5 syytä, miksi sinun pitäisi käyttää Microsoft To Do

Microsoft To Do on tehokas sovellus, joka usein unohdetaan ja suosii näppärämpiä tehtävänhallintaratkaisuja. To Do on itse asiassa kestävä sovellus, jota kannattaa harkita, varsinkin jos haluat lisätä tuottavuuttasi käyttäessäsi Microsoft 365:tä.

Päivittäinen To Do-toimintojen käyttäminen priorisoimaan, mitä kyseisenä päivänä on tehtävä, ja kaikkien tehtäviesi keskuksena, on joitain tehokkaita tapoja alkaa hyödyntää tätä sovellusta.

Mitä Microsoftin pitää tehdä?

Microsoft To Do on tehtävienhallinta, joka tulee Microsoft 365:n mukana. Vaikka kaikki sen ominaisuudet voisivat täyttää täydellinen aloittelijaopas, Microsoft To Do -sovelluksen ydin on, että voit syöttää tehtäviä verkossa, työpöydällä ja mobiilisovelluksissa. Tiedot synkronoidaan saumattomasti Microsoft-tilisi kautta.

Voit luoda ryhmiä ja tehtäväluetteloita. Näin voit helposti jakaa projektitehtävälistan työtovereiden kanssa, päivittäistavaraluettelon perheenjäsenten kanssa ja retkeilyvarusteluettelon esimerkiksi ystävien kanssa. Sovellus on tarpeeksi yksinkertainen, jotta sitä voivat helposti käyttää ihmiset, jotka eivät ole taitavia digitaalitekniikkaa.

ladata: Microsoft To Do for Android | iOS | Windows | Mac (Vapaa)

5 syytä käyttää Microsoft To Do

1. Tuo kalenterisi ja tehtäväluettelosi yhteen.

Monet kalenteri- ja tehtäväluettelosovellukset ovat erillisiä. Tämä voi aiheuttaa päänsärkyä. Mitä tapahtuu, kun asetat tehtävän muistutuksen kello 19:00 ja sinulla on samaan aikaan kalenteritapahtuma? Joko unohdat yhden tai siirryt jatkuvasti kalenterin ja tehtäväsovelluksen välillä tarkistaaksesi ajan saatavuuden.

Microsoft To Do ratkaisee tämän ongelman integroimalla tiiviisti kalenterin Microsoft 365:ssä.

• Outlook-työpöytäsovelluksessa voit helposti napsauttaa Kalenterin ja To Do -kohdan välillä, joka sisältyy sovellukseen tehtäväpalkki.
• Outlook-mobiilisovellus sisältää myös sekä kalenterin että tehtävät. Näet Tehtävät tehtävät -kohdassa haku välilehti alla äskettäin vastaanotettu ja lähetetty tiedostot. Voit napsauttaa To Do Outlookissa, ja sovellus avautuu.
• Verkossa voit käyttää Kalenterin taulunäkymää nähdäksesi tehtävät ja kalenterin vierekkäin.

2. Luo tehtäviä sähköpostistasi

Kaikki työtehtävistä palvelusta pyytäviin ystäviin, monet tehtävät saapuvat sähköpostitse. Onneksi To Do ja Outlook on web ovat erityisen tehokas yhdistelmä tuottavuuden parantamiseksi.

Microsoft 365:n avulla voit siirtää sähköpostin Saapuneet-kansiosta To Do-osioon, joka löytyy alta Minun päiväni painiketta nauhassa. Pudottamalla vain sähköpostin To Do -osio, luot uuden tehtävän.

Tehtävä on riippumaton sähköpostista, jonka voit poistaa tai arkistoida.

3. Pidä kirjaa tehtävistäsi tiimissä

Microsoft kannustaa käyttäjiä tekemään mahdollisimman paljon työtä Teamsissa. Tästä syystä Teams ja To Do ovat myös saaneet tiiviimmän integraation. Voit lisätä Tehtäviä Teams-sovellukseen seuraavasti:

1. Mene Microsoft Teams > Sovellukset.
2. Haku > Tehtävä.
3. Lisää > Plannerin tehtävät ja tehtävät.
4. Klikkaus Avata.

Plannerin tehtävät ja tehtävät lisätään sitten joukkoon sivupalkki Teamsissä. Voit tarkastella ja luoda tehtäviä Teamsissa, ja ne näkyvät Tehtävässä ja päinvastoin.

• Integraation avulla voit jatkaa chattailua kollegoiden kanssa ja samalla tarkistaa tehtäväsi samassa paikassa, mikä sopii erinomaisesti projektinhallintaan.
• Jos kollegasi ilmoittaa sinulle chatin kautta, että jokin tehtävälistallasi olevista tehtävistä on valmis, voit merkitä sen valmiiksi suoraan Teamsissa.

Aiheeseen liittyvä: Microsoft Power Automaten käyttäminen Twitterin seurantaan

Tehtävät kasaantuvat nopeasti tehtävään. Kun sinun on löydettävä tehtävä nopeasti, miksi et ohittaisi selaamista ja jätä se mahdollisesti tekemättä? Voit tehdä tämän parhaiten lisäämällä hashtagin joko tehtäväsi otsikkoon tai tehtävään Lisätä huomautus -osio.

Voit sitten yksinkertaisesti etsiä hashtagia ja nähdä kaikki siihen liittyvät tehtävät. Tämä on myös nopea tapa aloittaa tehtävien uudelleenjärjestely, jos esimerkiksi sinulle määrätyn artikkelin eräpäivä muuttuu. Voit kerätä kaikki tehtäväsi hashtagilla #writing ja päivittää niitä, kun aiot työstää niitä.

Kyky käyttää hashtageja ei ole ainutlaatuinen tehtävänhallintatyökalujen joukossa. Applen Reminders-sovellus ja OmniFocus hyödyntävät niitä hyvin, ja ne ovat myös tärkeä osa To Do -ohjelmaa.

Aiheeseen liittyvä: Microsoft Excelin käyttäminen tunteiden analysointiin

5. Keskity käyttämällä Oma päivä -luetteloa

On todennäköistä, että vietät ainakin jonkin aikaa päivän alussa miettien, mitä sinun pitäisi tehdä. Jos olet kuten monet ihmiset, voit kirjoittaa muistiin luettelon tehtävistä. Teet tämän pitääksesi ne erillään muista tehtävistä, jotka sinun on tehtävä huomenna, ensi viikolla ja ensi kuussa.

To Do voi korvata aamukirjoituksen ja auttaa sinua älykkäästi keskittymään siihen, mitä sinun on tehtävä tänään.

• The Päiväni lista on valmiina tehtävään. Se ehdottaa tehtäviä, jotka saatat haluta tehdä tänään. Näitä ovat tehtäviä, jotka loit sekä To Do -sovelluksessa että muissa yhdistetyissä sovelluksissa, kuten Kalenterissa, Outlookissa tai Teamsissa.
• Voit myös vetää tehtäviä manuaalisesti Päiväni lista tai kirjoita uusia tehtäviä, jotka sinun on suoritettava.
• Tavarat, joihin vedät Minun päiväni pysyvät alkuperäisessä luettelossaan varmistaen, ettet menetä mitään.
• Jokaisen päivän lopussa tehtävät, joita ei ole merkitty suoritetuiksi, poistuvat automaattisesti Päiväni lista. Ominaisuuden avulla voit aloittaa jokaisen päivän puhtaalta pöydältä, vaikka automaattiset ehdotukset auttaisivat rakentamaan päivääsi uudelleen aamulla.

Kuten Microsoft sanoo To Do: sta: "Jokainen päivä on uusi alku."

Microsoft To Do on tehokas tehtäväkeskus

Microsoftin To Do -sovellus on tehokkaampi kuin monet ihmiset antavat sille tunnustusta. Varsinkin jos olet jo uppoutunut Microsoft 365 -ekosysteemiin, tehtävienhallintakeskuksesi tekeminen on vaivan arvoista.

8 parasta sovellusta, joilla voit priorisoida työtehtäviä

Haluatko lisätä tuottavuuttasi työssäsi ja saada enemmän aikaan keskittymällä tehtäviisi? Tässä on joitain sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua tekemään sen.

Lue Seuraava

Kirjailijasta