Kuinka numeroida rivejä Microsoft Excelissä

Tietojen muotoilu Microsoft Excelissä voi olla hankalaa, varsinkin kun joudut muuttamaan suurta tietojoukkoa, joka on jo täytetty. Rivien numerointi Excelissä on esimerkki tällaisesta muotoilusta.

Jos tietojoukko on pieni ja jatkuva, sen rivit voidaan numeroida helposti manuaalisesti tai automaattisen täytön avulla. Kun tietojoukko on suuri ja epäjohdonmukainen, osa tiedoista on lisättävä tai poistettava keskeltä, tai kun tiedot on suodatettava tietyssä sarakkeessa, numerointi menee sekaisin.

Tutkitaan erilaisia ​​tapoja numeroida rivejä johdonmukaisissa ja epäjohdonmukaisissa (tyhjät rivit) tietojoukoissa Microsoft Excelissä.

1. Johdonmukaisen tietojoukon rivien numerointi Excelissä täyttökahvan ja täyttösarjan avulla:

Täyttökahvan tai täyttösarjan käyttäminen on helpoin tapa numeroida rivejä, kun sinulla on johdonmukainen tietojoukko, jossa ei ole tyhjiä rivejä.

Ymmärtämisen helpottamiseksi käytetään molempia tapoja numeroida rivejä alla näkyvässä tietojoukossa:

Voit numeroida rivit täyttökahvalla seuraavasti:

1. Laittaa 1, 2 ja 3 soluissa A2, A3 ja A4.
2. Valitse solut A2 kautta A4.
3. A plus-kuvake tulee näkyviin viimeksi valitun solun oikeaan alakulmaan, kun osoitin vie sen päälle.
4. Napsauttamalla sitä kahdesti numeroidaan kaikki sen alla olevat jatkuvat rivit.

Siksi, jos tietojoukossa ei näy tyhjiä rivejä, se on nopea menetelmä rivien numerointiin. Täyttökahva ei kuitenkaan toimi näissä kahdessa tapauksessa:

1. Aina kun täyttökahva kohtaa epäjohdonmukaisuuden (tyhjä rivi), se pysähtyy automaattisesti.
2. Jos viereinen sarake, jossa käytät täyttökahvaa, on tyhjä, se ei toimi.

Tähän on kuitenkin olemassa kiertotapa, nimittäin sarjan manuaalinen automaattinen täyttö. Tällä tavalla, vaikka tietojoukossa olisi epäjohdonmukaisuutta tai viereinen sarake olisi tyhjä, voit silti numeroida rivit loppuun asti.

Automaattinen täyttö on yhtä helppoa kuin vetämällä valittujen solujen oikeaa alakulmaa, jossa plusmerkki näkyy, ja laajentamalla sitä loppuun.

Mutta tämä menetelmä ei ole käyttökelpoinen seuraavista syistä:

1. Se myös numeroi kaikki tyhjät rivit, jotka tulevat sen tielle, mitä emme tietenkään halua.
2. Tietojoukon manuaalinen vetäminen pohjaan tulee ongelmalliseksi, jos tietojoukko on laaja.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Fill Series -menetelmää, jos et halua vetää sarjoja manuaalisesti suuressa tietojoukossa, mutta haluat silti täyttää tiedot automaattisesti loppuun. Katsotaanpa, miten se toimii.

1. Merkitse tietojoukon täytettyjen rivien kokonaismäärä muistiin painamalla CTRL + End.
2. Solussa A2, tulla sisään 1.
3. Valitse Sarja alkaen Täyttää pudotusvalikosta Muokkaus osio Koti -välilehti.
4. Valita Sarakkeet sisään Sarja sisään ja Lineaarinen sisään Tyyppi.
5. Aseta Pysäytysarvo täytettyjen rivien kokonaismäärään ja Askelarvo kohtaan 1.
6. Klikkaus OK.

Rivit numeroidaan automaattisesti viimeiseen täytettyyn riviin, mukaan lukien tyhjät. Vaikka se eliminoi manuaalisen vetämisen eikä lopeta täyttämistä tyhjälle riville, se ei toimi ammattimaisia ​​laskentataulukoita tehtäessä, koska se numeroi tyhjät rivit, mitä emme halua.

Lisäksi, koska molemmat menetelmät ovat staattisia, jos poistat rivin ja siirrät tai korvaat sen, sinun on numeroitava se uudelleen. Molemmat menetelmät ovat kuitenkin helppokäyttöisiä ja toimivat hyvin, kun tiedot ovat yhdenmukaisia.

AIHEUTTAA: Kuinka poistaa tyhjät rivit Excelissä helposti

Katsotaanpa kuinka numeroidaan epäjohdonmukaiset tietojoukot tyhjillä riveillä käyttämällä COUNTA- ja IF-funktioita.

2. COUNTA- ja IF-funktioiden käyttö rivien numerointiin epäjohdonmukaisessa tietojoukossa

COUNTA-toiminto ohittaa tyhjät rivit ja numeroi täytetyt rivit järjestyksessä. Jos haluat nähdä, miten se toimii, sovelletaan sitä epäjohdonmukaiseen tietojoukkoon:

1. Harkitse seuraavaa tietojoukkoa:
2. Täytä seuraava kaava soluun A2:

   =JOS(ON TYHJÄ(B2),"",LASKE($B$2:B2))

3. Käytä automaattista täyttöä ja täytä loput solut alla.

Voit nähdä, että se hyppäsi tyhjien solujen yli, kun taas numeroitu vain täytetyt solut järjestyksessä. Tässä IF-funktio päättää, onko viereinen solu tyhjä. Se jättää rivit tyhjiksi, jos viereiset solut ovat tyhjiä, ja laskee ne, jos ne ovat täynnä.

Lisäksi tämä rivien numerointimenetelmä on dynaaminen, joten kun lisäät, korvaat tai poistat rivin, numerointi päivitetään automaattisesti.

Entä jos sinun on täytettävä tietojoukko ja haluat säilyttää rivinumerot? Tässä tapauksessa IF: n ja COUNTA: n yhdistelmä ei auta, eikä myöskään täyttökahva tai täyttösarja.

Sitten voit käyttää toista lähestymistapaa käyttämällä VÄLISUMMA-funktiota ylläpitääksesi rivinumerointia tietolomakkeessa suodattaessasi tietoja.

3. VÄLISUMMA-funktion käyttäminen

Katsotaanpa VÄLISUMMA-funktion syntaksia ennen kuin käytämme sitä tietojoukossa.

=VÄLISUMMA(funktion_numero, alue 1, [alue 2..])

Alue 1 osoittaa tietojoukon alueen, jossa toimintoa käytetään. The funktion_numero osoittaa, missä luettelossa haluamasi toiminto sijaitsee alla olevan kuvan mukaisesti.

Voit numeroida rivit käyttämällä VÄLISUMMAA seuraavasti:

1. Mene soluun A2.
2. Syötä sinne seuraava kaava:

   =VÄLISUMMA(3,B2:$B$2)

3. Täytä merkinnät alla oleviin soluihin täyttämällä järjestys.

Nyt, kuten alla näytetään, kun suodatat tiedot missä tahansa muussa sarakkeessa, rivien numerointi muuttuu automaattisesti oikeassa järjestyksessä.

Vertaamalla kunkin menetelmän käyttötarkoituksia

Katsotaanpa lyhyesti, missä kaikki kolme menetelmää ovat hyödyllisiä:

1. Niin kauan kuin sinulla on johdonmukaisia ​​tietoja ilman tyhjiä rivejä, voit käyttää täyttökahvaa tai täyttösarjaa rivien numeroimiseen.
2. Jos tiedot ovat epäjohdonmukaisia ​​ja sinun tarvitsee vain numeroida rivit (suodattamatta niitä myöhemmin), voit käyttää toista tapaa yhdistää COUNTA-funktio IF-funktioon.
3. VÄLISUMMA-toiminto toimii aina, kun joudut suodattamaan tietoja säilyttäen samalla rivinumerointia.

AIHEUTTAA: Kuinka lisätä useita rivejä Exceliin

Numeroi rivejä helposti Microsoft Excelissä

Tällä tavalla voit numeroida rivit helposti riippumatta siitä, ovatko tiedot johdonmukaisia ​​vai eivät. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva menetelmä.

Näiden kolmen menetelmän lisäksi voit myös käyttää ROW-funktiota ja luoda Excel-taulukon rivien numeroimiseksi, mutta jokaisella näistä lähestymistavoista on rajoituksensa.

Onko aina vaikeaa hallita useita laskentataulukoita, joissa on loputtomia rivejä ja sarakkeita? Voit helposti ryhmitellä rivejä ja sarakkeita, jolloin tietoja on helpompi käsitellä ja asiakkaiden ja työtovereiden on helpompi navigoida. Käytä niitä laskentataulukoissasi saadaksesi ne näyttämään ammattimaisemmilta.

Kuinka ryhmitellä rivejä ja sarakkeita ääriviivoilla ja välisummilla Excelissä

Opi ryhmittelemään rivejä ja sarakkeita Excelissä, jotta käyttäjien on helpompi käyttää yhteenvetoraporttejasi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta