Microsoft 365 -hakukentän parhaat käyttötavat

Microsoftin hakukenttä on tehokkaampi kuin uskotkaan. Sen avulla voit etsiä nopeasti kontekstikohtaisia ​​tietoja, tiedostoja ja vihjeitä Microsoft 365 -sovelluksesta, jota käytät jo.

Microsoft 365 -sovellusten välillä on useita yhteisiä hakukenttäominaisuuksia. Muut ominaisuudet ovat yksilöllisempiä yksittäisille sovelluksille. Parhaiden ominaisuuksien ymmärtäminen voi vain nopeuttaa työnkulkua, kuten keskustelemme tänään.

Mikä on Microsoftin hakukenttä?

Internetin ansiosta käden ulottuvillasi olevan tiedon määrä on rajaton. Sinun tarvitsee vain löytää haluamasi. Tämä periaate tekee Microsoftin hakukentästä niin hyödyllisen.

Hakukenttä vie sinut haluamaasi tietoon, tiedostoon, valokuvaan tai henkilöön nopeammin ja vähemmän vaihtamalla sovellusten ja kansioiden välillä.

Hakukenttä on käytettävissä kaikissa Microsoft 365 -sovelluksissa. Löydät laatikon yläpuolelta nauha, sanalla Hae kutsua sinut sisään. Jotkut käyttäjät voivat nähdä vain a suurennuslasi joka laajenee ruutuun, kun sitä napsautetaan, asetuksistasi riippuen. Microsoft 365 -versiostasi riippuen hakukenttää voidaan kutsua

Kerro minulle ja sinulla on a hehkulamppu suurennuslasin sijaan.

Napsauta hakukenttää, niin viimeisimmät haut ja ehdotukset tulevat avattavaan valikkoon. Kirjoita yksi kirjain, niin ehdotukset täyttyvät uudelleen vastaavasti.

Paras tapa käyttää hakukenttää on kirjoittaa yksittäinen sana tai lause. Esimerkiksi Pivot-taulukko Excelissä tai Näytä Wordissa. Tämä lisää osuvampia tuloksia.

Jos et näe etsimääsi, napsauta Lisää hakutuloksia. Siellä todennäköisesti näet mitä haluat.

Aiheeseen liittyvä: Windows 11:n indeksointi nopeampien hakutulosten saamiseksi

Miksi käyttää Microsoftin hakukenttää?

Kohutetaanko olkapäitään tämä ominaisuus? Vain muutamalla napautuksella voit napsauttaa haluamaasi kansioon ja avata haluamasi tiedoston. Samoin muutamalla napautuksella voi avata tarvitsemasi tiedot selainpohjaisesta hakukoneesta.

Ehkä se on totta.

Mutta milloin viimeksi mietit, kuinka kauan kestää päästäksesi tiedostoon tai tietoon? Kuinka monta sekuntia tai kuinka monta napsautusta? Kuinka paljon aikaa tiedostojen tai tietojen etsiminen vie keskittynyt työ jo ennestään häiritsevässä työympäristössä?

Se on luultavasti enemmän aikaa kuin alun perin luulit, varsinkin kun voit käyttää hyvin helppokäyttöistä vaihtoehtoa: hypätä hakukenttään, napauttaa sanaa tai kaksi ja löytää tarvitsemasi.

Microsoft 365:n hakukone on osa laajempaa suuntausta kohti tietokoneita, jotka hyödyntävät paremmin sitä, mitä he tietävät sinusta. Microsoft 365:n ja Google Workspacen hakuominaisuudet ovat nyt niin vahvoja, että tiedostojen tallennuskansiot voivat näyttää vanhanaikaisilta.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka näyttää piilotetut tiedostot ja kansiot Windows 11:ssä

Microsoftin hakukentän ominaisuudet

Hakukentässä on useita ydinominaisuuksia, jotka toimivat johdonmukaisesti kaikissa Microsoft 365 -sovelluksissa.

1. Sijainti. Löydät hakukentän sovelluksen yläosasta, yläpuolelta nauha, vaikka se voidaan minimoida suurennuslasin muodossa asetuksistasi riippuen. Windowsin pikanäppäin on Alt+Q.
2. Sanat tai lauseet. Voit syöttää joko yksittäisen sanan tai lauseen hakukenttään ja saada useita kontekstikohtaisia ​​tuloksia. Esimerkiksi Outlookissa laatikko näyttää sähköpostit ennen Word-asiakirjoja.
3. Muisti. Hakukenttä oppii käyttäytymisesi ja näyttää älykkäämmin tietoja puolestasi. Viimeisimmät hakusi tallennetaan, jotta voit käyttää niitä nopeasti uudelleen.
4. Vinkkejä. Jos sinun on etsittävä tietyn tehtävän suorittamista sovelluksessa, kirjoita kenttään tehtävään liittyvä sana. Löydät avuksesi ohjeasiakirjan tai videon.
5. Nettihaku. Jos haluat tutkia aihetta enemmän, kirjoita se hakukenttään, jolloin sovellukseen ilmestyy perustiedot sekä Bing-hakutulokset, jotka avautuvat selaimeen, kun niitä napsautetaan.
6. määritelmät. Haluatko nopeasti tarttua sanan määritelmään? Kirjoita vain se ja saat vastauksen.
7. Käytä tiedostoja. Kirjoita tiedoston nimi ja laitteesi löytää sen. Voit lisätä tiedoston työpaikkaasi tai valita siitä tiedot, jotka kopioit.
8. Jakaminen. Tyyppi Jakaminen hakukenttään, ja voit jakaa linkin nykyiseen tiedostoosi yhteiskäyttäjien kanssa.
9. Ehdotetut toimenpiteet. Nämä kontekstikohtaiset pikanäppäimet auttavat sinua suorittamaan suositellut toiminnot nopeammin. Ne tulevat näkyviin, kun napsautat hakukenttää.
10. Pääset nopeasti asetuksiin. Kirjoita vain kirjain hakukenttään, niin pääset nopeasti asetukseen tai työkaluun, jonka etsimiseen muuten kuluisit muutaman sekunnin. Haluatko esimerkiksi päästä kappaleasetuksiin Wordissa, mutta et muista tarkalleen missä ne ovat? Laita P ja Kappaleen asetukset tulee esiin.

Microsoftin hakukentän ominaisuudet sovelluksen mukaan

Hakukentässä on ainutlaatuisia ominaisuuksia jokaisessa Microsoft 365 -sovelluksessa. Alla on muutamia esimerkkejä, joiden avulla pääset alkuun.

Näkymät

• BCC. Haluatko nopeasti lisätä piilokopion sähköpostiin? Jos et ole ottanut tätä ominaisuutta käyttöön aina, kirjoita hakukenttään BCC. Sähköpostiin lisätään rivi piilokopiota varten.
• Nopeat askeleet. Oletko määrittänyt pikaohjeet postilaatikkosi hallintaan? Kirjoita Q-kirjain hakukenttään, niin Quick Step -vaihtoehdot tulevat näkyviin.
• Lisää kysely. Haluatko nopeasti kyselyn kollegoille? Avaa uusi sähköposti, kirjoita hakukenttään Äänestä, käytä äänestyspainiketta ja valitse haluamasi kyselytyyli.

Sana

• Käytä sisältöä uudelleen. Mahdollisuus käyttää uudelleen tietyn tiedoston sisältöä erottuu todella Wordissa. Kun työskentelet yhdessä asiakirjassa, saatat haluta lisätä tekstiä toisesta. Etsi tiedosto hakukentän avulla ja avaa se hakuruudussa. Napsauta kolmea pistettä tiedoston oikealla puolella, ennen kuin painat Käytä sisältöä uudelleen. Kopioi ja liitä sitten tarvitsemasi teksti nykyiseen asiakirjaan.
• Näkymät. Voit vaihtaa näkymää nopeasti. Kirjoita hakukenttään "Näytä", niin näet vaihtoehdot Ruudukkonäkymä, Koko sivu, Näytä ruudukkoviivat, Näytä taulukon ruudukot, ja Näytä Outline.

Excel

• Jäädyttää ruudut. Kirjoita hakukenttään F > Jäädyttää ruudut. Pidät valitut rivit ja sarakkeet näkyvissä, kun muu arkki rullaa.
• Puhua. Kirjoita Puhu, niin saat vaihtoehdot puhua solut rivien tai sarakkeiden mukaan.

PowerPoint

• Kaiutinvalmentaja. Kirjoita "Coach", niin näet toiminnon, jolla voit hypätä istuntoon Speaker Coach, joka voi parantaa esitystaitojasi.
• Slide Master. Kirjoita hakukenttään S > Slide Master ja olet valmis aloittamaan kantadiojen muokkaamisen, joka on tunnetusti vaikea ominaisuus PowerPointin epäsäännöllisille käyttäjille.

Käytä Microsoftin hakukenttää työskennelläksesi nopeammin

Säästä aikaa ja lopeta oikean asetuksen etsiminen nauhasta tai tiettyjen tiedostojen etsiminen kansioista. Pysy sen sijaan Microsoft 365 -sovelluksessa, jossa työskentelet, ja kirjoita muutama sana Microsoftin hakukenttään saadaksesi kontekstikohtaisia ​​tuloksia. Löydät etsimäsi paljon nopeammin.

Kadonneiden tai kadonneiden tiedostojen ja asiakirjojen löytäminen Windowsissa

Jos vahingossa kadotat tai kadotat tiedoston, asiakirjan tai minkä tahansa muun, tässä on useita ratkaisuja, joita voit kokeilla!

Lue Seuraava

Kirjailijasta