Projektin virstanpylväiden asettaminen tuottavuuden lisäämiseksi

Projektin aloittaminen ilman virstanpylväitä on kuin työskentelyä koko päivän ilman taukoja. Sen lisäksi, että olet uupunut, tulet kyllästyttämään mieltäsi.

Projektin virstanpylväät antavat sinulle syitä olla innostunut projektistasi, vaikka loppupää olisi kaukana. Ne näyttävät sinulle ponnistelujesi palkinnot ja inspiroivat sinua työskentelemään kovemmin.

Tässä artikkelissa keskustelemme projektin virstanpylväiden tärkeydestä ja siitä, kuinka asettaa tehokkaat hankkeen virstanpylväät menestykselle.

Mikä on projektin virstanpylväs?

Projektin virstanpylväät ovat erityisiä pisteitä, jotka osoittavat, milloin tapahtuma, vaihe tai tavoite valmistuu projektissa. Tehokkaat virstanpylväät auttavat sinua pitämään kirjaa projektista ja sen toteuttamiseen tarvittavista asioista.

Projektin virstanpylväät kattavat koko projektin elinkaaren alusta loppuun. Aivan kuten tienviitat, ne vievät sinut loppuun projektin.

Joitakin yleisiä esimerkkejä projektin virstanpylväistä ovat projektin hyväksyntä, projektirahoitus ja projektiryhmän jäsenten kokoaminen.

Miksi projektin virstanpylväät ovat tärkeitä?

Virstanpylväät ovat onnistuneen projektin tukipilareita. Ilman projektin virstanpylväitä projektisi saattaa alkaa tuntua väsyttävältä tai tylsältä. Näin on etenkin suurissa projekteissa, joiden toteuttaminen kestää kauan. Projektin virstanpylväät ovat niitä asioita, jotka pitävät tiimisi motivoituneena koko matkan ajan.

Tässä on joitain projektin virstanpylväitä.

1. Tehokas yhteistyö

Jos projektissa on virstanpylväitä, voit delegoida tehtäviä kohti virstanpylväitä. Sen sijaan, että tiimin jäsenet pysyisivät toimettomana, he ovat jatkuvasti mukana ja antavat positiivisen panoksen projektiin.

Tuottavuus lisääntyy, kun sitä on yhteistyötä tiimin sisällä, ja kaikki tietävät, mitä heidän on tehtävä jokaisessa vaiheessa. Tulokset näkyvät heidän suorituksissaan.

Testejä ja tarkastuksia sisältävät virstanpylväät rohkaisevat työntekijöitä hoitamaan tehtävänsä oikein testin läpäisemiseksi.

2. Säilytä korkeat standardit

Millaisen standardin haluat saavuttaa projektissasi? Tietyn standardin tavoitteleminen projektin lopputuloksessa ilman virstanpylväitä ei ole mahdollista. On helpompi täyttää sovitut standardit, kun mittaat niitä eri virstanpylväissä.

Varmista, että virstanpylväät saavuttavat asetetut standardit, ennen kuin merkitset ne valmiiksi. Et voi saavuttaa asetettuja standardeja, jos jonkin virstanpylvään laatu on odotuksia alempi.

3. Tee tietoisia johtamispäätöksiä

Virstanpylväiden asettaminen auttaa sinua tehdä parempia ryhmäpäätöksiä saada projektisi valmiiksi ajoissa. Tiedät tarvittavat vaiheet, tarvittavat resurssit ja projektiin tarvitsemasi ajan. Näiden tärkeiden tekijöiden tiedostaminen vähentää laiskuutta ja ajanhukkaa.

Ryhmäsi voi viedä projektia eteenpäin myös poissa ollessasi, koska he tietävät, että heillä on resurssit tehdä oikeita päätöksiä. Tämä parantaa myös tuottavuutta ja tekee tiimistäsi toimintakeskeisemmän.

4. Tunnista mahdolliset haasteet

Tehokas tapa ratkaista ongelma on tunnistaa ongelma etukäteen, ja virstanpylväät auttavat sinua tekemään sen. Projektisi haasteita voivat olla riittämätön budjetti, resurssien puute tai tiimin jäsenet.

Pystyt kertomaan haasteet, jotka voivat haitata virstanpylvään onnistumista, ja tarttua niihin välittömästi. Jos unohdat nämä haasteet, seuraukset voivat ilmetä silloin, kun vähiten odotat niitä.

5. Motivoi tiimiä

Ryhmän motivaatio on välttämätöntä projektin onnistumiselle. Projektipäällikkönä sinun täytyy motivoida tiimiäsi jatkaa työntämistä, ja voit tehdä tämän virstanpylväillä.

Virstanpylväät paljastavat projektin nykyisen vaiheen ja rohkaisevat tiimiä ponnistelemaan enemmän sen saattamiseksi päätökseen. Ilman virstanpylväitä tiimisi ei voi mitata suorituskykyään.

6. Tarkkaile määräaikoja

Haluatko hallita projektisi määräaikoja? Virstanpylväät kertovat sinulle, milloin sinun on aloitettava ja lopetettava tietty tehtävä. Projektin seuraaminen antaa sinulle mahdollisuuden noudata määräaikaa ja suorita tehtävät ilman turhaa painetta.

Jos et hallitse määräaikojasi, se voi johtaa alhaiseen tuottavuuteen, etkä saa projektia valmiiksi.

5 vinkkiä tehokkaiden projektien virstanpylväiden asettamiseen

Ennen kuin viimeistelet projektin virstanpylväät, sinun on varmistettava, että ne ovat realistisia ja saavutettavissa. Virstanpylväiden asettaminen innostaaksesi itseäsi on haitallista. Tulet pettymään, kun et voi saavuttaa virstanpylväitä, ja se vaikuttaa asenteeseesi koko projektia kohtaan.

Tässä on muutamia vinkkejä tehokkaiden projektien virstanpylväiden asettamiseen.

1. Valitse oikea ajoitus

Virstanpylväiden liian lähellä toisiaan saattaminen luo väärän edistyksen tunteen. Sijoita virstanpylvääsi riittävän hyvin, jotta tulokset ovat merkittäviä koko projektin kannalta.

Varmista, että virstanpylvääsi ovat haastavia, ja niiden suorittamiseen kuluu tietty aika. Älä kuitenkaan pidä niitä liian kaukana toisistaan, koska se voi johtaa motivaation menettämiseen.

Etkö ole varma kuinka sijoitetaan projektillesi? Käytä työkalua, kuten ProofHub jakaa projektisi useisiin virstanpylväisiin ja seurataksesi toteutusaikaa.

2. Tavoittele edistystä

Jotta virstanpylvääsi olisivat tehokkaita, sinun on varmistettava, että ne vievät sinut useita askeleita lähemmäs projektisi loppua. Hyvä virstanpylväs siirtää sinut pisteestä A pisteeseen B. Jos virstanpylväs jättää sinut samaan kohtaan, se ei ole progressiivinen.

Jotta virstanpylvääsi edistyy, sinun on varmistettava, etteivät ne ole päällekkäisiä. Jokaisen virstanpylvään tulee olla riippumaton toisesta. Käytä projektinhallintatyökaluja, kuten Brightpod varmistaaksesi, että virstanpylvääsi eivät mene päällekkäin, jotta työnkulku pysyy liikkeessä.

3. Yksinkertaista virstanpylväät

Tehokkaimmat virstanpylväät ovat yksinkertaisia ​​ja helposti kaikkien tiimiläisten ymmärtämiä. Jos tiimin jäsenet eivät ymmärrä virstanpylvään osia ja kuinka se saavutetaan, he kamppailevat saavuttaakseen sen.

Voit hyödyntää projektinhallintatyökaluja, kuten Virstanpylväiden suunnittelija yksinkertaistaaksesi virstanpylväitäsi kattaviksi kappaleiksi ymmärtämisen helpottamiseksi.

4. Luo helppokäyttöisyys

Projektipäällikkönä sinun tulee aina tuoda projektisi virstanpylväät tiimisi jäsenten saataville. Minkä tahansa virstanpylvään osan piilottaminen aiheuttaa viivettä työnkulussa. Ellei kyseessä ole yksityinen projekti, pidä virstanpylväsi auki, jotta tiimin jäsenet seuraavat edistymistä. He kohdistavat enemmän paineita saavuttaakseen läheisiä virstanpylväitä.

Käytä projektinhallintatyökalua, kuten Kissflow jotta projektisi virstanpylväät ovat tiimisi jäsenten saatavilla. He voivat käyttää projektisi hallintapaneelia etänä milloin tahansa sen pilvipohjaisessa tallennustilassa.

Projektisi virstanpylväät eivät ole tehokkaita, jos kukaan ei ota niitä vakavasti. Saat tiimisi jäsenet ymmärtämään jokaisen virstanpylvään saavuttamisen tärkeyden pitämällä heidät vastuullisina.

Jos tiimi ei saavuta virstanpylvästä, jonkun tai ihmisryhmän täytyy olla vastuussa siitä. Muuten työntekijäsi ovat haluttomia saamaan työnsä tehtyä.

Pysy motivoituneena projektin virstanpylväillä

Tyytyväisyys, joka tulee projektin onnistuneesta loppuun saattamisesta, on korvaamaton. Tiimin jäsenet ovat niin ylpeitä itsestään hyvästä työstä.

Projektin virstanpylväät osoittavat, että sinä ja tiimisi olette oikealla tiellä. Kun projekti muuttuu vaikeaksi ja haluat lopettaa, saavuttamasi virstanpylväät motivoivat sinua jatkamaan. Jos pystyt saavuttamaan nämä virstanpylväät, voit saavuttaa edessä olevat.

5 Projektinhallintaohjelmiston käyttöä säästäviä etuja

Projektinhallintaohjelmiston avulla voit pitää kaiken järjestyksessä yhdessä paikassa, mikä säästää aikaa. Tässä on joitain sen aikaa säästäviä etuja.

Lue Seuraava

Kirjailijasta