Kuinka ilmaista yleisiä työpaikan valituksia ammattimaisissa sähköpostiviesteissä

Jos olet joskus työskennellyt toimistossa, tiedät monien erilaisten ihmisten kanssa työskentelyn haasteet. Yleinen ongelma on pelko kohdata ongelmallisia työtovereita ja lopettaa heidän käyttäytymisensä, mutta voit ilmaista itseäsi ammattimaisesti, olitpa työntekijä tai esimies.

Yksi yksinkertaisimmista tavoista on laittaa ajatuksesi sähköpostiin. Erottelemme asian esimerkkien kautta yleisistä työpaikkavalituksista. Opi rakentavin tapoja sanoa ne ja muita sähköpostitemppuja, jotka voivat auttaa sinua.

1. Odotan edelleen sinun suorittavan sen tehtävän

Kaikki eivät työskentele samaan tahtiin, mutta se on ongelma, kun yksi henkilö pysäyttää tiimiprojektin. Jos tehtäväsi riippuu siitä, että työtoveri lähettää omansa, voit kannustaa häntä toimiin muutamalla sanalla sähköpostissa.

Tässä on joitain ammattimaisia ​​tapoja lähestyä ja ilmaista tämä valitus, joita voit mukauttaa olosuhteisiisi:

• Meidän on parannettava työnkulkuamme, jotta emme jää aikataulusta. Onko (päivämäärä ja aika) hyvä määräaika sinulle? Sitten voin noudattaa määräaikaani (päivämäärä ja aika).
instagram viewer
• Tarvitsetko apua tässä tehtävässä? Meidän on saatava projekti valmiiksi ajoissa, joten (työkaverin nimi) on tarjoutunut auttamaan sinua mahdollisissa ongelmissa.

Tavoitteena ei ole loukata työtoveriasi, vaan asettaa tavoitteita ja ratkaisuja, ja samalla tehdä selväksi, että olette molemmat osa tiimiä, joka on aktiivisesti kiinnostunut asioiden hoitamisesta.

Muista kerätä mahdollisimman monta vinkkejä määräaikojen noudattamiseen ja tehtävien viimeistelyyn kuin voit. On helpompi neuvoa ihmisiä tarpeen mukaan.

2. Deadline on huomenna

Tässä on toinen yleinen valitus, jonka sisällä saattaa olla palamista. Jos työtoverisi leikkaa sen liian lähelle useista muistutuksista huolimatta, voit motivoida häntä sähköpostilla menettämättä malttiasi.

Syy, miksi otat heihin yhteyttä, on kiireellinen, joten tarjoamasi ratkaisut tarvitsevat suoraa linjaa, jos vain saadaksesi työtoverisi ottamaan asiat vakavasti.

Kokeile näitä vaihtoehtoja:

• Projekti on tulossa huomenna, mutta vielä on muutama löysä pää. Pidetään videoneuvottelu tiimin kanssa tänään iltapäivällä keskustellaksemme ratkaisuista.
• Johto odottaa projektia huomenna. Jos et todennäköisesti noudata määräaikaa, voitko selittää miksi raportissa, jonka voimme toimittaa kaiken muun kanssa?

Vaikka sähköpostit ovat helpompi tapa ilmaista vaikeita ajatuksia, ne eivät tee samaa vaikutusta kuin ongelmista keskustelemalla henkilökohtaisesti. Joten kun yrität muuttaa jonkun huonoja työnkulkutottumuksia, sähköpostisi on oltava suoraviivainen ja älykäs kiinnittääksesi heidän huomionsa.

3. Lopeta jahkailu

Sama rakentava lähestymistapa sopii parhaiten kaikkiin työpaikkavalituksiin rauhallisella ja neutraalilla kielellä. Loppujen lopuksi viivyttelevä työtoveri voi rasittaa yrityksen työnkulkua, mutta hän ei aina tee sitä, koska hän on laiska.

Katso, onko häiriötekijöitä liikaa vai ovatko he täynnä tehtäviä. Etsi ongelma ja räätälöi sähköpostisi ratkaisujen ja kannustimien avulla. Ota inspiraatiota näistä esimerkeistä:

• Toimisto voi olla häiritsevää. Jos työhön keskittyminen vaikeuttaa, keskustellaan muutoksista ja siitä, mitä tavoitteita voimme asettaa sinulle.
• Käydään viikon lopussa läpi kaikkien suoritetut ja jäljellä olevat tehtävät, jotta voimme käyttää ensi viikkoa tuottavammin.

4. Minulla ei ole aikaa tehdä kaikkia näitä tehtäviä

Sähköpostin kirjoitusstrategiasi pitäisi muuttua hieman, kun yrität suojautua loppuunuupumiselta. Tarkoituksena on osoittaa, että tiedät velvollisuutesi, kuinka priorisoida ne ja mistä et ole vastuussa.

Aseta kohteliaasti rajat käyttämällä sähköposteissasi tällaisia ​​ilmaisuja:

• Autan mielelläni tässä tehtävässä. Haluaisitko odottaa, kunnes saan nykyiset tehtäväni valmiiksi? Ne erääntyvät aikaisemmin.
• Valitettavasti, jos otan vastaan ​​lisää tehtäviä, tarvitsen ylitöitä. Voisitteko ajaa sen ohi (johtajan nimi) ja keskustella siitä, kuinka se toimisi?

Jos työpaikallasi on käytössä tiiminhallintaohjelmisto, koko aikataulusi jakaminen voi olla helpompaa. Voit myös järjestää tehtäväsi Asanassaesimerkiksi tehdäksesi tärkeät työt selkeästi nähtävillä, mukaan lukien niiden määräajat ja yhteistyökumppanit.

5. En työskentele sinulle

Hallitsevat työtoverit voivat viedä käyttäytymisensä liian pitkälle ja odottavat sinun hyppäävän, kun he soittavat tai ottavat heiltä lisätöitä. Tämä on toinen tilanne, joka kaipaa kipeästi rajoja.

Ennen kuin ryhdyt vakavampiin toimenpiteisiin, yritä perustella kollegasi kanssa hyvin laaditun sähköpostin kautta. Sen tulee olla kohteliasta mutta lujaa, koska se luo tasavertaisen asemasi työpaikalla. Tässä muutama sanamuoto kokeiltavaksi:

• Ikävä kuulla, että työtaakkasi on ylivoimainen. En voi auttaa sinua omien velvollisuuksieni vuoksi, mutta jos otat yhteyttä esimieheen, voit laatia kestävämmän suunnitelman.
• Kiitos, että ajattelit minua tässä työssä, mutta se sopii paremmin toiselle osastolle. Jos heillä on aikaa, he voivat tehdä yhteistyötä kanssasi.

6. Lopeta puhuminen ihmisistä

Kilpailu työpaikalla on väistämätöntä. Valitettavasti se saa kollegat pyrkimään erottumaan joukosta, vaikka se merkitsisikin keskusteluihin leikkaamista omien ajatustensa esittämiseksi. Jotkut ihmiset myös keskeyttävät alitajuisesti eivätkä ymmärrä, että se on ärsyttävää.

On olemassa diplomaattisia tapoja rohkaista heitä lopettamaan tämä käyttäytyminen. Koska he saattavat tehdä sen saadakseen huomiota, vetoa heidän siihen puoleen sähköpostissasi ja kannusta samalla tiimipelaajan ajattelutapaa.

Kokeile jotain näiden ilmaisujen kaltaisia:

• Annat usein arvokkaita ideoita. Proaktiivinen lähestymistapasi ratkaisujen löytämiseen on huomioitu. Jokainen työntekijä on yritykselle yhtä tärkeä, ja haluamme kuulla kaikkien äänen työpaikalla.
• Tämä projekti vaatii tiimityötä sekä selkeää viestintää. Sujuvan yhteistyön varmistamiseksi kaikilla keskusteluun osallistuvilla on oltava yhtäläiset mahdollisuudet puhua.

Jos yrität johtaa ryhmäprojektia ihmisten kanssa, jotka yleensä keskustelevat keskenään, voit asettaa perussäännöt ryhmäsähköpostissa. löytö vinkkejä, jotka parantavat kirjallista viestintää ja käytä niitä ystävällisen mutta tuottavan ympäristön luomiseen.

7. Lopeta tekstiviestien lähettäminen minulle työn ulkopuolella

Ottaako työkaveri tai pomosi sinuun yhteyttä vapaa-ajalla? Tämä on yleinen ongelma, johon liittyy yleensä tekstiviestien lähettäminen. Se on erityisen epämiellyttävää, kun et ole niin tuttu tai he haluavat keskustella shoppailusta, kun sinun täytyy rentoutua.

Jos näiden ihmisten huomiotta jättäminen ei auta tai he menevät liian pitkälle, paras ratkaisusi on lähettää heille sähköposti, jossa selitetään kantasi. Viestin tulee korostaa ammatillisten rajojen ja erityisesti vapaa-ajan tärkeyttä.

Katso näitä vaihtoehtoja ja katso, kuinka voit mukauttaa ne tarpeisiisi:

• Huomaa, että en ehkä ole käytettävissä puhumaan tuntien jälkeen henkilökohtaisista asioista johtuen. Keskustelen mielelläni työhön liittyvistä asioista, kun olen palannut toimistolle.
• Niin tärkeä kuin työni on minulle, se kärsii, jos en käytä vapaa-aikaani täysimääräisesti. Siksi toivon, että arvostat tarvettani varata työhön liittyvää viestintää virka-aikoihin.

8. Älä puhu noin

Työtoverit unohtavat usein olevansa ammatillisessa ympäristössä ja voivat sanoa väärin tai joutua sopimattomiin keskusteluihin. Tämä toiminta voi tehdä työtilasta erittäin epämukavan hyvin nopeasti.

Sinun on puututtava tällaisiin ongelmiin, ennen kuin ne aiheuttavat kitkaa ja eskaloituvat. Jos et voi viedä kollegoita sivuun paikan päällä, nopea sähköposti voi auttaa.

Ota ideoita seuraavista ilmauksista:

• Vaikka arvostamme suuresti ystävällistä yhteistyötä, on keskustelunaiheita, joiden tulisi jäädä työpaikan ulkopuolelle. Auta meitä ylläpitämään rauhallista ympäristöä ja välttämään keskustelua (arkaluonteiset aiheet).
• Aiemmin tänään tapahtui vuorovaikutus, joka teki henkilöstön epämukavaksi. Tee parhaasi ylläpitääksesi ammattimaista asennetta ja edistääksesi ystävällistä ryhmätyötä.

Saattaa olla hyödyllistä täsmentää, mitä sanottiin, jotta työtoverisi tietää tarkalleen, mitä tulee välttää tulevaisuudessa. Harkitse myös verkkosivun tai asiakirjan laatimista, jossa kerrotaan ei-toivotuista aiheista ja käytöksistä ja jonka voit sitten liittää tai linkittää sähköpostiisi.

Yleisiä vinkkejä sähköpostien kirjoittamiseen työpaikan ongelmien ratkaisemiseksi

Sähköpostit voivat olla paras ystäväsi ratkaistaessa vaikeita tilanteita toimistossa joutumatta kohtaamaan henkilöstön jäseniä kasvokkain.

Tässä on joitain muita vinkkejä, jotka voivat tehdä prosessista tehokkaamman.

• Tasaa sähköpostin negatiivisuus positiivisilla pisteillä kannustaaksesi parantamaan.
• Varmista, että muodollinen kielesi ei peitä sitä, mitä yrität sanoa.
• Ole selkeä ja ytimekäs – arvokasta kun pitkien sähköpostien kirjoittaminen.
• Säilytä sähköpostit myöhempää tarvetta varten siltä varalta, että tilanne ei parane.

Ole valmis kohtaamaan erilaisia ​​työpaikan haasteita

Joukkueet kohtaavat ongelmia koko ajan, varsinkin stressissä. Olipa kyseessä fyysinen tai digitaalinen ympäristö, olitpa pomo tai työntekijä, kannattaa tietää parhaat tavat muuttaa tottumuksia parempaan suuntaan.

Diplomatia sähköpostitse on järkevä strategia, kunhan ilmaiset valitukset selkeästi ja ammattimaisesti. Älä kuitenkaan unohda muita resursseja, kuten digitaalisia työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan ryhmätyötä.

5 työkalua etätyöryhmän viestintähaasteiden voittamiseksi

Lue Seuraava

Kirjailijasta