Työnkulun hahmottaminen käsitteessä

Olipa kyseessä luova, rakentaminen, hallinto tai jokin muu, kohtaat usein toistuvia tehtäviä missä tahansa työympäristössä. Vakiintuneen työnkulun luominen auttaa sinua ja työtovereitasi pääsemään rytmiin, varsinkin kun otat uuden henkilön mukaan.

Tässä artikkelissa opastamme sinut hahmottelemaan Notionin työnkulkua, jotta sinä ja tiimisi tiedätte jokaisen tekemäsi tehtävän tilan ja vaiheet.

Työnkulun hahmottelemisen edut

Työnkulun määrittäminen Notionissa auttaa tiimiäsi visualisoimaan ja muistamaan vaiheet, jotka heidän on suoritettava aloittaessaan tai suorittaessaan tehtävää. Se myös auttaa kaikkia tietämään, missä vaiheessa tietty tehtävä on.

Jos esimerkiksi blogitekstien kirjoittaminen on toistuva tehtävä, voit jakaa luovan prosessin neljään vaiheeseen: luonnos, muokkaaminen, kuvat ja lataaminen. Kun tiimisi kirjoittajat ovat saaneet valmiiksi luonnoksen, he voivat merkitä oman osan tehtävästä valmiiksi taululle ja asettaa editoinnista vastaavan henkilön toimeksiantajaksi.

Vaikka työskentelet yksin, tämä on erinomainen tapa seurata edistymistäsi, koska saat tarkemman yleiskuvan työmäärästäsi. Se auttaa myös hajottamaan isomman tehtävän pienempiin toimintakohteisiin, mikä voi auttaa estämään ylikuormitusta.

Työnkulun hahmottaminen käsitteellä tilojen kanssa

Käyttämällä yksinkertainen taulukkotietokanta in Notion antaa sinulle tiivistetyn yleiskatsauksen työnkulkustasi. Voit nopeasti nähdä, missä vaiheessa kukin tehtävä on, verrata sitä eräpäivään ja tarkistaa, kuka työskentelee sen parissa ilman, että sinun tarvitsee paljon rullata.

Tässä esimerkissä jokainen sarake edustaa kirjoitusprosessin vaihetta. Aloita päättämällä, mihin vaiheisiin haluat jakaa toistuvat tehtävät ja luomalla uuden sivun valitsemalla vaihtoehdon Notionin vasemmasta alakulmasta. Kun olet uudella sivullasi mallin valitsemisen sijaan, tuo komennot esiin kenoviivalla ja valitse Taulukkotietokanta - Inline.

The nimi sarake on paikka, johon kirjoitat tehtävän nimen, ja näkyviin tulevan lisäsarakkeen voit poistaa. Lisää seuraavaksi uusi sarake valitsemalla lisäyssymboli taulukon oikeasta yläkulmasta ja omaisuuden tyyppi valikko, valitse valitse.

Napsauta alla olevaa solua ja kirjoita tila, jota haluat käyttää, niin Notion kehottaa sinua muuttamaan sen vaihtoehto. Sieltä voit muuttaa väriä käyttämällä kolmea pistettä sen vieressä.

Luo kaikki haluamasi tilat noudattamalla samoja ohjeita ja avaa valikko napsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja kopioi se, kunnes sinulla on yksi sarake jokaiselle vaiheelle. Nimeä ne vastaavasti.

Nyt kun sinä ja työtoverisi menette, voit käyttää tiloja ilmoittaaksesi, missä vaiheessa olet ja miten se etenee. Joten sen sijaan, että merkitset tehtävän valmiiksi, voit näyttää tiimillesi, että työskentelet kohteen parissa sanomatta sitä.

Esimerkki käyttää tehdä osoittaa, ettei kukaan ole vielä tekemässä sitä, käynnissä sanoa, että se on käynnissä, saattaa loppuun näyttääkseen, että se on tehty, pidossa jotta muut tietävät, että se on keskeytetty, ja juuttunut osoittaakseen, että toimeksisaaja tarvitsee apua.

Aiheeseen liittyvä: Notion Pikanäppäimet Windowsille ja Macille

Jos tiimisi tarvitsee tiedottaa yksityiskohdista, he voivat kommentoida tehtäväsivua napsauttamalla sen nimeä ja avaamalla sen. Alla oleva tyhjä kenttä on ihanteellinen paikka alustaville tiedoille. Kommenttikenttä on ihanteellinen kysymysten esittämiseen, projektin luovuttamisesta kertomiseen tai ehdotusten tekemiseen.

Näiden keskustelujen käyttäminen Notionissa antaa myös kaikille pääsyn tietoihin sen sijaan, että rajoittaisit pääsyä suoraan viestiin tai eksyisit ryhmäkeskusteluun.

Vaikka työskentelet yksin, tilojen käyttäminen ja kommenttien jättäminen itsellesi ovat hyödyllisiä, kun poimit tehtävää uudelleen.

Työnkulun hahmottaminen ideana tarkistuslistojen avulla

Jos pidät yksinkertaisuudesta ja haluat mieluummin vain kertoa muille, että tehtävä on valmis, voit hahmotella työnkulkusi tarkistusluettelosarakkeiden avulla. Tämä on myös erinomainen tapa säästää tilaa, jos sinun on sisällytettävä työnkulkuun paljon sarakkeita. On kuitenkin parasta pitää ne minimissä, jos mahdollista.

Sinä lisäät tarkistuslistan sarakkeita samalla tavalla kuin a valitse sarake napsauttamalla Lisää-painiketta taulukon vasemmassa yläkulmassa, ja sinun tarvitsee vain nimetä ne.

Näitä käyttämällä saat silti nopean yleiskatsauksen siitä, missä sinä ja tiimisi olette tehtävissäsi, ja tilojen teksti on hieman vähemmän sotkuinen. Se on erityisen hienoa joukkueille, jotka saattavat haluta prioriteettitason erottuvan kaikesta muusta.

Aiheeseen liittyvä: ClickUp vs. Käsite: Kumpi on parempi projektiyhteistyölle

Voit myös edelleen kommunikoida kommenteissa, mutta jokaisen vaiheen tila ei ole keskiössä – vain onko se valmis vai ei.

Muita kohteita, jotka saatat haluta sisällyttää käsitteen työnkulkuun

Jotkut muut sarakkeet, jotka haluat sisällyttää Käsite-työnkulkuun, ovat a linkkisarake jos projektisi ovat asemassa tai online-ohjelmistossa tai a tiedostot ja mediasarake jos luovutat asiakirjoja edestakaisin.

Jos huomaat, että et halua tiettyä omaisuutta Jos haluat näkyä tietokannassasi sarakkeena, muista, että voit piilottaa sen taulukosta, mutta se näkyy silti ominaisuusluettelossa, kun napsautat projektia.

Muistiinpanojen lisääminen taulukon ylä- tai alapuolelle auttaa sinua ja työtovereitasi oppimaan ja muistamaan työnkulkusi vaiheet.

Tämä on erityisen hyödyllistä uusien tiimin jäsenten ottamiseksi mukaan, koska he tietävät kaikki vaiheet ja ohjeesi kertovat heille tarkalleen, mitä heidän tulee tehdä, kun he saavuttavat seuraavan.

Mene ajatuksen rytmiin

Esittelemällä työnkulun Notionissa poistat arvailun prosessista ja jaat suuremmat projektit pienempiin, organisoituihin virstanpylväisiin. Tällä tavalla sinulla ja tiimilläsi on kaikki yhdessä paikassa, eikä kenenkään tarvitse lähteä etsimään.

Jos et ole vielä tutustunut Notioniin, sen räätälöinnin ja yksinkertaisuuden ansiosta voit hallita mitä tahansa projektia. Jos kuitenkin tunnet olevasi jumissa, voit aloittaa joistakin sen monista malleista ja oppia samalla.

Käsitteen käytön aloittaminen: 7 tärkeää vinkkiä ja temppua

Notion on yksi parhaista tuottavuuden työkaluista, ja se kasvaa nopeasti. Tässä on joitain temppuja ja vinkkejä, joiden avulla voit aloittaa.

Lue Seuraava

Kirjailijasta