8 työkalua etätyöprosessien tehostamiseen

Etäyrityksen pyörittäminen ilman pääkonttoria, joustavia aikatauluja ja mahdollisuutta mennä minne tahansa maailmassa työskennellessä on jännittävää. Se voi kuitenkin olla myös pelottavaa ja vaatii paljon työtä.

Hyvä asia on, että tekniikka on puolellasi. On olemassa monia ohjelmistoja, joiden avulla voit parantaa tehokkuuttasi, järjestää työnkulkuja, virtaviivaistaa prosesseja ja parantaa tiimiyhteistyötä.

Tämä luettelo ei ole tyhjentävä, mutta tässä on joitain työkaluja, joita voit alkaa käyttää etäliiketoiminnassasi.

1. Hakijoiden seurantajärjestelmät

Olitpa startup tai iso yritys, voit hyötyä hakijoiden seurantajärjestelmästä (ATS). Näiden ohjelmistojen avulla voit löytää kaikki tärkeät tiedot hakijastasi – heidän sähköposteistaan, haastatteluistaan, aikatauluistaan ​​ja asiaankuuluvista tiedoista, kaikki yhdestä paikasta.

ATS tekee rekrytoinnista ja palkkaamisesta helppoa käyttämällä tekoälyä ehdokkaiden seulomiseen, mikä säästää paljon aikaa karsimalla manuaalisesti pois ehdokkaita, jotka eivät sovi yhteen. He auttavat myös löytämään parhaat ehdokkaat luokittelemalla heidät heidän taitojensa ja kokemuksensa perusteella. Jotkut yleisimmin käytetyistä ATS: istä ovat

Työpäivä ja Kasvihuone.

Tällä digitaalisella aikakaudella, jossa väärennetyt sertifikaatit ja väärät henkilöllisyydet ovat rehottaa, taustatarkistukset ovat elintärkeitä, jotta työntekijät ja asiakkaat voivat pitää turvallisen työpaikan.

Taustantarkistustyökalut, kuten Goodhire ja Chekr ovat myös välttämättömiä, jotta voidaan varmistaa tiedot, jotka mahdolliset ehdokkaat ovat jakaneet heidän kanssaan.

Nämä työkalut ovat lakisääteisten vaatimusten mukaisia ​​ja tarjoavat yrityksille oman hallintapaneelin, jonka avulla he voivat hallita ja seurata taustatarkistustensa tuloksia. Suurin osa näistä työkaluista integroituu myös ATS: n ja muiden suurten HR-alustojen kanssa.

3. Projektinhallintaohjelmisto

Etätiimien hallinta voi olla haastavaa. Projektinhallintaohjelmisto tarjoaa helpon tavan järjestää työnkulkuja, seurata yksilön ja tiimin edistymistä, täydentää projekteja ja saada näkemyksiä tiimin edistymisestä.

Jos johdat globaalia tiimiä, käytät projektinhallintaohjelmistoja, kuten Asana tai NapsautaYlös voi auttaa sinua säästää paljon aikaa kommunikoidaksesi ja tehdäksesi yhteistyötä tiimisi kanssa. Nämä työkalut helpottavat saumatonta yhteistyötä tiimin jäsenten kesken alustan sisällä – ei tarvita sähköposteja ja tarpeettomia kokouksia!

4. Elektronisen allekirjoituksen ohjelmisto

Etäyrityksen hoitaminen ei tarkoita, että voit ohittaa tärkeitä prosesseja, kuten asiakirjojen ja sopimusten allekirjoittamisen. Etäasennus voi tehdä arkaluonteisten asiakirjojen allekirjoittamisesta haasteen.

Kukaan ei halua jakaa sähköisiä allekirjoituksiaan varmistamatta ensin, että alusta on turvallinen. Hyvä asia on, että työkalut pitävät Pandadoc ja DocuSign ne helpottavat arkaluonteisten asiakirjojen jakelua ja keräämistä sekä sähköisiä allekirjoituksia. Niitä on runsaasti muut online-asiakirjojen allekirjoitussovellukset siellä, että voit tarkistaa.

Sähköiset allekirjoitukset tunnustetaan vastaaviksi perinteisten allekirjoitusten kanssa. Ne ovat laillisesti sitovia, jos osapuolet sallivat tiedostojen turvallisen lataamisen ja digitaalisten asiakirjojen allekirjoittamisen. Kuitenkin, sähköisten allekirjoitusten laillisuus vaihtelee sen mukaan, missä päin maailmaa olet.

5. Wiki

Tiedon levittäminen ja koulutus voi olla haastavaa etäyrityksen johtamisessa. Yrityswiki toimii tiedon keskusvarastona tai tietokantana.

Se antaa kaikille pääsyn asiakirjoihin ja tärkeisiin prosesseihin työntekijöiden työnkuluissa. Niitä on helppo käyttää, muokata ja jakaa, jotta etätyöntekijät ovat tietoisia muutoksista, päivityksistä ja uusista työskentelykäytännöistä.

Se helpottaa käyttöönottoa ja antaa uusille työntekijöille mahdollisuuden navigoida yrityksen läpi. Se helpottaa etätyötä toimien oppaana, jossa he voivat tutustua yrityksen prosesseihin. Joitakin wikejä, joita voit harkita, ovat XWiki ja SlimWiki. On olemassa monia muita verkkosivustoja, jotka auttavat sinua luomaan oman Wikin.

6. Työntekijöiden tunnistusohjelmisto

Rajoitetun vuorovaikutuksen ja tuen vuoksi monet etätyöntekijät tuntevat itsensä usein eristyneiksi ja näkymättömiksi. Monet tutkimukset osoittavat, että tunnustus ja oikea-aikainen, asianmukainen palaute ei vain lisää ihmisten suorituskykyä, vaan myös parantaa pysyvyyttä ja työtyytyväisyyttä.

Alustat kuten Motivoivuus anna tiimin jäsenille mahdollisuus oppia muista tiimin jäsenistä, arvostaa toisiaan ja korostaa voittojaan, antaa spot-bonuksia ja luoda räätälöityjä palkintoja ja merkkejä, joihin joukkueet pyrkivät.

Motivosity antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden jakaa Motivosity-rahoja, joilla työntekijät voivat ostaa lahjakortteja, varata lentoja tai lahjoittaa hyväntekeväisyyteen. Muita Motivosityn vaihtoehtoja ovat Bonuksena ja Maine.

7. Yritysviestintäsovellukset

Etätyö ei lennä ilman alustaa, joka kokoaa tiimin yhteen. Vaikka tiimit voivat edelleen käyttää sähköpostia, se on tilaa vievää, aikaa vievää ja sekavaa. Yritysviestintäsovellukset, kuten löysä avulla voit olla yhteydessä kenen tahansa kanssa yksin tai ryhmissä.

Voit myös integroida muita sovelluksia Slackiin tehostaa sen toimivuutta ja virtaviivaistaa prosesseja sovelluksissa. Voit esimerkiksi yhdistää Asanasi Slackiin tai käyttää Slackin Giphyä, kun haluat lisätä keskusteluihisi. Muita Slackin kaltaisia ​​sovelluksia ovat mm Työpaikan chat tai Microsoft Teams.

8. Ajoitusohjelmisto

Ajoitus on toinen urakka, joka vie kaikkien aikaa, olipa se sitten etänä tai ei. Useimmissa etätyöskentelyssä lisävaikeus on kuitenkin aikavyöhykeerojen todellisuus. Lisäksi monien etätyöntekijöiden on jouduttava työskentelemään useamman kuin yhden työn kanssa, mikä tekee puheluiden ajoittamisesta paljon hankalampaa.

Aikataulutusalustat, kuten Calendly integroituu kalentereihisi ja eliminoi molemmille osapuolille parhaan ajan etsimisen edestakaisin. Samaan aikaan sovellukset, kuten Go-muistutukset voit automatisoida tekstiviestit, jotta voit lähettää automaattisia tapaamismuistutuksia tiimillesi tai asiakkaille.

Tämä varmistaa, että ihmiset saapuvat kokoukseen, estät sinua tuhlaamasta aikaasi ja rahaasi odottamaan heidän saapumistaan.

Käytä teknologiaa etäyrityksesi tasolle

Etätyöstä on paljon hyötyä. Sen suorittaminen voi kuitenkin olla vaikeaa, varsinkin jos aiot tehdä asioita perinteisellä tavalla. Sen lisäksi, että sinulla on enemmän paperityötä, on vaikeaa, jopa mahdotonta, kommunikoida hyvin ja seurata projektien edistymistä ilman työkalujen apua.

Paranna peliäsi ohjelmistoilla ja työkaluilla, jotka voivat nopeuttaa ja virtaviivaistaa etätyöprosessejasi ja auttaa yhdistämään tiimiä luomaan parempaa työpaikkakulttuuria yrityksellesi.

8 vinkkiä tuottavan etätyötoimistoympäristön luomiseen

Lue Seuraava

Kirjailijasta