Ominaisuuden väsymys: Kuinka välttää ylikuormitus projektinhallintaohjelmistolla

Oikean projektinhallintaohjelmiston löytäminen voi olla haaste. Jokaisen valinnan mukana tulee pitkä lista ominaisuuksia ja toimintoja eri nimillä ja joskus epäselvällä tarkoituksella.

Vertailua tehdessä on helppo hämmentää, mutta sen ei tarvitse olla niin. Tässä artikkelissa annamme sinulle vinkkejä, joiden avulla voit vähentää ominaisuuksien väsymistä, kun on valittava sinulle sopiva projektinhallintaohjelmisto.

1. Tee suunnitelma projektinhallintaohjelmistollesi ennen kuin yrität tai ostat

Olet jo tehnyt päätöksen kokeilla projektinhallintaohjelmistoa tai ainakin harkitset sitä. Kun tarjolla on niin monia erinomaisia ​​vaihtoehtoja, teet itsellesi valtavan palveluksen hahmottelemalla, mitä haluat tehdä sillä, ennen kuin tutkit kunkin ohjelmiston ominaisuuksia ja ominaisuuksia.

Tämä ei ainoastaan ​​auta sinua löytämään oikeat ohjelmistot, vaan se auttaa sinua myös tunnistamaan ja sulkemaan pois väärät ohjelmistot.

Ajattele tapoja, joilla sinä ja työtoverisi kommunikoit tehtävistä nyt. Haluatko ohjelmiston korvaavan tietyn tyyppiset sähköpostit, kokoukset ja muistiot? Millaisia ​​yksityiskohtia yleensä sisällytät, ja mikä on prosessi, jossa annat tehtäviä?

Toinen tärkeä osa sen käytön hahmottamisessa on tunnistaa, kuka sitä käyttää. Kuinka monta henkilöä tiimissäsi on? Millaisia ​​rooleja ja käyttöoikeuksia tarvitset kunkin tiimin jäsenen tilille? Onko sinun sisällytettävä asiakkaiden tai urakoitsijoiden vierastilit?

Voit myös harkita, tarvitsetko yksityisiä työtiloja ohjelmistoosi. Voit esimerkiksi määrittää ClickUp-työtiloissa luomasi luettelot oletuksena jaetuiksi tai yksityisiksi ja vaihtaa milloin tahansa. Ajatus on päinvastainen, jossa sivut ovat yksityisiä, kunnes jaat ne vieraiden kanssa, ellet valitse tiimitiliä.

Vaikka monet projektinhallintaohjelmistot saattavat vaikuttaa samalta, näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa sinua ymmärtämään, mitä ominaisuuksia sinun on etsittävä budjettisi puitteissa.

2. Päätä tarvitsemasi ominaisuudet sen perusteella, mitä olet jo tekemässä

Täällä asiat voivat olla hieman hankalia. Projektinhallintaohjelmistoissa on monia vaihtoehtoja, ja sen myötä jokaisella ohjelmistolla on pitkä lista ominaisuuksia.

Tässä on hyvä muistaa, että vähemmän on enemmän. Voit jopa hahmotella toistuvia tehtäviä tai työnkulkuja pelkällä taulukolla ja muutamilla tarkistuslistoilla, kuten alla olevassa esimerkissä näkyy käsitteellä. Kaikki riippuu siitä, kuinka sinä ja tiimisi työskentelette yhdessä.

Ajan seurannan käyttäminen esimerkkinä vain siksi, että voit tehdä tämän joissakin projektinhallintaohjelmistoissa, ei tarkoita, että sinun pitäisi. Jos sinulla on jo toimiva ajanseurantamenetelmä tai et tällä hetkellä seuraa aikaasi, ja se on okei, miksi valita sellainen, jossa on seurantamenetelmä ilman?

Projektinhallintaohjelmistosi ei saa lisätä kitkaa päivittäisiin tehtäviisi. Ensinnäkin se on työkalu, jota voit käyttää viestiä tehokkaasti projekteista, joten mieti tapoja, joilla teet sen tällä hetkellä ja mitkä ominaisuudet olisivat hyödyllisimpiä.

Lisäominaisuudet ovat helppo häiritä, ei vain siksi, että käytät aikaa niiden määrittämiseen etkä käytä niitä, vaan ne sotkeutuvat työtilaasi. Tämä vie meidät seuraavaan kohtaan.

3. Jos se on räikeä, päätä, onko se kestävää

Jos jokin ominaisuus kiinnittää huomiosi ja päätät käyttää sitä, kysy itseltäsi, pysytkö siinä pitkään. Esimerkiksi Monday.comin Llama-farmi ja akkuwidgetit ovat melko hauskoja lisäyksiä kojelautaan, koska ne tekevät tavoitteistasi hieman pelimaisia, mutta jännitys voi helposti loppua.

Itse asiassa sinun kannattaa välttää widgetien tutkimista, sillä Monday, ClickUp, Notion ja Asana ovat kaikki hienoja valintoja ilman niitä. Alla oleva kuva on yksinkertainen esimerkki a projektipyyntötaulu käyttämällä vain joitain ClickUpin maksuttoman version monista ominaisuuksista.

On parasta valita projektinhallintaohjelmisto sen perustan eikä sen kellojen ja pillien perusteella – varsinkin jos ne vain vievät tuottavuuttasi.

Toinen huomioitava asia on integraatiot. Kuten widgetit, voit todennäköisesti käyttää ohjelmistoa ilman niitä. Jos kuitenkin pidät siitä, että se integroituu toiseen ohjelmistoon, tutki, mitä tehtäviä se voi suorittaa, ennen kuin annat sen tulla ratkaisevaksi tekijäksi. Integrointi voi olla vain toinen ilmoitus tai toimenpide.

4. Joitakin hyödyllisiä perusominaisuuksia, joita kannattaa etsiä

Ennen kuin siirrymme perusasioihin, on tärkeää huomata, että kun vertaat projektinhallintaohjelmiston ominaisuuksia, vierailet jokaisella verkkosivustolla erikseen. Jokainen ohjelmisto voi käyttää erilaista nimeämisjärjestelmää samalle ominaisuudelle, joten näyttää siltä, ​​​​että toisella ei ole erityistä kykyä suoria vertailuja tehtäessä. Kilpailu voi vain kutsua sitä eri tavalla.

Paras esimerkki tästä on Notion. Vaikka et löydä valtavaa luetteloa jokaisesta sisällöstä, voit lisätä sivuillesi tehtäviä, tiloja tai tauluja. Lohkojen avulla voit luoda tehokkaan projektinhallintajärjestelmän.

Nimestä riippumatta joitain hyödyllisiä perusasioita, joita sinun kannattaa tarkkailla, ovat:

• Tehtävät, sivut tai pulssit— Mitä tahansa terminologiaa ohjelmisto käyttää, nämä ovat tyhjiä kortteja projektinhallintaohjelmistossa johon voit lisätä kuvauksen, eräpäivän, prioriteetin, siirronsaajan ja liitteet luodessasi toimeksianto.
• Viestintätyökalut- sen sijaan, että vaihtaisit edestakaisin projektinhallintaohjelmiston ja sähköpostin välillä, työkalut muiden kommentoimiseen, vastaamiseen ja merkitsemiseen on erittäin hyödyllinen yhteistyön tai delegoinnin yhteydessä hankkeita.
• Tilat-Osaan projektinhallinnan työkaluista upeita on se, että sinä ja tiimisi voitte kertoa toisillenne, että työskentelette jonkin asian parissa ilman julkista ilmoitusta.
• Muistutukset- Haluat todennäköisesti muokata näitä tarpeitasi vastaaviksi, mutta olet kiitollinen, jos sinulla on muistutuksia projektinhallintaohjelmistossasi, etenkin silloin, kun tarvitset niitä.
• Puhdas käyttöliittymä– puhdas, minimaalinen muotoilu auttaa sinua keskittymään tärkeimpiin käsillä oleviin tehtäviin.

Älä anna ominaisuuksien häiritä toimintaa

Projektinhallintaohjelmisto saattaa aluksi tuntua pelottavalta, mutta sen ei tarvitse olla sitä. Jos teet suunnitelman ja pidät siitä kiinni, löydät parhaan suunnitelman sinulle ja tiimillesi.

Mikä parasta, useimmat projektinhallintaohjelmistoyritykset tarjoavat ilmaisen kokeilujakson, joten voit testata sitä ennen kuin maksat mitään. Mikset kokeilisi muutamaa luomalla jokaiseen yksi projektitaulu?

ClickUp vs. Asana: Kumpi on parempi projektinhallintaan?

Projektinhallintaohjelmistoille on monia vaihtoehtoja, tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit valita Asanan ja ClickUpin välillä.

Lue Seuraava

Kirjailijasta