4 tuottavuusvinkkiä postilaatikon tarkistamiseen

Olemme kaikki olleet siellä. Keskityt käsillä olevaan tehtävään, kun saat työtoveriltasi sähköpostin, joka siirtää huomiosi pois käsillä olevasta tehtävästä. Utelias, napsautat sitä nähdäksesi, kuinka voit auttaa, mutta se ei todellakaan tarvitse välitöntä vastausta.

Saatat kuitenkin miettiä, pitäisikö sinun palata niihin nyt vai yrittää palauttaa keskittymisesi – mikä voi olla erityisen haastavaa, kun se tulee usein esiin päivän aikana.

Tässä artikkelissa käymme läpi muutamia vinkkejä, joiden avulla voit pysyä tuotteliaana, kun tarkistat sähköpostisi.

1. Rajoita sitä, kuinka monta kertaa tarkistat postilaatikkosi päivittäin

Jos napsautat postilaatikkoasi joka kerta, kun saat sähköpostin – tai odotat sellaisen – keskittyt jatkuvasti. Haluat myös harkita aikaa, joka kestää palata töihin keskeytyksen jälkeen, varsinkin jos vastaat jokaiseen sähköpostiin heti.

Vaikka saatat tuntea olosi kiireiseksi, tämä edestakaisin ei ehkä ole tuottavin tapa työskennellä. Haluat tarkistaa omasi Saapuneet-kansioon tyhjentääksesi sähköpostiluettelosi.

Ellei työsi todella vaadi välitöntä vastausta kaikkiin sähköposteihin, yritä rajoittaa sitä, kuinka monta kertaa tarkistat postilaatikkosi päivittäin. Suosittelemme, että sinun kannattaa tarkistaa ja priorisoida sähköpostisi kahdesta kolmeen kertaan päivässä – kerran töihin tullessasi, kerran lounastauon jälkeen ja ehkä tunti ennen päivän päättymistä.

On kuitenkin parasta keksiä rutiini, joka toimii aikataulusi ja niiden kanssa, joiden kanssa työskentelet. Vaikka voit antaa välittömiä vastauksia, se ei tarkoita, että sinun on aina tehtävä, varsinkin jos olet keskittynyt tärkeään tehtävään tai määräaikaan.

Tietenkin sinulla on ihmisiä, joiden puoleen sinun täytyy palata ennemmin tai myöhemmin, olipa kyseessä esimiesi, asiakas tai tärkeä työtoveri. Kun tarkistat Saapuneet-kansiosi, aseta heille vastaus ensisijaiseksi tavoitteeksi. Voit myös ottaa käyttöön hälytykset, kun kyseinen henkilö lähettää sinulle sähköposteja Älä häiritse -toiminnolla – tai yksinkertaisesti säätää, kuinka monta kertaa postilaatikkosi tarkistaa uudet viestit.

On sinun päätettävissäsi, haluatko muuttaa ilmoitusasetuksiasi hiljentämään tietyt sähköpostit kokonaan. Kuitenkin, jotta et menetä jotain erittäin tärkeää, sinun kannattaa vain vilkaista ilmoituksen vastaanottajaa ja aiheriviä ja palata nopeasti takaisin raiteilleen, jos se voi odottaa.

2. Vältä käsittelemästä samaa sähköpostia kahdesti

Oletko koskaan avannut ja lukenut saman sähköpostin useita kertoja virkistäytyäksesi ennen kuin ryhdyt toimiin? Tämä voi olla ajan ja keskittymisen hukkaa.

Voit estää tämän toimimalla joka kerta, kun avaat sen. Päätä, vaatiiko se vastauksen, voit tallentaa tai arkistoida sen vai onko se roskapostia tai jotain, jonka voit yksinkertaisesti poistaa.

Jos päätät vastata siihen, se ei tarkoita sitä, että sen pitäisi tapahtua heti, mutta lisää lippu tai jonkinlainen muistutus, jotta tiedät tehdä sen seuraavan kerran, kun käsittelet sähköpostejasi.

Saapuneet-kansiossasi voi olla myös sähköpostimuistutusten ominaisuus. Esimerkiksi Spark antaa sinun torkkua viestejä tietyksi ajaksi ja se muistuttaa sinua niistä tiettynä päivänä ja kellonaikana. Sen avulla voit myös asettaa muistutuksen lähetetyn sähköpostin seuraamisesta, jos et ole vielä saanut vastausta vastaanottajalta.

Saapuneet-kansiossasi on kaikki, mikä ei vaadi vastausta, tiedostoa, roskaa tai roskaa heti – useimmat sähköpostipalveluntarjoajat tekevät tästä erittäin helppoa, joten on parasta tehdä se ja saada se valmiiksi.

Se auttaa myös keksimään itsellesi joitain sääntöjä vastaanottamiesi sähköpostien määrän perusteella. Esimerkiksi kuka on prioriteetti ja vastausaikasi. Muutkin tottuvat tähän ja tietävät, että annat heille loistavan vastauksen, mutta et heti.

Jos löydät sähköpostin, jota olet lykännyt, käytä syö sammakkomenetelmää saada se tehtyä.

3. Peruuta hyödyttömien uutiskirjeiden ja markkinointisähköpostien tilaus

Todennäköisesti saat tarpeeksi ilmoituksia päivän aikana ilman uutiskirjeiden ja markkinointisähköpostien aiheuttamaa melua. Sen on helppo antaa liukua ja kerätä postilaatikkoosi, koska olet kiireinen.

Niiden seulominen on kuitenkin toinen tehtävä, joka vie huomiosi ja tuottavuuden. Tämä pätee erityisesti, jos lähettäjä kirjoitti sähköpostin riittävän hyvin, jotta saat sinut napsauttamaan ja lukemaan sen tietämättä, miksi olet.

Jos et todella aiot ryhtyä toimiin, kuten lukea sisällöntuottajan sisältöä tai hyödyntää yrityksen myyntiä, peruuta tilaus. Säästä aikaa ja energiaa, jonka käyttäisit näihin sähköposteihin ja käytä ne johonkin mielekkäämpään tai rentouttavampaan.

Jos sinulla on uutiskirjeitä ja markkinointisähköposteja, joita haluat lukea, sinun kannattaa kokeilla sähköpostipalveluntarjoajaa, kuten Sparkia, joka tarjoaa Smart Inboxin.

Smart Inbox -ominaisuus erottaa uutiskirjeet ja viestit palveluista henkilökohtaisista sähköpostiviesteistä. Se myös mykistää tuntemattomien ilmoitukset ja automaattiset viestit.

4. Estä roskapostit – osoitteet ja verkkotunnukset

Kun on kyse roskapostin suodattamisesta, jotkut sähköpostipalveluntarjoajat tekevät parempaa työtä kuin toiset. Jopa suosittu valinta, kuten Outlook, ei ole täydellinen, joten roskaposti pääsee läpi.

Jos joku kuitenkin lähettää sinulle roskapostia, voit estää hänen sähköpostiosoitteensa. Saatat myös pystyä estämään koko verkkotunnuksen, jos huomaat saavasi sähköposteja eri käyttäjänimistä, mutta samasta verkko-osoitteesta.

Jos käytät Outlookia, löydät tämän ominaisuuden kohdasta Roskaposti osio Mail -välilehti kohdassa Asetukset ja Näytä kaikki Outlook-asetukset. Gmail on toinen palveluntarjoaja, jonka avulla voit helposti estää sähköpostiosoitteet ja yritykset.

Jos käytät toista sähköpostipalveluntarjoajaa, tarkista tämä ominaisuus hakemalla estä sähköpostin verkkotunnus ja käyttämäsi palveluntarjoajan nimi.

Muista, että ei ole parasta napsauttaa tilauksen peruutuspainiketta roskapostisähköpostissa, sillä se voi viedä sinut luonnostelevalle sivustolle, joka etsii henkilökohtaisia ​​tietojasi. Vältä itse asiassa vuorovaikutusta heidän kanssaan, ellet merkitse sitä roskapostiksi tai poista niitä.

Paranna tuottavuuttasi rajoittamalla sähköposteja

Sähköposti on hyödyllinen viestintäväline. Siitä voi kuitenkin tulla myös häiriötekijä, kun emme kiinnitä erityistä huomiota.

Jos huomaat viettäväsi paljon aikaa postilaatikossasi, mikset kokeilisi yhtä tai useampaa näistä vinkeistä nähdäksesi, auttaako se?

Kuinka hallita sähköpostisi ja pysyä tuottavana

Sähköpostien jatkuva tarkistaminen voi viedä paljon aikaa. Näiden vinkkien avulla voit hallita postilaatikkoasi ja saada enemmän aikaan.

Lue Seuraava

Kirjailijasta