Kuinka välttää viestintä- ja yhteistyötyökalujen liikakäyttö

Yhteistyö- ja viestintävälineet ovat elintärkeitä minkä tahansa projektin onnistumiselle, erityisesti etätiimeille. Ne auttavat lisäämään tuottavuutta ja työntekijöiden välisiä yhteyksiä samalla, kun he voivat saada tietoa mistä tahansa milloin tahansa.

Liian monista vaihtoehdoista voi kuitenkin tulla stressaavaa, varsinkin kun joudut aloittamaan jokaisen työpäivän jongleeraamalla eri työkalujen välillä pysyäksesi ajan tasalla. Tässä artikkelissa käsitellään joitain vinkkejä ja työkaluja, joiden avulla voit käyttää yhteistyötyökaluja tehokkaammin.

Ylikuormittaa tiimiäsi yhteistyöllä työkalut eivät ole ratkaisu tuottavuuden parantamiseen; päinvastoin, se voi johtaa:

• Alempi tuottavuus, koska tiimisi viettää enemmän aikaa tiedon etsimiseen useilla alustoilla kuin tehtävien suorittamiseen.
• Projektit viivästyvät, koska viestintä putoaa halkeamien väliin.
• Vähentynyt yhteistyö, koska joillakin ihmisillä saattaa olla vaikeuksia tutustua useisiin yhteistyöalustoihin.
• Vaikea pääsy tietoihin, kun sitä tarvitset.
instagram viewer
• Jongleerailu useiden yhteistyösovellusten välillä voi johtaa kontekstin vaihtaminen ja alhaisempi tehokkuus.
• Turhaa kulutusta, koska monissa näistä ohjelmistoratkaisuista on päällekkäisiä ominaisuuksia ja ne vaativat tilausmaksun.

Joten jos yhteistyötyökalut ovat tärkeitä ryhmätyössä, kuinka voit välttää nämä ongelmat?

1. Priorisoi tiimisi ja yrityksesi tarpeet

On tärkeää aloittaa ymmärtämällä, että tehokkaassa yhteistyössä ei ole kyse teknologiasta, vaan ihmisistäsi ja siitä, kuinka he toimivat vuorovaikutuksessa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Yhteistyö- ja viestintätyökalut tulevat mahdollistamaan ja helpottamaan tätä.

Siksi kannattaa aloittaa arvioimalla yrityksesi tarpeet ja millaista kulttuuria haluat rakentaa tiimillesi. Lisäksi saat selkeän kuvan siitä, millaisia ​​tehtäviä tiimisi suorittaa päivittäin ja parhaat tavat olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.

Esimerkiksi, jos haluat edistää luottamusta ja vapautta työskennellä joustavasti, valitse digitaaliset ratkaisut, jotka mahdollistavat asynkronisen viestinnän ja yhteistyö, esim Kierre ja Yac, voisi toimia parhaiten. Nämä työkalut auttavat ihmisiä pysymään keskittyneinä tuottavimman aikajanan aikana.

Toisaalta, jos tiimisi on enimmäkseen liikkeellä ja arvostat reaaliaikaista viestintää, työkaluja, jotka helpottavat synkronista viestintää ja tarjoavat sekä työpöytä- että mobiilikäyttöä, esim. löysä, saattaa olla paras vaihtoehtosi.

Kun sinulla on selkeä käsitys tarpeistasi ja siitä, millaista kulttuuria haluat edistää, on helpompi rajata työtapaasi vastaavien vaihtoehtojen määrää. Työkalun valitseminen vain siksi, että se on suosittu, voi vahingossa muuttaa yrityksesi kulttuuria ja käyttöjärjestelmää, mikä johtaa tuottamattomiin tuloksiin.

2. Hyödynnä Workspace Suitesia

Kun olet arvioinut yrityksesi tarpeet ja yrittänyt vähentää käyttämiesi yhteistyötyökalujen määrää, sinä voisi aloittaa tarkastelemalla all-in-one-alustoja tai monipuolisia alustoja, jotka tarjoavat valikoiman toimintoja, joita tarvitaan laitteen käyttämiseen liiketoimintaa.

Nämä ratkaisut on suunniteltu erityisesti yhdistämään kaikki olennaiset ominaisuudet ja toimintoja useista sovelluksista yhdelle alustalle, mikä poistaa useiden ohjelmien avaamisen vaivan tiedot.

Tekemällä näin ne auttavat säästämään aikaa ja rahaa samalla, kun kaikkien on helpompi saada asiat hoidettua ilman päivityksiä. Ne sopivat ihanteellisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka eivät välttämättä tarvitse uusimpia kelloja ja pillejä, vaan pikemminkin yksinkertaisen, suoraviivaisen ratkaisun, joka auttaa niitä toimimaan sujuvasti.

Näiden työkalujen avulla voit vaihtaa viestejä, soittaa, tehdä muistiinpanoja, antaa tehtäviä ja jopa suunnitella projekteja – kaikki yhdestä paikasta. Muutamia esimerkkejä parhaat työtilasviitit jotka tarjoavat useita ominaisuuksia työnkulkusi virtaviivaistamiseen Piikki tai Sama sivu. Voit käyttää jotakin näistä työkaluista yhdistääksesi kaikki toimintasi.

Oletetaan, että organisaatiosi on erikoistunut tiettyyn työhön ja monikäyttöinen alustasi näyttää olevan "kaikkien ammattien jätkä, mestari ei mitään." Tällöin kannattaa etsiä yksittäisiin toimintoihin parhaiten sopivat ratkaisut, jotka voidaan helposti integroida kuhunkin muu.

Jos projektinhallinta on ensisijaisesti keskittynyt, saatat haluta tarkastella työkaluja, joissa on ominaisuuksia, kuten tehtävien luonti ja toimeksianto, tehokkaat hakutoiminnot, useita kojelautanäkymiä, projektin tilaraportointi ja projekti malleja.

Aiheeseen liittyvä: Zapier-integraatiot, jotka automatisoivat tehtävienhallinnan työnkulkusi

Kannattaa kuitenkin harkita myös projektinhallintaratkaisuja, jotka tarjoavat integraatiomahdollisuuksia muihin työkaluihin, esim. Pesä, maanantai.com, tai Kirjoita. Näin voit käyttää paria tiettyyn tarkoitukseen sopivaa työkalua ja yhdistää ne saadaksesi entistä parempia tuloksia.

Lisäksi nämä työkalut ovat käyttäjäystävällisiä, joten kaikkien on helpompi oppia ja käyttää niitä tehokkaasti.

4. Luo keskitetty tietovarasto

Kuten edellä mainittiin, yksi liian monien yhteistyötyökalujen käytön suurimmista haitoista on se, että työntekijät tuhlaavat arvokasta aikaa. hyppäämällä alustalta toiselle saadaksesi tietoa tai häiritsemällä muita kollegoita kysymyksillä, joihin on vastattu useita ajat.

Tämän välttämiseksi voit tallentaa kaikki olennaiset tiedot keskitettyyn tietokantaan, johon on helppo päästä käsiksi mistä tahansa. Voit käyttää an yrityksen sisäinen wiki työkalu kuten Tettra pitääksesi kaiken yrityksen laajuisista käytännöistä ja ohjeista tiettyihin tuotetietoihin. Kuka tahansa, jolla on lupa, voi lisätä ja muokata tiedostoja ja luoda intuitiivisen yhteistyöalustan, joka auttaa työntekijöitä jakamaan tietoja keskenään.

Ajatuksena on, että jokainen tiimin jäsen voi suunnata suoraan tähän tietokantaan löytääkseen tietoa ja vastauksia mahdollisiin kysymyksiin tai ongelmiin.

Aloita matkasi tehokkaaseen viestintään ja yhteistyöhön nyt

Jos sinulla on tällä hetkellä liian paljon sotkua viestintä- ja yhteistyötyökalujen suhteen, harkitse yllä olevien ratkaisujen käyttöönottoa.

Käyttämällä yrityksesi parhaita mahdollisia digitaalisia yhteistyöratkaisuja ja strategioita otat iso askel kohti tuottavuuden parantamista, rahan säästämistä pitkällä aikavälillä ja yleisen suorituskyvyn parantamista.

Kun kasvat ja yrityksesi muuttuu vaativammaksi, voit aina muokata prosessejasi vastaamaan muuttuvia tarpeitasi.

Kuinka parantaa työpaikkasi tuottavuutta tiedon jakamisen avulla

Tiedon jakaminen työpaikalla voi olla tehokasta, mutta vain jos luot siihen kannustavan ympäristön. Tässä on joitain työkaluja ja vinkkejä avuksi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta