käyttää sitä.

Tehtävänsaaja-sarake on tarkoitettu niille, jotka suorittavat toimenpiteitä projektin parissa. Jos haluat kopioida jonkun projektiin, lisää hänet tarkkailijaksi napsauttamalla tehtäväkortin oikeassa yläkulmassa olevaa silmäsymbolia.

Aiheeseen liittyvä: Käsitys vs. Evernote: Kumpi sopii sinulle?

Nyt tehtävän saajat ja tarkkailijat voivat saada myöhempiä päivityksiä, mukaan lukien tehtävän luonut henkilö – eikä kenenkään tarvitse selata 50 säiettä pitkää sähköpostia saadaksesi lisätietoja.

2. Vähemmän tarpeettomia tapaamisia

Jos olet joskus kuullut jonkun sanovan, että kokous olisi voinut olla sähköposti – se voi olla myös Notion-sivu.

Sen sijaan, että pohdiskelet tai järjestäisit aivoriihiä pienempiä projekteja ja ideoita varten, luo uusi sivu ja tee yhteistyötä.

Jos olet uusi Notionissa, Joukkueen tehtävät mallilla pääset alkuun. Uuden sivun luominen taulun näkymä Napsauta tämän mallin lisäyspainiketta sarakkeen alaosassa. Jos sinä suosit listanäkymä, lisää vain uusi rivi luetteloosi.

Ennen kuin lisäät joukkuetovereitasi, täytä ominaisuudet, kuten eräpäivä ja prioriteetti, sekä sinulla olevat tiedot ja ideat. Sisällytä työtovereillesi kehote lisätä ajatuksiaan ja ehdotuksiaan ja lisää heidät sitten toimeksiantajiksi.

Voit myös kutsua tätä kiinteistöä tiimikavereiksi, jos haluat jotain neutraalimpaa.

Esimerkkikuvassa sivun tarkoitus erottuu huomiotekstin avulla. Alla kuka tahansa voi lisätä tietoja käyttämällä tekstiä, otsikoita, kuvia, liitteitä, linkkejä ja monia muita käteviä komentoja.

Lisäksi, jos sinä tai työtoverisi vahingossa poistat jotain merkityksellistä, voit tarkastella sivun aiempia versioita napsauttamalla kellokuvaketta oikeassa yläkulmassa.

3. Projektia ei tarvitse selittää useita kertoja

Et tarvitse liikaa sarakkeita tai ominaisuuksia varmistaaksesi, että tehtävän tiedot ovat selkeitä ja johdonmukaisia. Itse asiassa voit todennäköisesti päästä eroon käyttämällä vain siirronsaajaa, eräpäivää ja prioriteettia.

Aiheeseen liittyvä: Luovia tapoja saada kaikki irti Asanasta

Ennen kuin lisäät työtovereitasi valtuutetuiksi tai yhteistyökumppaneiksi projektinhallinnan tehtävään ohjelmisto, täytä tiedot kussakin sarakkeessa ja avaa tehtävän kortti tai sivu täyttääksesi kuvaus.

Tältä se näyttää käyttämällä yksinkertaista asettelua Asanan ilmainen versio.

Selkeän asettelun ja tunnisteiden ansiosta kaikki tietävät, kuka on valtuutettu tai yhteiskäyttäjä, kun lisäät heidät. Heillä on myös yksityiskohtien lisäksi selkeät ohjeet siitä, milloin eräpäivä on, mikä on tehtävän prioriteettitaso ja mihin projektiin tai osioon tehtävä osallistuu.

4. Vältät vastaamasta samaan kysymykseen toistolla

Jos joku pyytää selvennystä Slackin tai sähköpostin kautta, kaikilla ei ole pääsyä vastaukseen. Jos he kysyvät projektinhallintaohjelmistosi vastaavan tehtävän kommenttiosiossa, kaikki näkevät sen.

Tässä on esimerkki ClickUpin käytöstä.

ClickUpin kommenteissa on erinomaista, että jokainen luo uuden säikeen. Jos saat kaksi kysymystä, voit vastata niihin erikseen valitsemalla Vastaa kommentin alla. Voit myös määrätä jonkun kysymykseen, jos sinusta tuntuu, että hänellä on parempi vastaus.

Julkisen kysymyksen ja vastauksen pitäisi estää samojen kysymysten esittäminen. Mutta jos saat kysymyksen uudelleen, mutta se ei ole nopea vastaus, voit ohjata työtoverisi oikeaan suuntaan antamalla myös hänelle vastauksen.

5. Paljon vähemmän muiden jahtaamista työn takia tai tiedostojen etsimistä

Koska projektinhallintaohjelmisto edistää yhteistyötä, sinulla on runsaasti työkaluja kommunikoida työtovereiden kanssa. Jos haluat nopean tilapäivityksen, sinun tarvitsee vain merkitä ne kommentissa – Notionissa. Voit tehdä sen käyttämällä a merkin kohdalla (@) ja vetää heidän nimensä ylös hakupalkissa.

Sinun ei myöskään tarvitse selata sähköposteja tai pyytää työtovereitasi lähettämään sinulle asiakirjaa sähköpostitse, koska he voivat lisätä ne suoraan projektisivun kopioon. Jos kuitenkin haluat asiakirjojen näkyvän samassa paikassa joka kerta, voit lisätä dokumenttisarakkeen projektitaulun sivu.

Dokumenttisarake tekee ihmeitä, jos sinulla on työtoverisi, joka on pahamaineinen pyytäessään sinua lähettämään tiedoston uudelleen aina, kun hän kadottaa sen. Voit ystävällisesti kertoa heille, että se on siellä projektitaululla, jos he menettävät sen uudelleen.

Lisää tuottavuuttasi projektinhallintaohjelmistolla

Ryhmätyö on hauskaa, varsinkin kun projekti sujuu kitkatta. Hallitsemalla tehtäviäsi projektinhallintaohjelmistossa voit vähentää kitkaa ja säästää sinun ja työtovereiden aikaa pitämällä kaiken järjestyksessä yhdessä paikassa.

Vaikka työskentelet yksin, hyödyt silti siitä, että tiedät, mistä löydät kaikki tarvitsemasi tiedot ja asiakirjat. Valitset itse, minkä ohjelmiston valitset. Saatavilla on monia erinomaisia ​​vaihtoehtoja, joten löydät enemmän kuin todennäköisesti sellaisen, joka sopii sinulle ja tiimillesi.

Notion, ClickUp ja Asana ovat kaikki loistavia valintoja, jos etsit aloitusehdotuksia.

ClickUp vs. Asana: Kumpi on parempi projektinhallintaan?

Projektinhallintaohjelmistoille on monia vaihtoehtoja, tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit valita Asanan ja ClickUpin välillä.

Lue Seuraava

Kirjailijasta