Kuinka helposti suunnitella projekti käyttämällä Dropbox-paperia

Projektin suunnittelu voi olla työlästä ja ylivoimaista, varsinkin kun se vaatii koko tiimisi yhteistyötä erillisten tehtävien, aivoriihien ja muiden parissa.

Onneksi on olemassa teknisiä työkaluja, jotka voivat yksinkertaistaa projektin suunnitteluprosessia. Ja mikä parasta, jotkut niistä ovat ilmaisia. Dropbox Paper on ilmainen dokumenttien luonti- ja muokkaustyökalu, jota tarjotaan Dropboxin kautta. Tarvitset vain Dropbox-tilin.

Projektien suunnittelu Dropbox-paperilla

Dropbox-paperi sisältää kaikki työkalut, joita tarvitset projektien suunnitteluun helposti ja nopeasti. Voit esimerkiksi käyttää aikajanatyökalua asettaaksesi päivämääriä tehtäville ja tehtäville visualisoida koko projektisi.

Voit myös luoda tehtäväluetteloita ja merkitä tietyt tiimin jäsenet, jotka ovat vastuussa kustakin tehtävästä. Paras osa? Voit tehdä kaiken tämän yhdessä asiakirjassa, jolloin on helppo pitää kirjaa kaikista yksityiskohdista.

Dropbox-paperi sopii aivoriihiin

Ennen kuin sukeltaamme, haluamme jakaa tämän: Sinun ei tarvitse selvittää koko projektiasi ennen kuin käytät näitä työkaluja. Saatat myös haluta

oppia lisää siitä, mitä Dropbox Paper todellisuudessa on.

On helppoa tehdä yhteistyötä tiimisi kanssa ja ideoida projekteja sitä mukaa, kun suunnittelet niitä. Kaikki tiimisi jäsenet voivat tarkastella ja muokata Dropbox Paper -asiakirjoja samanaikaisesti.

Aikajanan kehittäminen projektin aikajanalla

Ensin luodaan perusprojektin aikajana. Avaa uusi Dropbox Paper -asiakirja ja nimeä se projektisi mukaan. Noudata sitten näitä ohjeita:

1. Asiakirjan alareunassa näkyy Dropbox Paper -työkalurivi. Valitse aikajanan kuvake, joka näyttää pienoiskalenterilta.
2. Aikajanasi tulee näkyviin. Valitse sitten vieressä oleva nuoli 2 viikkoa valitaksesi projektin pituuden.

Virstanpylväiden asettaminen

Seuraava askel on asettaa projektin virstanpylväät, jotka haluat tiimisi suorittavan projektin aikana. Tehdä niin:

1. Vie hiiri päivämäärän päälle ja a Lippukuvake ilmestyy. Valitse se.
2. Nimeä virstanpylväs.

Jos syötät virstanpylvään väärin tai haluat vain poistaa sen, napsauta virstanpylvästä aikajanalla ja valitse roskakorikuvake.

Tehtävien lisääminen

Kun kaikki virstanpylvääsi on syötetty, sinun kannattaa nyt käydä läpi ja lisätä tiettyjä tehtäviä eräpäivään mennessä. Nämä ovat tehtäviä, jotka sinun on suoritettava saavuttaaksesi jokaisen virstanpylvään.

1. Vie hiiri jokaisen päivämäärän alla olevan tyhjän tilan päälle, jolloin näkyviin tulee harmaa alue. Valitse se avataksesi Uusi kohde -ikkuna.
2. Kirjoita tehtäväsi nimi ja lisää tarvittaessa tehtävän kuvaus.
3. Määritä tehtävä valitsemalla Määritä kuvake (vartalo, jonka ympärillä on ympyrä).

Jos haluat kiinnittää huomion tiettyihin tehtäviin, voit värikoodata ne valitsemalla Palettikuvake ikkunan oikeassa yläkulmassa. Voit esimerkiksi värittää korkean prioriteetin tehtävät punaiseksi.

Tehtävien järjestäminen tehtäväluettelon avulla

Jos haluat luopua aikajanasta, voit käyttää To-Do List -työkalua. Tai voit käyttää Tehtävälistaa Aikajana-työkalun kanssa järjestääksesi projektin tehtäviä.

Voit esimerkiksi sijoittaa keskeisiä virstanpylväitä aikajanalle ja päivämääriä tehtäväsi tehtäväluetteloon. Kun tehtävät on suoritettu, valitse tehtävän vieressä oleva valintaruutu.

Tehtäväluettelon luominen:

1. Valitse Tehtäväluettelo-kuvake (joka näyttää valintamerkiltä) näytön alareunan työkalupalkissa.
2. Kirjoita tehtäväsi nimi.
3. Valitse päivämäärä ja anna päivämäärä.
4. Jos haluat määrittää tehtävän jollekin tiimisi jäsenelle, valitse Määritä kuvake ja kirjoita heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa.

Se siitä! Jos haluat kommentoida tiettyjä tehtäviä, voit tehdä sen valitsemalla Kommenttikuvake (joka näyttää puhekuplalta) tehtävän vieressä.

Lisäominaisuudet projektisuunnitteluun

Kun olet täyttänyt projektin aikajanasi ja tehtäväluettelosi, olet hyvällä matkalla kohti täydellisen projektin suunnittelua. Jos haluat viedä projektisi suunnittelua pidemmälle, tässä on joitain lisäominaisuuksia, joista voi olla apua.

Asiakirjan merkintä

Onko sinulla useita asiakirjoja jokaista työskentelemääsi projektia varten? Tästä voi nopeasti tulla hämmentävää ja turhauttavaa tiimillesi. Yksinkertaisin tapa järjestää projektiasiakirjat on taggaus.

Merkintä (#) mahdollistaa tunnisteen lisäämisen asiakirjoihin ja tiedostoihisi, jotta löydät ne helposti haussa. Dokumenttien merkitseminen:

1. Etsi Dropboxista asiakirja tai tiedosto, jonka haluat merkitä, ja valitse se.
2. Lisää tunniste oikealla olevaan ikkunaan Lisää tunniste laatikko.
3. Käytä tageja, jotka kuvaavat projektiasi. Esimerkiksi #March2022MarketingCampaign toimisi tässä esimerkissä.

Kun haluat etsiä dokumentteja, joissa on tunnisteet, kirjoita tunniste Dropbox-hakupalkkiin.

Projektisuunnittelumalli

Etkö halua luoda projektia Dropboxin sisällä tyhjästä? Dropbox tekee siitä yksinkertaisen projektin suunnittelumallin avulla, jonka löydät tässä.

Valitse vain Käytä mallia, ja malli avautuu Dropbox Paper -tilillesi. Tämä malli sisältää sekä tehtäväluettelon että aikajanan sekä muita tietoja, kuten projektitietoja.

Täytä tietosi, niin olet valmis. Se on myös täysin muokattavissa, joten voit tehdä muutoksia tarpeidesi mukaan.

Toinen loistava tapa pitää projektitiedostot yhdessä on linkittää ne tiedostot pääprojektiisi.

Voit käyttää tätä ominaisuutta avaamalla projektin suunnitteluasiakirjasi. Noudata sitten näitä ohjeita:

1. Valitse työkalupalkista Lisää Dropbox Files -kuvake, joka näyttää avoimelta laatikolta.
2. Etsi hakupalkin avulla tiedosto, jonka haluat lisätä asiakirjaan. Tämä voi olla mitä tahansa sopimuksista esityksiin. Voit myös ladata asiakirjoja valitsemalla Lataa tiedostoja.
3. Korosta asiakirja ja valitse Valita.
4. Tiedosto, asiakirja tai kuva lisätään asiakirjaan. Voit myös napsauttaa tiedostoa avataksesi sen edelleen ja tarkastellaksesi sitä koko näytössä.

Mitä muuta voit tehdä Dropbox-tililläsi?

Dropbox Paper on loistava työkalu kaikkeen projektien suunnittelusta visuaalisten asiakirjojen luomiseen. Joten mitä muuta voit tehdä Dropbox-tililläsi? Taivas on rajana.

3 ainutlaatuista ja luovaa käyttötapaa Dropbox-tileille

Dropbox-tileillä on useita ainutlaatuisia käyttötarkoituksia, joista voit nauttia jakamistyökalujen ja kolmannen osapuolen työkalujen avulla. Tässä muutama kokeiltavaksi...

Lue Seuraava

Kirjailijasta