Digitaalisen allekirjoituksen lisääminen tai poistaminen Microsoft Office -tiedostoissa

Allekirjoitamme kaikki asiakirjoja eri tarkoituksiin, kuten virkakirjeet, asuntomme vuokrasopimukset, yhteistyökumppaneiden kanssa jaettavat projektiasiakirjat ja lainahakemukset.

On kuitenkin yksinkertaisempaa ja usein turvallisempaa laittaa allekirjoitukset asiakirjoihin, jos ne tehdään digitaalisesti. Microsoft Office -tiedostot, kuten Word, Excel ja PowerPoint, mahdollistavat digitaalisten allekirjoitusten lisäämisen helposti. Katsotaan kuinka se tehdään.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus ja miksi se lisätään?

Digitaalinen allekirjoitus on eräänlainen sähköinen allekirjoitus, jota käytetään digitaalisten tietojen, kuten sähköpostien, luottokorttitapahtumien ja asiakirjojen, aitouden ja eheyden vahvistamiseen. Microsoft Word- ja Excel-tiedostot voidaan allekirjoittaa digitaalisesti ja PDF-tiedostojen allekirjoittamiseen on monia tapoja liian.

Jos allekirjoitat asiakirjan digitaalisesti, se vahvistaa, että asiakirjan tiedot ovat peräisin sinulta eikä niitä ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen. Joten se on kuin virtuaalinen sormenjälki tai sähköinen esitys käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi.

Vaikka niitä on monia sovellukset asiakirjojen allekirjoittamiseen verkossa, Microsoft Officen avulla voit luoda digitaalisia allekirjoituksia Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoihin. Sinun ei tarvitse ottaa asiakirjasta tulostetta, allekirjoittaa kynällä ja sitten skannata ja lähettää sitä. Voit luoda digitaalisen allekirjoituksen Office-tiedostoon ja lähettää sen sähköpostitse.

Digitaalisen allekirjoituksen lisääminen auttaa tekemään asiakirjasta aidon ja virallisen. Se takaa myös kiistämättömyyden, mikä tarkoittaa, että se todistaa kaikille osapuolille allekirjoitetun sisällön alkuperän.

Lisäksi Microsoftin mukaan allekirjoitukset Microsoft Word-, Microsoft Excel- tai Microsoft PowerPoint -tiedostoissa, jotka on aikaleimattu suojatulla aikaleimapalvelimella, ovat tietyissä olosuhteissa voimassa a notaarin vahvistaminen.

Kuinka tehdä digitaalisesta allekirjoituksesta virallinen

Sinulla on oltava digitaalisen allekirjoituksen varmenne henkilöllisyytesi vahvistamiseksi ja sen virallistamiseksi. Kun lähetät digitaalisesti allekirjoitetun Microsoft Office -tiedoston, digitaalinen varmenne sisältyy siihen julkisen avaimen kanssa.

Digitaaliset varmenteet myöntää varmenneviranomainen (CA). Varmenne on yleensä voimassa vuoden, jonka jälkeen allekirjoittajan on uusittava tai hankittava uusi allekirjoitusvarmenne tunnistaakseen henkilöllisyyden.

Jos et halua ostaa varmennetta tai haluat allekirjoittaa asiakirjan heti, voit myös luoda varmenteen. Windowsissa varmenteen luontiprosessi riippuu käyttämästäsi Windows-versiosta – Windows 10, 8, 7, Vista tai XP.

Lisätietoja digitaalisista varmennepalveluista tai ohjeet varmenteen luomiseen saat osoitteesta tällä Microsoftin tukisivulla.

Digitaalisen allekirjoituksen lisääminen Microsoft Office -tiedostoon

Voit lisätä digitaalisia allekirjoituksia Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoihin. Jotta voit lisätä digitaalisen allekirjoituksen, sinulla on oltava avoin Word-asiakirjatiedosto tai Excel-arkki. Wordin ja Excelin prosessi on samanlainen, joten tutkitaan kuinka lisätä digitaalinen allekirjoitus Word-tiedostoon.

1. Aseta esimerkiksi avoimen Word-tiedoston lopussa, jossa olet allekirjoittamassa asiakirjaa, osoitin kohtaan, johon haluat luoda digitaalisen allekirjoituksen.
2. Klikkaa Lisää -välilehti. Allekirjoitusriviluettelo on tekstiryhmässä oikeassa yläkulmassa.
3. Klikkaus Microsoft Office -allekirjoitus Linja. Allekirjoituksen asetusvälilehti avautuu, ja voit täyttää muutamalla kentällä.
4. Lisää tarvittavat tiedot Allekirjoituksen asetukset -valintaikkunaan: Ehdotettu allekirjoittaja: (tämä olisi sinun nimesi), Allekirjoittajan titteli: (nimesi) ja Allekirjoittajan sähköpostiosoite: (sähköpostiosoitteesi, jos haluat antaa sen).
5. Allekirjoittajan ohjeiden alla on oletusohje: Ennen kuin allekirjoitat tämän asiakirjan, varmista, että allekirjoittamasi sisältö on oikea. Tätä ohjetta voidaan muuttaa ja alla on kaksi vaihtoehtoa, jotka voit asettaa rastittamalla valintaruudut: Anna allekirjoittajan lisätä kommentteja Allekirjoita-valintaikkunaan ja Näytä allekirjoituspäivämäärä allekirjoituksessa linja.
6. Kun olet täyttänyt tietosi, napsauta OK. Näet nyt allekirjoitusrivin, jossa on nimesi ja arvonimesi sen alla.

Katsotaan nyt, kuinka allekirjoitus lisätään allekirjoitusriville.

1. Oikealla painikkeella tiedoston allekirjoitusrivi. Valitse sitten Merkki valikosta.
2. Voit lisätä allekirjoituksesi seuraavilla kolmella tavalla:
   • Jos haluat lisätä painetun kylttisi, kirjoita nimesi lähelle X symboli.
   • Jos sinulla on kuva allekirjoituksestasi, napsauta Valitse Allekirjoituskuva -välilehteä ja napsauta Valitse Kuva— File Explorer avautuu, ja voit lisätä allekirjoituksesi kuvan selaamalla tietokonettasi.
   • Kolmanneksi, jos sinulla on taulutietokone, voit myös lisätä käsinkirjoitetun allekirjoituksen allekirjoittamalla X allekirjoitusrivillä.
3. Voit myös lisätä tietoja allekirjoittajasta (joka olisit sinä), kuten roolisi ja tuotantopaikan osoitteen, napsauttamalla Yksityiskohdat -painiketta.
4. Napsauta sitten lopussa Merkki pohjalla.
5. Saat allekirjoituksen vahvistuskehotteen. Sitten allekirjoituksesi näkyy asiakirjasi allekirjoitusrivillä. Nyt voit lähettää digitaalisesti allekirjoitetun asiakirjasi.

Kuinka poistaa digitaalinen allekirjoitus

Digitaalisen allekirjoituksen poistaminen tapahtuu muutamalla napsautuksella.

1. Avaa Microsoft Word- tai Excel-tiedosto digitaalisella allekirjoituksella.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Allekirjoitusrivi.
3. Klikkaus Poista allekirjoitus. Näyttöön tulee kehote, jossa sinua pyydetään vahvistamaan allekirjoituksen poistaminen.

Digitaalinen allekirjoituksesi poistetaan asiakirjasta. Asiakirjan muokkaaminen poistaa myös allekirjoitukset siitä.

Kuinka lisätä tai poistaa näkymätön digitaalinen allekirjoitus

Toisin kuin näkyvä allekirjoitus, näkymätön digitaalinen allekirjoitus ei lisää merkkejä tai tekstiä asiakirjaan. Sen sijaan näkymätön allekirjoitus lisää vain metatiedot asiakirjatiedostoon varmistaakseen asiakirjan aitouden muuttamatta sen sisältöä.

Voit lisätä näkymätön digitaalisen allekirjoituksen Microsoft Office -tiedostoon seuraavasti:

1. Avaa Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirja ja napsauta Tiedosto. The Tiedot osio avautuu.
2. Valitse Suojaa asiakirja.
3. Valitse sitten avattavasta valikosta Lisää digitaalinen allekirjoitus.
4. Digitaalinen allekirjoituslaatikko avautuu. Kirjoita valintaikkunaan asiakirjan allekirjoittamisen tarkoitus.
5. Napsauta sitten Merkki.
6. The Tiedot -osio näyttää sitten, että asiakirja on allekirjoitettu ja merkitty lopulliseksi.

Kun tiedosto on digitaalisesti allekirjoitettu, siitä tulee vain luku -dokumentti, jotta muut muutokset estetään.

Näkymättömän digitaalisen allekirjoituksen poistaminen on myös helppoa.

1. Avaa tiedosto näkymättömällä digitaalisella allekirjoituksella. Näet kaksi viestiä yläpuolella – toinen, että asiakirja on merkitty lopulliseksi, ja toinen, joka kertoo, että asiakirja sisältää kelvollisia allekirjoituksia.
2. Toisella Allekirjoitukset viestiriville, napsauta Näytä allekirjoitukset. The Allekirjoitukset ruutu avautuu asiakirjan oikealle puolelle.
3. Klikkaa nuoli allekirjoituksen nimen vieressä.
4. Napsauta sitten Poista allekirjoitus avattavasta valikosta.
5. Napsauta lopuksi Joo näkyviin tulevassa kehotteessa. Ja näkymätön digitaalinen allekirjoituksesi poistetaan.

Anna toimistoasiakirjoillesi aitoutta ja turvallisuutta digitaalisella allekirjoituksellasi

Digitaaliset allekirjoitukset lisäävät asiakirjoihin luottamusta ja aitoutta. Se juurruttaa luottamusta yhteistyökumppaneihisi ja asiakirjojen vastaanottajiin.

Lisäksi sinulla on mielenrauha, että asiakirjasi ovat turvassa, eikä niitä voi peukaloida. Joten tee virallisista ja henkilökohtaisista tapahtumistasi helpompaa ja turvallisempaa lisäämällä digitaaliset allekirjoitukset Microsoft Office -tiedostoihisi.

Kuinka allekirjoittaa digitaalisesti Microsoft Word -asiakirja

Lue Seuraava

Kirjailijasta