Kuinka saada tehtävälistasi takaisin raiteilleen ajatuksen avulla

Ei ole harvinaista, että olet juuttunut askareisiin, työhön tai tehtäviin. Avain tämän ratkaisemiseen on laatia suunnitelma ja selvittää, mistä aloittaa.

Ensimmäisen askeleen ottaminen voi olla haastavaa, mutta sen kirjoittaminen ja interaktiivisen visuaalin luominen voivat auttaa – varsinkin kun voit vetää ja pudottaa asioita, jotka muuten painaisivat mieltäsi.

Tässä artikkelissa opastetaan, kuinka saat tehtäväluettelosi takaisin raiteilleen Notionin avulla.

1. Luo jäännös Notionissa

Jos tunnet olevasi ylenpalttinen tehtävien kanssa, haluat todennäköisesti välttää muuttamasta tehtäväluettelon luomista projektiksi. Onneksi Notionissa on paljon hyödyllisiä malleja, joita voit käyttää sellaisenaan tai hieman muokata tehdäksesi omia.

Tässä esimerkissä Tehtävälista malli toimii hyvin. Löydät sen osoitteesta Mallit -valikosta vasemman sivupalkin alla Henkilökohtainen. Kun vedät sen ylös, poista paikkamerkkikortit valitsemalla kolme pistettä kortin sisällä ja napsauttamalla poistaa valikossa.

Luo ruuhkasi lisäämällä uusi ryhmä napsauttamalla lisäyskuvaketta nykyisten ryhmiesi oikealla puolella ja nimeämällä se

ruuhkaa. Avaa sen valikko käyttämällä kolmea pistettä ryhmän nimen vieressä vaihtaaksesi väriä, jos haluat.

Mieti nyt jokaista mielekästä tehtävää, joka sinun on tehtävä, ja lisää se tähän luetteloon.

Välttääksesi liian yksityiskohtaista, yritä ajatella asioita, joita et tee tottumuksesta. Jos esimerkiksi pyyhit keittiötasot automaattisesti joka päivä, sinun kannattaa jättää tämä tehtävä pois, koska se tekee ruuhkan luomisesta haastavampaa.

Aiheeseen liittyvä: Luettelot, joita voit pitää mielessä ja lisätä tuottavuutta

Ajattele enemmän tehtäviä tai askareita ja asioita, joita olet aikonut tehdä tai unohtanut tehdä. Älä huoli, jos huomaat, että sinulla on paljon tai sinulla on vain vähän. Tämä lista on juuri sinua varten.

2. Lajittele ruuhkasi ryhmiin Notionissa

Luo luokkia nimeämällä muut taulullasi olevat ryhmät uudelleen. Päätät itse, mitä luokkia haluat käyttää tehtävissäsi, mutta jos etsit ehdotuksia, yritä tehdä sellainen projektikohtainen ryhmä, jos sinulla on paljon samankaltaisia ​​tehtäviä, kuten talo, koulu, siivous, järjestäminen tai jotain muu.

Jos huomaat tarvitsevasi useamman kuin yhden projektikohtaisen ryhmän, lisää toinen.

Voit myös haluta sisällyttää a käydä uudelleen luettelo tehtävistä, joihin sinulla ei ole tällä hetkellä aikaa, ja suositusluettelo paikoitustehtäviksi, jotka ovat itse asiassa jonkun muun ehdotuksia.

Lisäksi haluat säilyttää ruuhkaryhmäsi, koska kaikki yleiset tehtäväsi pysyvät tähän. Jatkat myös lisäämistä kuhunkin luokkaan, mukaan lukien ruuhkat, kun huomaat uusia tehtäviä sen sijaan, että lisäisit niitä suoraan nykyiseen tehtäväluetteloosi.

Kun olet asettanut taulusi, vedä ja pudota tehtäväsi oikeaan luokkaansa tai jätä ne ruuhkaan, jos ne eivät sovi mihinkään muualle. Jos löydät listaltasi suuria tehtäviä, jotka vievät paljon aikaa, voit jakaa ne myös pienempiin tehtäviin luokissasi.

Esimerkiksi sen sijaan, että luettelet vaiheet diaesitysesityksen luomiseksi, saatat haluta tietää kuinka jakaa tehtävät vaiheisiin kuten tutkiminen, luonnostelu, muotoilu ja oikoluku. Varmista vain, että nimeät ne tarkasti, jotta et unohda, mitä tehtävää varten vaihe on tarkoitettu.

3. Suunnittele tehtävälistasi järkevästi

Nyt haluat toteuttaa luettelosi. Saattaa olla houkuttelevaa valita joitain kohteita ja käsitellä niitä satunnaisesti, mutta pieni suunnittelu auttaa estämään olosi ylikuormitukselta ja antaa sinun priorisoida.

Sinun tarvitsee vain luoda toinen luokka. Voit halutessasi luoda sen sijaan erillisen sivun. Jos kuitenkin haluat helposti vetää ja pudottaa kohteita luokasta toiseen, lisää uusi ryhmä taulullesi ja kutsu se tehtäväksi.

Tässä ryhmässä voit sijoittaa nykyiset tai päivittäiset tehtäväsi. Joko edellisenä iltana tai aamulla katso luetteloitasi ja vedä yli kohteet, jotka haluat priorisoida – kuten esim. käyttäen Ivy Lee -menetelmää, haluat siirtyä vain sellaisen summan yli, josta olet tyytyväinen.

Kun suoritat tehtävän, poista se ja siirry seuraavaan. Päivän päätteeksi tai kun olet saavuttanut luettelosi lopun, lataa se uudelleen saman määrän uusia tehtäviä seuraavaa päivää varten.

Aiheeseen liittyvä: Käsitteen käytön aloittaminen: tärkeitä vinkkejä ja temppuja

Jos sinulla on keskeneräisiä tehtäviä, älä hikoile. Pidä nämä kohteet luettelosi yläosassa seuraavaa päivää varten ja lisää luettelon alaosaan, kunnes saavutat päivittäisen määrän, johon olet tyytyväinen.

Vinkkejä ryhmien järjestämiseen

Värikoodaus on kätevä kaikissa projektinhallintaohjelmistoissa. Todella hyödyllinen vaihtoehto Notionissa on värisarakkeiden lisääminen taulun tietokantaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Ryhmä pöydän yläosassa ja valitse värisarakkeet.

Tämän tekeminen saa värin näkyviin kaikkien ryhmäsi kohteiden taakse, jolloin löydät oikeat sarakkeet nopeammin ja voit erottua joukosta.

Haluat todennäköisesti nykyisen tehtäväluettelosi olevan ensimmäinen, jonka näet, koska se on taulun pääpaino. Sijoitamalla sen vasemmalle ja antamalla sille kirkkaan värin, autat sitä erottumaan joukosta.

On myös todennäköistä, että et halua uudelleenkäyntiluettelosi haittaavan päiväsi suunnittelua, joten sinun kannattaa siirtää sitä oikealle ja antaa sille eri väriä, jotta et enää tarkista sitä. Jos luettelo on mielestäsi todella häiritsevää, voit myös piilottaa sen taulultasi ja katsoa sitä vasta, kun tiedät, että sinulla on ylimääräistä aikaa.

Palaa raiteilleen ajatuksen kanssa

Pikatehtävätaulun luominen Notionissa on erinomainen tapa palata tehtävälistasi raiteilleen. Jos huomaat järjestelmän toimivan sinulle, voit myös jatkaa sen käyttöä estääksesi itseäsi poistumasta raiteilta uudelleen.

Kuinka asettaa ja seurata tavoitteitasi käsitteen avulla

Jos tavoitteiden seuranta auttaa sinua saamaan asioita aikaiseksi, tiedät, että tarvitset kätevän työkalun tätä varten. Näin voit käyttää käsitettä tavoitteiden asettamiseen ja seuraamiseen.

Lue Seuraava

Kirjailijasta