Mikä on Task Batching? Kattava opas

Työpaikan tuottavuus määritellään usein työn määräksi, jonka henkilö voi tehdä tietyn ajanjakson aikana. Mitä tuottavampi olet, sitä enemmän saat tehtyä asioita.

Sen sijaan, että käyttäisit tavanomaista lähestymistapaa työn tekemiseen, voit kuitenkin soveltaa useita erilaisia ​​strategioita.

Joissakin tapauksissa pienetkin muutokset voivat vaikuttaa syvästi tehdyn työn määrään. Tehtävien yhdistäminen on klassinen esimerkki tästä.

Joten mitä tehtävien yhdistäminen oikein on? Ja miten sen voi tehdä kunnolla? Otetaan selvää.

Mikä on Task Batching?

Tehtävien ryhmittely on prosessi, jossa ryhmitellään samankaltaisia ​​tehtäviä eräksi ja suoritetaan ne yhdellä kertaa sen sijaan, että tekisit ne yksitellen päivän aikana.

Voit yhdistää melkein minkä tahansa tehtävän. Jos esimerkiksi sinun on vastattava sähköposteihisi, voit asettaa tietyn ajan ja keskittyä sitten yksinomaan siihen.

Sen sijaan, että vastaisit ei-kiireellisiin sähköposteihin satunnaisesti päivän aikana, voit ottaa aikaa ja saada työsi tehtyä kerralla täydellisesti.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat sovellukset, joilla voit priorisoida työtehtäviä

Tehtävien yhdistämisen suuri etu on, että voit käyttää sitä melkein mihin tahansa, aina syvällisistä töistä vähäpätöisten tehtävien suorittamiseen päivän aikana.

Tehtyjen ryhmittäminen tehokkaasti

Tehosteiden tehokkaaseen ryhmittelyyn tarvitaan kaksi asiaa: ajanseurantatyökalu ja tehtäväsovellus. Tässä on vaiheittainen opas tehtävien tehokkaaseen ryhmittelyyn.

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on valita ajanseurantatyökalu. Tehtävien ryhmittely on tehokasta vain, jos tiedät, kuinka paljon aikaa käytät kuhunkin tehtäväerään.

Aiheeseen liittyvä: Vapaa-ajan seurantasovellukset maksimoimaan syvällisen työsi

Suosittu valinta on Clockify, koska sen käyttö on täysin ilmaista. Tietenkin on myös muita vaihtoehtoja, kuten Toggl, joten valitse mikä tahansa sovellus, jota haluat käyttää.

2. Luokittele tehtävät sen mukaisesti To-Do-sovelluksella

Tehtäväsovelluksista ei ole pulaa, joten kyse on enemmänkin siitä, mistä pidät ja mistä olet valmis maksamaan. Microsoft To Do on fantastinen sovellus, jota voi käyttää ilmaiseksi ja joka synkronoidaan useiden alustojen välillä, mukaan lukien iOS, Android, Windows ja macOS. Löydät myös muita vaihtoehtoja, esim TickTick.

Kun valitset tehtäväsovellusta, varmista, että valitset sellaisen, jonka avulla voit määrittää tunnisteita tai luokitella tehtäviä. Sillä on suuri ero, kun ryhmittelet tehtäviä yhdessä.

3. Kerää vähäarvoista työtä väsyttäviin vuorokauden aikoihin

Jotta voit jakaa tehtäviä onnistuneesti ja parantaaksesi tuottavuuttasi, sinun on ymmärrettävä, kuinka energiatasosi vaihtelee päivän aikana.

Melkein kaikki meistä kokevat tuudittauksia tai energianlaskuja päivän mittaan. Useimmille ihmisille aamut ovat kuitenkin tuottoisimpia. Energiatasot ovat taivaan korkealla, ja mieli ampuu kaikkiin sylintereihin.

Useimmat ihmiset kuitenkin kokevat laman heti lounaan jälkeen, jolloin tuottavuus laskee huomattavasti. Voit ryhmitellä vähäarvoisia töitä, kuten vastata tarpeettomiin sähköposteihin tai tehdä arkipäiväisiä tehtäviä, näinä vähän energiaa kuluttavina aikoina.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat aikaeräsovellukset tuottavuuden lisäämiseen

Vastaavasti vaativampia tehtäviä varten on parasta jakaa ne sellaiseksi ajaksi, jolloin mielesi on raikas ja keskittynyt. Se voi olla myöhäiset yötunnit tai varhaisen aamun pikkutunnit!

4. Pura isommat projektit pienempiin tehtäviin

Tärkeä asia, joka sinun on tehtävä, on hajottaa suuremmat projektit tehtäviä ryhmitettäessä. Et voi koota tehtäviä yhteen, jos se vie suuren osan päivästäsi.

Sen sijaan, jos työskentelet suuren projektin parissa, sinun on jaettava se pienempiin suoritettaviin tehtäviin. Ja kuten aina, varmista, että voit luokitella nämä tehtävät vastaavasti.

Jos sinun on esimerkiksi valmisteltava kattava raportti, voit jakaa työnkulun useisiin vaiheisiin, mukaan lukien suunnittelu, tiedon kerääminen, raportin laatiminen ja esittely.

5. Aseta aikarajat ja tarkista suorituskykysi

Aikaseurantatyökalun käyttö on erittäin tärkeää tehtävien ryhmittelyn ja onnistuneen suorittamisen kannalta. Monissa tapauksissa tietyt tehtävät voivat riistäytyä käsistä ja viedä enemmän aikaasi kuin uskoitkaan.

Aseta realistiset aikarajat ja yritä noudattaa niitä. Ajan myötä ymmärrät paremmin, kuinka paljon aikaa kuluu tiettyjen tehtävien suorittamiseen, ja aikarajasi tehostuvat.

Sinun tulisi suorittaa aikatarkastuksia viikoittain, jotta tiedät, mitkä tehtäväluokat kuluttavat suurimman osan ajasta ja kuinka voit leikata vähemmän vaativiin tehtäviin käytettyä aikaa.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat Toggl-ajanseurantasovellusvaihtoehdot

Tehtäväryhmittelyn 4 suurta etua

Tehtävien yhdistäminen on fantastinen tuottavuustekniikka, joka auttaa sinua saamaan enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa. Tässä ovat sen tarjoamat suurimmat edut.

1. Parempi tuottavuus

Keskittämällä enemmän samankaltaisiin tehtäviin saat enemmän aikaan sen sijaan, että annat huomiosi vaeltaa. Tehtävien yhdistäminen on yleistä, koska sen avulla voit suorittaa kaikki tärkeät työt yhdellä kertaa, kun energiatasosi ovat korkeammat.

Näin voit myös hallita energiatasosi paremmin päivän mittaan ja keskittyä erilaisiin tehtäviin keskittymistasosi perusteella.

2. Lisääntynyt itseluottamus

Luottamuksesi on ilmeisesti alhainen, kun olet henkisesti tai fyysisesti uupunut henkisesti ja sinulla on tärkeä tehtävä suoritettavana. Et yksinkertaisesti usko omaan työhönsi useimmissa tapauksissa.

Kun teet tärkeitä töitä energisen ja keskittyneen kauden aikana, myös itseluottamuksesi lisääntyy. Kun saat enemmän työtä tehtyä ajan myötä, se jatkaa nousuaan!

3. Parempi työtyytyväisyys

Kokeile tehtävien ryhmittelyä, jos huomaat jatkuvasti jahtaavasi määräaikoja ja hyppääväsi tehtävästä toiseen. Sen avulla voit hallita aikaasi tehokkaammin, mikä lisää viime kädessä työtyytyväisyyttä.

4. Vähentynyt stressi

Tehtävien ryhmittelyn avulla et menetä unta lähestyvien määräaikojen tai huonon työn laadun vuoksi. Koska sinulla on määritellyt ajanjaksot kaikkien olennaisten ja ei-välttämättömien tehtävien suorittamiselle, tiedät milloin lopettaa ja viettää aikaa muihin asioihin.

Luonnollisesti se auttaa alentamaan stressitasoa ja mahdollistaa paremman työn ja yksityiselämän tasapainon.

Tuottavuuden säätely on menestyksen edellytys

Tuottavuustason mittaaminen ja säätäminen on erittäin tärkeää. Sen avulla voit kehittyä paremmin työssäsi, vapauttaa aikaa asioihin, joista pidät, ja oppia lisää. Vielä tärkeämpää on, ettet ole jatkuvasti juuttunut työhön säätelemällä ja hallitsemalla tuottavuuttasi.

Tuottavuuden neljän pilarin hallinta: vinkkejä ja työkaluja käytettäväksi

Haluatko parantaa tuottavuuttasi? Näin hallitset neljää tärkeää tuottavuuden pilaria tekniikan avulla.

Lue Seuraava

Kirjailijasta