12 tapaa säilyttää yksityisyytesi zoomilla ja muilla videoneuvottelualustoilla

Videoneuvottelut eivät ole koskaan olleet suositumpia, ja niitä käytetään nyt lähes kaikilla toimialoilla. Vaikka tämän tekniikan mukavuus on ilmeinen, se aiheuttaa myös tietosuojariskin. Ihmiset osallistuvat usein kokouksiin, joihin heidän ei kuulu, ja luottamuksellisia tietoja jaetaan usein tarpeettomasti. Videoneuvotteluympäristöissä on ominaisuuksia, jotka estävät molempien näiden ongelmien esiintymisen. Mutta tällaisia ​​toimintoja ei aina käytetä.

Joten miten käytät videoneuvottelua jakamatta vääriä tietoja? Tässä on 12 tapaa tehdä videoneuvotteluista yksityisiä.

1. Käytä odotushuonetta

Jos olet isännöi tapaamista, sinun tulee aina käyttää odotushuonetta. Useimmissa videoneuvottelutyökaluissa on tämä ominaisuus. Kun se on kytketty päälle, kaikkia, jotka haluavat osallistua kokoukseen, pyydetään ensin odottamaan. Tämän avulla kokouksen järjestäjä voi vahvistaa kaikki osallistujat henkilökohtaisesti. Edellyttäen, että järjestäjä kiinnittää huomiota, tämä tekee mahdottomaksi kenenkään osallistua ilman lupaa.

2. Käytä satunnaisia ​​kokoustunnuksia

Kokoustunnuksia käytetään usein uudelleen. Tämä on tietysti kätevää, mutta se tarkoittaa myös sitä, että kuka tahansa, joka tietää edellisen kokouksen tunnuksen, voi saapua paikalle kutsumatta. Useimmat videoneuvotteluympäristöt mahdollistavat satunnaisten tunnuksien luomisen. Niiden avulla voit myös määrittää salasanasuojauksen. Kun se on määritetty, jokainen osallistuja tarvitsee sekä kokouksen tunnuksen että salasanan voidakseen osallistua.

3. Käytä virtuaalisia taustoja

Virtuaaliset taustat ovat ihanteellisia sekä sijaintisi piilottamiseen että taustalla olevan kaiken näkymisen estämiseen. Tämä on erityisen tärkeää yritysympäristöissä, joissa sinulla voi olla luottamuksellisia asiakirjoja. Mutta se on hyödyllistä myös, jos et halua osallistujien tietävän, missä asut. Jos haluat käytä virtuaalista taustaa, sinun tulee tarkistaa videoneuvottelusovelluksesi asetukset. Voit myös ladata lisäsovelluksia, jotka on suunniteltu erityisesti tähän tarkoitukseen.

4. Sammuta kamera tai mikrofoni

Kun osallistut kokoukseen, useimmat videoneuvotteluympäristöt kytkevät kamerasi ja mikrofonisi päälle oletusarvoisesti. Voit kuitenkin yleensä säätää asetuksia niin, että ne pysyvät oletuksena pois päältä. On myös mahdollista sammuttaa ne manuaalisesti ja pysyä kokouksessa. Tästä on hyötyä, jos et halua ihmisten katsovan tai kuuntelevan sinua, kun et osallistu.

Keskusteluhuoneet ovat hyödyllisiä joissakin viestintätyypeissä, mutta ne voivat olla haitallisempia kuin videoneuvottelut. Chat-huoneessa voit jakaa sekä linkkejä että tiedostoja. Kumpaa tahansa näistä vaihtoehdoista voidaan käyttää haittaohjelmien levittämiseen. Keskusteluhuoneet ovat myös ihanteellisia tietojenkalasteluhyökkäysten käynnistämiseen. Ennen kuin napsautat mitään chat-huoneessa, sinun tulee tarkistaa, kuka sen lähetti.

Jos olet kokouksen järjestäjä, voit poistaa tämän ominaisuuden kokonaan käytöstä.

6. Ymmärrä yksityiset chatit

Yksityiset chatit voivat myös aiheuttaa tietosuojariskin, jos et ymmärrä niiden toimintaa. Monilla videoneuvottelutyökaluilla on transkriptiotoiminto. Kun tämä on käytössä, se tallentaa kaikki kokouksen aikana tulevat yksityiset viestit ja asettaa ne kokouksen isännöitsijän saataville. Tämä tarkoittaa, että yksityiset keskustelut eivät todellakaan ole yksityisiä. Siksi sinun tulee välttää sanomasta yksityisessä chatissa mitään, mitä et sanoisi julkisesti.

Videoneuvotteluista tulisi keskustella vain yksityisviestinnässä. Valitettavasti niitä mainostetaan usein sosiaalisessa mediassa. Tämä on luonnollisesti nopeampaa kuin osallistujien henkilökohtaisen yhteyden ottaminen, mutta se näyttää myös kokouksen tunnuksen tuntemattomille. Jos osallistut kokoukseen, josta on ilmoitettu julkisesti, sinun tulee aina olla erityisen varovainen. Se voi olla merkki siitä, että muita perusturvakäytäntöjä ei noudateta.

8. Pyydä lupa äänitykseen

Tärkeät videoneuvottelut nauhoitetaan usein. Tähän on monia päteviä syitä, mutta on tärkeää, että kaikki osallistujat tiedostetaan, että näin tapahtuu. Useimmissa videoneuvottelutyökaluissa on kuvake, jota voidaan käyttää ilmaisemaan käynnissä olevaa tallennusta. Jos osallistut kokoukseen, näitä kuvakkeita ei kuitenkaan aina käytetä.

9. Ole varovainen näytön jakamisen kanssa

Näytön jakaminen on tärkeä tuottavuuden työkalu, mutta sillä on myös ilmeisiä tietosuojahaittoja. Ennen kuin otat näytön jakamisen käyttöön, tarkista, onko näytölläsi mitään, mikä saattaa sisältää luottamuksellisia tietoja. Kokouksen isäntä voi myös poistaa näytön jakamisen käytöstä, mikä estää kutsumattomia vieraita aiheuttamasta häiriötä.

10. Pidä ohjelmistot ajan tasalla

Videoneuvottelualustat ovat yhä suositumpia, ja tämä tekee niistä suosittuja kohteita hakkereille. Kaikki alustat päivitetään säännöllisesti ja tämä varmistaa, että jos tietoturvaheikkouksia havaitaan, ne korjataan välittömästi. Asenna nämä päivitykset sitä mukaa, kun ne julkaistaan.

Jotkut hakkerit mainostavat näiden sovellusten väärennettyjä versioita, joten sinun tulee ladata videoneuvottelusovelluksia vain toimittajan verkkosivustolta ja varmistaa, että ne on vahvistettu aidoiksi.

11. Pidä tietokoneesi ja Wi-Fi suojattuna

Videoneuvottelusi ovat vain yhtä turvallisia kuin käyttämäsi tietokone ja Internet-yhteys. Jos tietokoneessasi on haittaohjelmia tai olet yhteydessä Internetiin salaamattoman Wi-Fi-yhteyden avulla, pahantahtoinen toimija voi ehkä tallentaa sanomasi. Haittaohjelmien välttämiseksi sinun tulee olla varovainen, mitä lataat ja käytät hyvämaineisia virustorjuntaohjelmistoja. Sinun pitäisi myös vältä salaamattomia Wi-Fi-hotspotteja tai asenna VPN.

12. Ilmoita epäilyttävästä toiminnasta

Jos näet videoneuvottelussa jonkun käyttäytyvän epäilyttävästi, ilmoita siitä aina kokouksen järjestäjälle. Kutsumattomat vieraat ovat yleisiä videoneuvotteluissa ja he luottavat siihen, että muut osallistujat eivät kiinnitä huomiota. Monet ihmiset olettavat, että isäntä estää kutsumattomia vieraita, mutta he ovat usein kiireisiä muiden tehtävien parissa. Siksi on kaikkien osallistujien velvollisuus olla valppaana.

Videoneuvottelut eivät aina ole yksityisiä

Videoneuvotteluista on tulossa vaatimus monissa töissä. Väärin käytettynä on helppo paljastaa itsestäsi enemmän tietoa kuin haluaisit. Mutta on monia tapoja, joilla voit estää tämän tapahtuman.

On tärkeää ymmärtää, että kun osallistut virtuaaliseen kokoukseen, ei aina ole mahdollista kertoa, kuka katsoo. Sekä videosyötteesi että käyttäytymisesi tulee siksi optimoida paljastamaan mahdollisimman vähän itsestäsi.

Äänen jakaminen Zoomissa

Lue Seuraava

Kirjailijasta