Kuinka ylläpitää tehokasta varmuuskopiointiaikataulua (ja miksi sinun pitäisi)

Jokainen on vaarassa menettää peruuttamattomasti tärkeitä tiedostoja ja kansioita, jos he eivät varmuuskopioi tietojaan. Yksityishenkilöille valokuvien, videotiedostojen ja asiakirjojen katoaminen voi johtaa turhautumiseen, hankaluuksiin ja jopa konkurssiin.

Tietojen katoamisen ahdistus voidaan kuitenkin välttää kehittämällä ja ylläpitämällä perusteellista aikataulustrategiaa. Varmuuskopiointiaikataulutuksen ensisijainen tarkoitus on määrittää aikakehykset tietojen, tietokantojen tai kokonaisten järjestelmien varmuuskopiointia varten.

Joten miksi tarvitset tietojen varmuuskopioita? Ja kuinka voit tehokkaasti ylläpitää varmuuskopioidesi aikataulua?

Miksi sinun täytyy varmuuskopioida tietosi

Harkitse arkaluonteisiin tietoihin kohdistuvia uhkia laitteistovioista varastettuihin tietokoneisiin ja kiristysohjelmiin. Tietojen menetys voi häiritä tuottavuutta ja lamauttaa yrityksiä. Tässä ovat yleisimmät syyt tietojen varmuuskopiointiin.

Estä tietojen menetys

Ilmeisin syy tietojen varmuuskopiointiin on tärkeiden tiedostojen tallentaminen tietojen katoamisen varalta. Kiintolevyhäiriöt ja järjestelmän kaatumiset eivät ole harvinaisia.

Yksilöille varmuuskopiot ovat erityisen tärkeitä tietojen palauttamisessa vioittuneista käyttöjärjestelmistä (OS). Jotkut käyttöjärjestelmät epäonnistuvat virheellisen muistitilan varauksen, ohjelmiston vioittumisen tai useiden ajan myötä kertyvien sovellusvirheiden vuoksi. Varmuuskopioiden avulla voit palauttaa tietyt tiedostot tai koko järjestelmän nopeasti.

Liiketoiminnan jatkuvuus

Monet pienyritysten omistajat luottavat tietokoneisiin kriittisten toimintojen, kuten henkilöresurssien, rahoituksen ja markkinoinnin, suorittamisessa. Jos tällaiset omistajat eivät varmuuskopioi tärkeitä tietoja sisältäviä tiedostoja, he voivat vahingoittaa yrityksiään, mahdollisesti jopa sulkea ovensa lopullisesti.

Tietojen menetys voi johtua inhimillisistä virheistä, fyysisestä varkaudesta ja jopa laitteistovioista, jotka johtuvat kiristysohjelmahyökkäyksistä. Varmuuskopioiden avulla voit palauttaa tuottavuuden nopeasti, jos tiedot katoavat.

Kilpailuetu

Tietomurrot vaikuttavat sidosryhmien suhteisiin ja heikentävät luottamusta itse liiketoimintaan. Asiakkaat, työntekijät, osakkeenomistajat ja sijoittajat luottavat siihen, että yritykset pitävät heistä paljon tietoja. Luotettavat ja turvalliset tietojen varmuuskopiot saavat ihmiset haluamaan työskennellä kanssasi.

Vankka varasuunnitelma tarkoittaa, että ovesi pysyy avoinna sidosryhmille, jotka olivat kerran mukana kilpailevissa yrityksissä, jotka eivät kestäneet häiriötä, kuten tietomurtoa.

Tarkastukset, verot ja arkistot

Yrittäjät ovat velvollisia raportoimaan ja toistamaan viranomaistietoja verotusta varten. Varmuuskopioimalla taloudellisia ja viranomaistietoja, voit näyttää kirjojasi tilintarkastajille ja veroviranomaisille myös tietojen katoamisen jälkeen.

Yksi tärkeimmistä syistä tietojen varmuuskopiointiin on tärkeiden tietojen turvallinen arkisto. Ammatistasi riippuen saatat joutua säilyttämään asiakirjoja useita vuosia. Esimerkiksi tarkan kirjanpidon pitäminen voi tehdä sinusta erittäin suositun terveydenhuolto-, laki- ja rahoitusaloilla toimivien henkilöiden keskuudessa.

Vältä ylimääräistä työtä

Tietojen varmuuskopiointi estää tehtävien suorittamisen uudelleen tietojen katoamisen jälkeen. Luotpa sitten laskentataulukoita tai asennat järjestelmiä uudelleen, sinulla on taas paljon tehtävää, kun tiedot katoavat.

Kun voit korjaa kuollut kiintolevy tietojen palauttamiseksi, ei ole takeita siitä, että prosessi onnistuu. Muista, että sinun on tehtävä kaikki uudelleen suurien tappioiden sattuessa, ja harvat selviävät siitä.

Vinkkejä varmuuskopioiden ylläpitoon

Työtuntien menettäminen järjestelmävian tai muun katastrofin vuoksi on jotain, jonka voit välttää luomalla ja ylläpitämällä varmuuskopioita. Tässä on luettelo asioista, joita voit tehdä pitääksesi tietosi hyvässä kunnossa.

Salaa kaikki

Et halua arkaluontoisten tietojen, kuten työntekijätietojen ja asiakastietojen, vuotavan ulos, jos verkko- tai pilvipalveluntarjoajaasi hakkeroidaan.

The turvallisimmat pilvitallennuspalveluntarjoajat tarjota jonkinlainen salaus varmistaaksesi, että tietokoneeltasi lähtevät tiedot ovat salattuja. Tällä tavalla, vaikka hyökkääjät pääsisivät tietoihisi, he eivät voi purkaa niiden salausta ilman avaimiasi.

Ajoita säännölliset varmuuskopiot

Muista, että olet vaarassa menettää kaikki tiedot, jotka on syötetty tai muutettu viimeisen varmuuskopioinnin jälkeen. Ottamalla säännölliset ja säännölliset varmuuskopiot käyttöön voit välttää valtavien tietomäärien menettämisen katastrofin sattuessa. Jotta et menetä tietojesi varmuuskopiointia, harkitse varmuuskopiointiprosessin automatisointia, varsinkin jos käytät pilvipalvelua.

Jokainen varmuuskopiointi vaatii jonkinlaisen varmuuskopion. Esimerkiksi levyvarmuuskopiot käyttävät levyjä, nauhavarmuuskopiot nauhoja ja pilvivarmuuskopiot levyjä välimuistiin. Tallennusvälineet eivät kuitenkaan kestä ikuisesti, joten on erittäin tärkeää, että sinulla on säännöt, jotka määrittelevät varmuuskopionauhoidesi ja -levyjesi eliniän.

Irrota Fyysiset varmuuskopiot

Tämä on tärkeää kiristysohjelmien torjuntaan (vaikkakaan ei idioottivarma). Jos sinä varmuuskopioi tietosi ulkoisen laitteen avulla, sinun on irrotettava se pistorasiasta jokaisen varmuuskopioinnin jälkeen. Tämä johtuu siitä, että jos verkkorikolliset saastuttavat pääjärjestelmäsi ja ulkoinen asema on edelleen kytkettynä, he voivat myös salata sen, mikä tekee siitä täysin tehottoman. Ainakin tallentamalla tietosi muualle varmistat, että toinen kopio pysyy poissa mahdolliselta kiristysohjelmatartunnalta.

Järjestä ja merkitse johdonmukaisesti

Jos varmuuskopioit tietoja useilla laitteilla, haluat tietää, mikä arkisto on mistä laitteistosta peräisin. Siksi on tärkeää järjestää varmuuskopiot siten, että löydät ne helposti aina, kun tarvitset niitä. Jos työskentelet joukkueen kanssa ja käytät ilmaiset pilvitallennuspalveluntarjoajat kuten Dropbox ja Google Drive, olisi parasta, että koko järjestelmässä olisi yhtenäinen järjestämis- ja nimeämisstandardi.

Testaa varmuuskopioita

Varmuuskopiointi voi epäonnistua. Määritysvirheet voivat estää tärkeiden tietojen varmuuskopioimisen tai jopa palauttamisen. Jokainen minuutti, jolloin tietosi eivät ole käytettävissä, voi maksaa sinulle rahaa, mikä on hyvä syy ajoittaa säännölliset varmuuskopiotestit.

Yksittäisten henkilöiden säännöllinen katastrofipalautusharjoitus ottaa varmuuskopion ja lataa sen uudelleen tietokoneeseen varmistaakseen, että se toimii. Jos käytät tietojesi tallentamiseen kolmannen osapuolen palveluntarjoajaa, varmista, että sopimus velvoittaa palveluntarjoajan testaamaan tietojen varmuuskopioiden luettavuuden.

Milloin on paras aika tehdä säännölliset varmuuskopiot?

Tietojen varmuuskopiointi ei ole jotain, jota teet kerran vuodessa ja unohdat. Parhaan tuloksen saavuttamiseksi varmuuskopioi johdonmukaisesti ja säännöllisesti minimoidaksesi varmuuskopiointien välillä menevien tietojen määrän. Mitä kauemmin varmuuskopiointi kestää, sitä suurempi on tietojen menettämisen riski kun heistä toipuu.

Varmuuskopioinnin aikakehykset riippuvat varmuuskopioitavasta laitteesta, olipa se henkilökohtainen tai yritys, ja varmuuskopiointien ajasta.

Jos käytät tietokonettasi usein (eli vietät tietokoneellasi yli 10 tuntia viikossa), sinun tulee varmuuskopioida tiedot viikoittain. Satunnaisten PC-käyttäjien (enintään viisi tuntia käyttävien) tulisi vastaavasti palauttaa tietoja vähintään kerran viikossa. Jos kuitenkin omistat verkkokaupan, päivittäiset varmuuskopiot olisivat ihanteellisia.

Organisaatioille ihanteellinen aika suorittaa dataa on työajan ulkopuolella, koska se on usein aika, jolloin vähiten ihmisiä käyttää dataa. Jos tarvitset suuremman varmuuskopion, noin klo 19 on hyvä aika aloittaa.

Muita ihanteellisia aikavälejä tietojen varmuuskopiointiin ovat muun muassa silloin, kun muita varmuuskopioita ei ole käynnissä ja kun muistia ja levyä käytetään vähiten.

Kuinka pidät kiinni aikaa vievästä aikataulusta?

Kun olet päättänyt ajoituksesta, voit valita parhaan tavan suorittaa tietojen varmuuskopiointi. Esimerkiksi automaatio voi olla ihanteellinen valinta suuria ja toistuvia varmuuskopioita tehtäessä.

Olisi myös parasta harkita, mitkä tiedot tarvitsevat varmuuskopioita ja mitkä eivät. Kaikkien tiedostojen varmuuskopiointi koko ajan ei ehkä ole hyvä idea. Tämä ei tarkoita, ettei kaikkea pitäisi varmuuskopioida, mutta tärkeiden tiedostojen ja usein muuttuvien kansioiden varmuuskopiointi tulee priorisoida.

Arkaluonteiset tiedostot, kuten yrityssopimukset, taloudelliset tiedot ja henkilökohtaiset tunnistetiedot, tulee priorisoida ja varmuuskopioida vastaavasti. Voit säästää aikaa ja palvelintilaa jättämällä huomioimatta vähemmän tärkeät tiedot (kuten verkkoon jo ladatut kuvakaappaukset).

Jos työskentelet suuren tiimin kanssa, varmuuskopiointistrategiaasi tulisi sisältää myös se, kuka vastaa varmuuskopioinnista. Sinun on myös nimettävä henkilöt, jotka ovat vastuussa varmuuskopioiden onnistumisen seurannasta.

Varmuuskopioi tietosi tietojen häviämisen estämiseksi

Kaikkien tietojen varmuuskopiointi on yksi parhaista tavoista estää tietojen häviäminen. Varmuuskopiot voivat suojata sinua tahattomalta tai tahalliselta tietojen poistamiselta, kiintolevyvirheiltä ja kiristysohjelmilta.

Varmuuskopiot suojaavat arkaluontoisia henkilö- ja organisaatiotietoja ja tarjoavat sinulle ja asiakkaillesi mielenrauhaa. Nyrkkisääntönä on, että varmuuskopioi kaikki tärkeänä pitämäsi asiat säännöllisesti ja mahdollisimman pian.

7 parasta online-varmuuskopiointipalvelua tietojesi turvaamiseksi

Lue Seuraava

Kirjailijasta