6 ajanhallintavinkkiä oman työmääräsi järjestämiseen

Työt, joissa saat itsemääräämisoikeuden tekemisissäsi, ovat mahtavia, jos et pidä siitä, että sinulle kerrotaan, mitä tehdä, ja tarjoavat paljon tyydytystä. Vapauden mukana tulee kuitenkin tarve organisoida ja johtaa omaa työtään.

Tämä vaatii aikaa ja tehtävienhallintataitoja, eikä se ole välttämättä luonnollista. Katsotaanpa joitain luotettavia tapoja vahvistaa kykyjäsi tällä alueella ja alkaa hoitaa omaa työtaakkaasi tehokkaasti.

1. Ota tapa käyttää kalenteria

Pelkästään muistiin luottaminen aikataulusi seuraamiseksi on avoin valtaville inhimillisille virheille. Helpoin tapa hallita hyvää ajanhallintaa on käyttää kalenteria kaikkeen ja tehdä tämä säännöllisesti.

Voit hyödyntää monia digitaalisia kalenterisovelluksia, kuten Näkymät ja Google-kalenteri. Lisäksi voit valita Viikko, jos haluat tehtäväpohjaisen suunnittelijan.

Aiheeseen liittyvä: Outlook-kalenterisi väriluokittelu

Tavoitteena on laittaa kalenteriisi kaikki, mukaan lukien kokoukset, työt ja tapahtumat sekä periaatteessa kaikki, mitä tiedät tarvitsevasi. Jos tiedät jotain, jonka saatat unohtaa, laita se sisään. On hyvä käytäntö täyttää kalenterisi niin paljon etukäteen kuin mahdollista, joten varaa aikaa viikon alussa tehdäksesi tämän.

2. Järjestä sähköpostisi kansioihin

Kaikkien sähköpostien pitäminen Saapuneet-kansiossa voi aiheuttaa kaaosta, varsinkin jos sinun on löydettävä tärkeä saapuva sähköposti myöhemmin. Tämän korjaamiseksi sinun tulee järjestää sähköpostisi asianmukaisiin kansioihin.

Luomiesi kansioiden tulee olla työ- ja roolikohtaisia ​​ja tehdä ne niin, että löydät tietoa nopeasti. Tämä voi sisältää kansioita projekteille, yritysilmoitukset ja päivitykset, tiimin jäsenet, sähköpostit, joita sinun on seurattava ja niin edelleen.

On parasta välttää työhön liittyvien sähköpostien poistamista, sillä vaikka jokin ei nyt näyttäisikään olevan oleellista, se ei tarkoita, etteikö se olisi sitä tulevaisuudessa.

Et ehkä heti huomaa viestinnän järjestämisen etua tällä tavalla, mutta pitkällä aikavälillä se auttaa sinua pysymään työtaakkasi hallinnassa.

3. Järjestä tiedostoasemasi

Mikään ei vahingoita tuottavuuttasi enemmän kuin tiedostoasema, jossa on satoja irrallisia tiedostoja. Tämän tekeminen tekee tarvitsemasi löytämisen vaikeaksi ja ylivoimaiseksi, mikä johtaa viivyttelyyn ja välttämiseen.

Kuten sähköpostisikin kohdalla, on tärkeää järjestää tiedostot kansioihin, jotta voit pysyä työssäsi ajan tasalla. Pohjimmiltaan sinulla ei pitäisi olla tiedostoja, joita ei ole tallennettu erityiseen kansioon.

Aiheeseen liittyvä: Tuottavia työkaluja keskittymisen parantamiseen häiritseviin toimistoihin

Tämän tekeminen ei automaattisesti paranna työtaakan hallintaa, mutta se auttaa sinua ajanhallinnassa ja pitää sinut johdonmukaisena. Oletko koskaan kuullut sanontaa "siisti koti on siisti mieli"? Sama koskee digitaalista työtilaasi!

4. Pidä kirjaa työstäsi

Itsenäisyys työssä tarkoittaa, että sinun odotetaan pitävän kirjaa omista käynnissä olevista tehtävistäsi ja siitä, miten se sopii laajempaan tiimityöskentelyyn. Siksi on sanomattakin selvää, että tarvitset käytännöllisen tavan tehdä tämä.

Voit luoda laskentataulukon, jossa luetellaan kaikki työsi edistyminen asiakkaista, joiden kanssa työskentelet, projektin suunnitteluun. Microsoft Excelissä ja Google Sheetsissä on paljon malleja, joita voit käyttää, tai voit luoda yhden alusta. Ihannetapauksessa laskentataulukon pitäisi antaa sinulle yleiskuva:

• Mikä työ on.
• Määräajat.
• Edistymisindikaattorit.
• Siihen liittyvät tehtävät.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää työnhallintaohjelmistoja, kuten Asana, se järjestää sinulle jonkin verran. Riippumatta siitä, miten valitset työsi seurantaa, jos olet yksin vastuussa työmäärästäsi, on tärkeää, että sinulla on jonkinlainen visuaalinen yleiskuva.

Aiheeseen liittyvä: Asana-hakkeja, jotka sinun on tiedettävä

5. Priorisoi työsi tehokkaasti

Kun sinulla ei ole ketään, joka kertoo sinulle, mitä tehdä, sinun on selvitettävä, mitkä tehtävät ovat etusijalla muihin nähden. Tämä taito on usein se, joka ihmisillä on eniten vaikeuksia, koska se vaatii kokonaisuuden ajattelemista ja tulevien tulosten ennakointia.

Onneksi on olemassa joitain kokeiltuja menetelmiä tämän tekemiseen, jotka auttavat sinua. The Moskovan menetelmä auttaa sinua järjestämään tehtävät pakollisiin, olisi pitänyt, voisi olla ja ei tule olemaan. Se on porrastettu järjestelmä, jonka avulla voit selvittää, mitkä tehtävät ovat tärkeitä ja mitkä eivät.

The Eisenhower Matrix on toinen menetelmä, joka luokittelee tehtäväsi 2x2-ruudukkoon: kiireelliset, tärkeät, ei kiireelliset ja ei tärkeät. Siksi, jos tehtäväsi putoaa Kiireellinen/Tärkeä-ruutuun, se tarkoittaa, että sinun on tehtävä se nyt. Jos taas se putoaa Ei kiireellinen/ei tärkeä -ruutuun, voit luultavasti jättää sen huomiotta toistaiseksi.

6. Säästä aikaa toistuvissa tehtävissä

Ihmiset viettävät noin 25 % ajastaan ​​toistuviin tehtäviin. tämä on valtava osa ajasta, ja se on uskomattoman tehotonta. Nämä voivat olla lähettämiäsi sähköposteja, joiden sisältö on identtinen, tai tekstilohkoja, jotka kirjoitat raportteihin.

Hyvä uutinen on, että voit automatisoida rutiinityöt tällä tavalla käyttämällä Magical Text Expander Chrome-laajennus. Se on ilmainen sovellus, jonka avulla voit luoda jopa 10 pikakuvaketta sen sijaan, että kirjoitat samaa tekstiä uudestaan ​​​​ja uudestaan.

Aiheeseen liittyvä: Päivittäiset tehtävät, jotka voit automatisoida Zapierin avulla

Pikanäppäimen liipaisin voi olla symbolien ja kirjainten yhdistelmä. Kun kirjoitat ne, se tuottaa automaattisesti tarvitsemasi koko tekstin. Esimerkiksi kirjoittamalla #raportti tuottaa täydellisen runkoraportin, ja voit vain mennä sisään ja muokata asiaankuuluvia tietoja.

Pysy työtaakkasi päällä

On erittäin helppoa tulla järjestäytymättömäksi ja tehdä virheitä oman työtaakan hallinnassa. Siksi on tärkeää varmistaa, että sinulla on kaikki valmiina tämän minimoimiseksi.

Ihmisinä voimme tallentaa vain niin paljon tietoa aivoihimme, joten älä rasita itseäsi yrittämällä muistaa kaikkea. Tässä lueteltujen vinkkien avulla pääset hyvin hallitsemaan omaa tapausmäärääsi tehokkaasti, ja ajan myötä siitä tulee toissijaista.

4 Digital Board -sovellusta yhteistyöhön ja projektisuunnitteluun

Digitaaliset yhteistyötaulut ovat tie eteenpäin, mutta kumpaa kannattaa käyttää? Tässä ovat parhaat sovellukset yhteistyöhön ja projektisuunnitteluun.

Lue Seuraava

Kirjailijasta