Poissaolo-tilan määrittäminen Microsoft Teamsissa

Suunnitteletko pitkää lomaa työstäsi ja oletko huolissasi, että saatat jättää työtoverisi ja asiakkaasi roikkumaan? Tai ehkä olet poissa vain hetkeksi, mutta pelkäät, että toimistokaverisi luulevat, että hylkäät heidät? No, jos käytät Microsoft Teamsia ensisijaisena viestintäkanavana, sinun ei tarvitse enää huolehtia tästä.

Microsoft Teamsin avulla voit asettaa Poissa-tilan, joka ilmoittaa muille, että et ole tavoitettavissa puhumaan, ja ilmoittaa poissaolostasi. Tässä on eri tapoja asettaa tämä tila Microsoft Teamsissa.

Aseta Poissa-tila Microsoft Teamsissa

Jos et ole töissä tiettynä päivänä tai olet lomalla, voit määrittää Microsoft Teams -tilillesi Poissa-tilan. Joten kun joku joukkuetovereistasi lähettää sinulle viestin, hän saa automaattisen vastauksen, jotta he tietävät, että et ole tavoitettavissa.

Voit määrittää tämän tilan Microsoft Teamsissa kahdella tavalla: profiilikuvasi ja asetusten avulla. Näin voit tehdä tämän:

Huomautus: Tämä toimii sekä Windowsissa että macOS: ssä, koska Microsoft Teams -sovelluksessa on molemmille sama käyttöliittymä.

Aiheeseen liittyvä: Microsoft Teams vs. Slack: Parhaat ilmaiset Workplace Messenger -sovellukset

Microsoft Teams -profiilisi kautta

1. Avaa Microsoft Teams tietokoneellasi.
2. Jos olet useiden ryhmien jäsen, valitse, minkä organisaation tai tiimin haluat muokata tilaasi. Muussa tapauksessa ohita tämä vaihe.
3. Napsauta seuraavaksi profiilikuvaasi, joka löytyy näytön oikeasta yläkulmasta.
4. Klikkaus Aseta tilaviesti.
5. Napsauta ponnahdusikkunan alaosassa Aikataulu poissa toimistosta -painiketta. Tämä avaa uuden ikkunan.
6. Ota Out of Office -ikkunassa käyttöön Ota automaattiset vastaukset käyttöön vaihtoehto.
7. Kirjoita sitten poissaoloviestisi kytkimen alla olevaan tekstiruutuun. Mikä tahansa viesti, jonka laitat tänne, lähetetään ihmisille, jotka yrittävät ottaa sinuun yhteyttä Teamsissa tai tarkistaa profiilisi. Tämä lähetetään myös muodossa automaattinen vastaus Outlookissasi, joten muista olla tarkka, kunnes olet poissa toimistosta. Voit myös kirjoittaa tänne palattuasi töihin.
8. Kun olet lisännyt poissaoloviestin, voit ottaa käyttöön automaattisten vastausten lähettämisen organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille. Jos olet tekemisissä asiakkaiden tai yrityksesi ulkopuolisten ihmisten kanssa, sinun tulee ottaa tämä vaihtoehto käyttöön.
9. Sinun tarvitsee vain napsauttaa viereistä ruutua Lähetä vastaukset organisaationi ulkopuolelle. Jos haluat lähettää poissaoloilmoituksen vain yhteystietosi henkilöille, valitse valintaruutu Vain kontakteillesi. Jos haluat mieluummin lähettää sen kaikille, valitse Kaikki ulkoiset lähettäjät.
10. Aseta seuraavaksi viesti, jonka haluat ulkopuolisille kollegoillesi. Kirjoita vastaus tarjottuun valintaikkunaan tai voit kopioida ja liittää viestin, jonka asetit Teams-tilaan.
11. Sinun on myös määritettävä, milloin Teams-tilisi lähettää automaattisia vastauksia. Napsauta vieressä olevaa ruutua Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana vaihtoehto ottaa se käyttöön.
12. Lopuksi napsauta Tallentaa.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka liittyä Microsoft Teams -kokoukseen älypuhelimella tai työpöydällä

Microsoft Teamsin asetusten kautta

1. Avaa Microsoft Teams -sovellus tietokoneellasi.
2. Napsauta sitten kolmipiste valikko profiilikuvasi vieressä.
3. Valitse vaihtoehdoista asetukset.
4. Napsauta oikeanpuoleisessa navigointipalkissa Kenraali. Vieritä seuraavaksi Yleiset-sivun alaosaan ja napsauta Ajoittaa. Tämä avaa Out of Office -ikkunan.
5. Aseta Poissa-tila noudattamalla edellisen ohjeen vaiheita 6–12.

Poissa-tilan määrittäminen Microsoft Teams Mobile Appissa

Valitettavasti et voi asettaa automaattista poissaolo-vastausta Microsoft Teams -mobiilisovellukseen. Voit kuitenkin muuttaa tilaasi sovelluksessa ja tyhjentää sen tietyn ajan kuluttua. Tämä on täydellinen, jos olet poissa tililtäsi vain muutaman tunnin tai olet kiireinen kokouksissa.

Näin voit muuttaa tilaasi:

Huomautus: Sovelluksella on sama käyttöliittymä mobiilikäyttöjärjestelmästä riippumatta, joten alla olevat ohjeet koskevat molempia.

1. Avaa Microsoft Teams -sovellus Android- tai iOS-puhelimellasi.
2. Napauta profiilikuvaasi, joka löytyy näytön vasemmasta yläkulmasta. Seuraavaksi paina Aseta tilaviesti.
3. Lisää tilaviestisi annettuun tekstiruutuun. Jos haluat näyttää tilaviestisi, kun ihmiset lähettävät viestin tai mainitsevat sinut, ota käyttöön Näytä, kun ihmiset viestivät minulle vaihtoehto. Aseta sitten ajastin, kuinka kauan tämä tilaviesti näkyy. Valitun ajanjakson jälkeen tilaviestisi tyhjennetään automaattisesti.
4. Lopuksi paina Tehty. Nyt yhteystietosi näkevät tilaviestisi aina, kun he lähettävät sinulle viestin Teamsissa.

Aiheeseen liittyvä: Microsoft Teams -kokouksen isännöiminen tietokoneella tai mobiililaitteella

Poissaolo-tilan muokkaaminen Microsoft Outlookissa

Poissaolo-tilan määrittäminen Microsoft Teamsissa ottaa saman asetuksen automaattisesti käyttöön Outlook-sähköpostitili. Tämä tarkoittaa, että voit muokata automaattista vastaustasi Outlookin avulla, ja muutokset näkyvät myös tiimisi tilissä. Näin voit muokata tilaasi Outlook-tilisi kautta:

1. Avaa Microsoft Outlook -sovellus tietokoneellasi.
2. Napsauta seuraavaksi Tiedosto löytyy ylävalikosta.
3. Paina sitten Automaattiset vastaukset -painiketta.
4. Tästä ikkunasta näet tarkan viestin, jonka määritit Teams-tilillesi.
5. Muokkaa lopuksi poissaoloviestiäsi ja napsauta OK tallentaaksesi muutokset. Täällä tekemäsi muutokset näkyvät myös tiimisi tilillä.

Poissaolo-tilan tyhjentäminen Microsoft Teamsissa

Jos haluat palata normaalitilaan ja poistaa automaattiset vastaukset käytöstä, toimi seuraavasti:

1. Siirry Poissaolo-asetuksiin painamalla profiilikuvaasi ja sitten Aseta tilaviesti > Aikataulu poissa toimistosta tai Asetuksista napsauttamalla asetukset > Kenraali > Poissa toimistolta.
2. Sammuta sitten vieressä oleva kytkin Ota automaattiset vastaukset käyttöön vaihtoehto ja paina Tallentaa.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat tavat hallita tiimiäsi Microsoft Teamsissa

Huoletonta lomaa Microsoft Teamsin kanssa

Microsoft Teams Out of Office -asetuksen avulla voit viettää rauhallisen loman töistä. Automaattisen vastausvaihtoehdon ansiosta sinun ei myöskään tarvitse huolehtia tiimitovereiden tai asiakkaiden ihmettelemisestä, miksi et vastaa heidän viesteihinsä. Tämä tarkoittaa, että voit todella irrottaa mielesi työstäsi ja nauttia ansaitusta lomastasi.

Kuinka kirjoittaa ammattimainen sähköpostivastaus toimiston ulkopuolella

Haluatko kirjoittaa ammattimaisen poissaolosähköpostivastauksen, joka kuulostaa ammattimaiselta ja tekee kantasi selväksi? Näin se tehdään.

Lue Seuraava

Kirjailijasta