Projektipyyntötaulun rakentaminen ClickUpissa

Tehtävien delegoiminen tai avun pyytäminen voi joskus saada ihmiset tuntemaan olonsa kiusallisiksi. Se on yleinen haaste työpaikalla, olipa kyse sitten väärästä kysymisestä tai siitä, mitä joku muu ajattelee.

Jopa tehtävien jakamiseen kokeneet voivat hyötyä siitä, että he käyttävät vähemmän aikaa yksityiskohtien ilmoittamiseen. Voi olla uuvuttavaa seurata kaikkea, mistä olet keskustellut sähköposteissa, viesteissä ja kokouksissa – varsinkin kun unohdat lukea liitteen, yksityiskohdan tai kysymyksen.

Tässä artikkelissa opastamme sinua tekemään ClickUpissa projektipyyntötaulun, joka tekee delegoinnista nopeaa ja kivutonta.

Mitä sarakkeita sisällytät projektipyyntötauluusi?

Kun luot projektipyyntötaulun ClickUpissa, tavoitteena on säästää aikaa. Haluat tehdä selväksi, kenelle annat projektin, milloin haluat heidän suorittavan sen, ja prioriteettitason sekä kuka tekee pyynnön. Voit tehdä sen nopeasti lisäämällä sarakkeita valtuutettu, eräpäivä, etusijalla, ja luonut lautallesi.

Jos mietit miksi

luonut sarake on tärkeä kahdesta syystä. Se auttaa joukkuetoveriasi tietämään, keneltä kysyä, jos he kohtaavat kysymyksen. Sen avulla he tietävät myös, kenelle he raportoivat, jos projekteja määrää useita henkilöitä.

Et voi muuttaa ketä näkyy luonut sarakkeessa, joten jos luot tehtävän jonkun muun puolesta, voit merkitä sen kuvaukseen.

Lisäksi saatat huomata valtuutettu sarakkeessa on oletuksena yksi nimi. Jos haluat määrätä tehtävään useamman kuin yhden henkilön, voit ottaa käyttöön useita vastaanottajia. Napsauta profiilisi kuvaketta vasemmassa alakulmassa ja siirry kohtaan asetukset, valitse Napsauta Sovellukset, ja kytke päälle Useita valtuutettuja in vaihtoehdoista.

Jos haluat ottaa projektiin mukaan jonkun muun, joka ei työskentele aktiivisesti sen parissa, voit lisätä hänet nimellä tarkkailija tai jos haluat joukkuetoverisi tekevän tehtäviä itse, voit jättää sarakkeen tyhjäksi.

Aiheeseen liittyvä: ClickUp vs. Asana: Kumpi on parempi projektinhallintaan?

Edellä mainittujen neljän sarakkeen lisäksi NapsautaYlös tarjoaa monia muita, jotka auttavat sinua viestimään projektin yksityiskohdista. Jos tehtäväsi ovat esimerkiksi aikaherkkiä, voit käyttää Päivämäärä luotu sarake näyttää kuinka kauan se on ollut paikallaan. Voit myös käyttää aika-arvio -sarakkeessa antaaksesi tiimikavereillesi tietoa siitä, kuinka kauan projekti voi kestää.

Selvittääksesi, mitä sarakkeita haluat käyttää, mieti, miten tiimisi jo jakaa tehtäviä, valitse mikä toimii ja muokkaa taulua tarpeidesi mukaan.

Project Request Boardin määrittäminen ClickUpissa

Ensimmäinen vaihe projektipyyntötaulun luomisessa on uuden luettelon luominen työtilaan. Voit tehdä tämän viemällä hiiren työtilasi nimen päälle sivupalkissa ja napsauttamalla Lisää-painiketta. Nimeä luettelosi vastaavasti.

Lisää seuraavaksi sarakkeet, joita haluat käyttää, jos niitä ei vielä ole. Löydät niistä pitkän luettelon, kun valitset luettelon oikeasta yläkulmasta lisäysvaihtoehdon. Muista, että vähemmän on enemmän. Jos lisäät taulullesi liikaa tietoa, se saattaa hämmentää työtovereitasi – varsinkin projektinhallintaohjelmistojen uusia.

Haluat myös käyttää minimaalista lähestymistapaa tiloihin. Muokkaa tilojasi viemällä hiiren osoittimen päälle Tehdä tai mitä tahansa tila-välilehteä taulullasi, napsauta kolmea pistettä oikealla ja siirry kohtaan Hallitse tiloja. Valitse mukautettu ja luo ne, joita haluat käyttää viestimiseen tiimisi kanssa.

Esimerkki käyttää tehdä, meneillään, ja saattaa loppuun, mutta voit olla luovempi, jos haluat. Jos käytät taulua projektien vaatimiseen, saatat haluta käyttää avata tehtävän ja on määrätty tila, jotta itsesi ja muut tietävät, että joku muu on mukana, vaikka hän ei olisi vielä aloittanut työskentelyä.

Voit myös käyttää vaihtoehtoja, kuten juuttunut kommunikoidaksesi joukkuetoveri tarvitsee apua tai pidossa kertoa nopeasti, että projekti ei ole käynnissä eikä valmis.

Kuinka työskennellä projektipyyntölautakunnalla

Projektipyyntötaulun ideana on rajoittaa kommunikaatiota tehtäviä delegoitaessa. Ei sillä, että et jaa tietoja tai vastaa kysymyksiin, mutta teet sen yhdessä paikassa, jotta sinä ja tiimisi tiedätte, mistä löydät tiedot.

Sarakkeiden tiedot antavat toimeksisaajalle nopean yleiskatsauksen projektin odotuksista. Lisäksi voit tehdä yksityiskohtaisia ​​huomautuksia tehtävän sisään napsauttamalla sen nimeä.

Täältä löydät paikan, jossa voit kuvailla tehtävää joukkuetoverillesi, liittää tiedostoja ja kommunikoida edestakaisin kommenteissa.

Voit myös lisätä katselijan projektiin klikkaamalla silmäsymbolia oikeassa yläkulmassa. Tämän tekeminen on paljon kuin CC: n lähettäminen jollekulle sähköpostissa.

Kun joukkuetoverisi alkaa työskennellä tehtävän parissa, hän muuttaa tilaksi meneillään näyttääksesi sen olevan käynnissä ja saattaa loppuun kun ne loppuvat. ClickUp piilottaa suoritetut tehtävät automaattisesti, mutta voit tarkastella niitä milloin tahansa napsauttamalla esitys suljettu oikeassa yläkulmassa.

Muista, että kuka tahansa voi määrittää projekteja ClickUpissa, joten projektipyyntötaulusi toimii molempiin suuntiin. Näin jos sinulla on työtoverisi, joka tarvitsee apuasi johonkin, hän voi luoda tehtävän myös sinulle.

Aiheeseen liittyvä: Mikä ClickUp on? Parhaat projektinhallintaominaisuudet

Jos työskentelet suuren tiimin kanssa ja projektipyyntötaulusi on liian kiireinen, sinun kannattaa luoda erilliset paneelit jokaiselle osastolle. Voit myös luoda projektipyyntötauluja yksittäisille ihmisille, jos yritykselläsi on paljon tehtäviä tai joku tarvitsee ylimääräistä henkilökohtaista keskittymistä.

Lisäksi, jos huomaat, että tiimissäsi on visuaalisia ihmisiä, saatat haluta lisää taulunäkymä joka käyttää korttijärjestelmää luettelon sijasta.

Keskity projektipyyntöpaneeliin

Projektipyyntötaulun tekeminen on nopea projekti, johon sekä aloittelijat että kokeneet ClickUp-käyttäjät voivat ryhtyä. Sen käyttäminen ei ainoastaan ​​auta rajoittamaan siirtymistä sähköpostien ja viestien välillä tehtäviä delegoitaessa, vaan se voi myös vähentää kokouksiin viettämääsi aikaa, olipa se ajoitettu tai ei.

Muista vain selittää tiimillesi, miten se toimii, ja kerro heille, että he voivat myös pyytää apua sinulta tai toisiltaan, kun he sitä tarvitsevat.

ClickUp vs. Käsite: Kumpi on parempi projektiyhteistyölle?

ClickUp ja Notion ovat kaksi parasta projektiyhteistyötyökalua. Ota selvää, mikä on sinulle parempi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta