Outlook-tehtävät vs. Microsoftin tehtävä: kumpi on parempi?

Microsoftilla on kaksi tehtävänhallintasovellusta. Microsoft To Do on esiasennettu Windows-tietokoneisiin, ja se on saatavana myös verkossa. Sen sähköposti- ja kalenteriohjelma Outlook sisältää myös tehokkaan Tasks-ominaisuuden.

Mutta mikä on parempi tehtävälistasi hallintaan? Kilpailu on lähempänä kuin uskotkaan. Tässä artikkelissa verrataan Microsoft To Do: ta ja Microsoft Outlookia tehtävienhallintasovelluksina saadakseen selville, kumpi on parempi valinta.

Saavutettavin

To Do, joka oli aiemmin Wunderlist, on ilmainen sovellus, joka sisältyy Windows 10:een ja 11:een. Voit myös käyttää Microsoft To Do -ohjelmaa selaimessasi. varten Näkymät, Tehtävä-ominaisuus on käytettävissä vain premium-työpöytäsovelluksessa. Ilmaisessa verkkoversiossa se integroituu sen sijaan To Do -sovellukseen.

Vammaisille molemmat ovat ystävällisiä Windowsin sisäänrakennetut näytönlukuohjelmat. Outlookin teksti ja kuvakkeet ovat pienempiä. Tämä voi olla turhauttavaa niille, joilla on näkövamma tai kätevyysongelmia. Mutta voit suurentaa niitä Windowsin asetuksista.

To Do -oletusasetukset ovat selkeämpiä ja suurempia. Värien ja grafiikan käyttö tekstin päällä helpottaa myös keskittymistä. Mukava etu niille, joilla on mielenterveysongelmia, jotka vaikuttavat huomioimiseen. Yksinkertaistetut valikot nopeuttavat myös näytönlukijanavigointia, koska läpikäymistä on vähemmän.

Molemmista sovelluksista on ilmainen mobiiliversio Androidille ja iOS: lle. Sovellukset ovat samat esteettömyyden suhteen ja sisältävät paljon samoja ominaisuuksia kuin työpöytäversiot. Molemmat sovellukset sisältävät myös kotisivun widgetit nopeaa käyttöä varten.

Mutta Tehtävät-näkökohta puuttuu Outlookin sovellusversiosta. Kaikki Tasksissa luodut kohteet kopioidaan kalenteriin tapahtumina. Voit tarkastella näitä kalenteritapahtumia Outlook-sovelluksessa, mutta et voi käyttää edistymisraportteja tai muita Tasks-kohtaisia ​​ominaisuuksia.

Käytön helpottamiseksi Outlookin asettelussa on paljon vaihtoehtoja ja monikerroksisia valikoita. To Do on paljon helpompi oppia ja hallita. Sen virtaviivainen muotoilu ja yksinkertaistetut toiminnot ovat helppokäyttöisiä. Se on helppoa jopa tietokonealoittelijalle.

Voittaja: Tehdä

Paras ryhmäprojekteihin

Outlook on vahva yhteistyötyökalu projektinhallintaan. Se integroituu Outlook-kalenteriin ja Outlook-sähköpostiin. Tämä tekee yhteystietojen määrittämisestä ja työn aikataulutuksesta helppoa.

Saat myös paljon yksityiskohtia kunkin tehtävän edistymisestä. Voit seurata työtuntien, valmistumisprosentin ja tilojen, kuten "odotan jotakuta toista", perusteella. Jos jaat tehtävän vain yhden muun henkilön kanssa, saat ajan tasalla kyseisen henkilön muutoksista.

Outlookin avulla voit myös lähettää tehtäväpyyntöjä. Tämä on, kun lähetät sähköpostia yhteyshenkilölle, pyydät häntä aloittamaan tehtävän ja määrität heidät siihen automaattisesti. Halutessasi voit säilyttää kopion tehtävästä ja saada päivityksen, kun se on merkitty suoritetuksi.

Lopuksi Outlookissa on pikapainike tilaraporttien lähettämiseen. Nämä sisältävät yhteenvedon tehtävän tila-asetuksista sähköpostissa. Voit lähettää tämän sähköpostin suoraan tehtäväikkunasta ja liittää siihen haluamasi lisähuomautukset.

To Dolla on myös hyviä yhteistyötyökaluja. Voit määrittää muille tehtävän jaettavan linkin kautta. Voit jakaa käyttöoikeuden luotuun luetteloon tai vain tiettyyn tehtävään. Tämä helpottaa pääsyn hallintaa.

Jos henkilöt, joiden kanssa haluat jakaa, ovat yhteystietoluettelossasi, se on vielä helpompaa. Kun jaat luettelon, To Do luo luettelon Windows Mail -yhteystiedoistasi. Voit myös etsiä yhteystietoja OneNotesta.

To Do on etu myös monimutkaisissa projekteissa. Sen avulla voit jakaa tehtävän vaiheisiin. Tämä voi parantaa motivaatiota ja tehdä tehtävästä toimivamman. Outlook Tasks ei sisällä Steps-ominaisuutta.

Voittaja: Outlook-tehtävät

Paras organisaatio

Microsoft Outlookin Tasks-ominaisuus muuttuu todella täsmällisemmäksi organisaatiossaan. Se, onko se hyvä asia vai ei, riippuu siitä, kuinka työskentelet. Outlook Tasks tukee kansioita alikansioineen ja automaattisia lajittelujärjestelmiä. To Do käyttää yksinkertaisempaa lähestymistapaa.

Outlookissa voit sääntöjen avulla lähettää tiettyjä sähköposteja tai kalenteritapahtumia tiettyyn Tasks-kansioon. Sen avulla voit myös asettaa tiettyjä prioriteettitasoja. Voit myös värikoodata tehtäviä kategorioiden avulla.

To Do tarjoaa kaikki samat ominaisuudet kuin Outlook, mutta yksinkertaistaa niitä. To Do sisältää kansioita, mutta ei alikansioita. Sen avulla voit merkitä prioriteetin, mutta se on rajoitettu binäärijärjestelmään: tähdellä varustetut kohteet ovat tärkeitä, kohteet, joissa ei ole, eivät.

To Do tukee myös luokkia haettavien hashtagejen muodossa. Hashtagin lisääminen mihin tahansa tehtävään luo samannimisen luokan. To Do -sovelluksen paras ominaisuus, joka Outlookista puuttuu, on Minun päiväni ominaisuus.

My Day on älykäs kansio Microsoft To Do -sovelluksessa. Se on yhden päivän esityslista, jonka voit täyttää manuaalisesti tai valita To Do -ehdotuksista. Ehdotukset keskittyvät tehtäviin, jotka erääntyvät pian, jotka on merkitty tärkeiksi tai joihin et ole koskenut vähään aikaan.

Tämä älykäs esityslista on parempi kuin Outlook Tasks, mutta se on hyvin lähellä. Jos haluat tai tarvitset enemmän yksityiskohtia, käytä Outlookia.

Voittaja: Tehdä

Paras räätälöinti

Sekä To Do että Outlook antavat sinun liittää tiedostoja ja linkittää tehtävän sähköpostiin. To Do-kohdassa sinun on ilmoitettava sähköposti ja siirrettävä sitten tehtävä merkittyjen sähköpostien luettelosta haluamaasi luetteloon. Molemmat mahdollistavat myös tekstin lisäämisen tehtävään ja mediatiedostojen liittämisen tehtävään.

Vain Outlook antaa sinun käyttää rich text -muotoilua ja kuvia tehtävän kuvauksessa. Mutta nämä suunnitteluelementit ovat esteettisiä, joten niiden lisääminen jokaiseen tehtävään voi olla ajanhukkaa. Lisäksi sinun on napsautettava tehtävää nähdäksesi ne.

Tiedostojen liittäminen on hyödyllisempää. Vain Outlook sallii tehtävien linkittämisen toisiinsa. Voit tehdä tämän Liitä Outlook-kohde -vaihtoehdolla. Tämä ratkaiseva kyky linkittää toisiinsa liittyviä tehtäviä puuttuu Tehtävästä.

To Do: n räätälöinti on enimmäkseen esteettistä. Voit valita luettelon taustavärin ja luoda mukautettuja luetteloita. Voit myös valita peruslajittelumalleja, kuten eräpäivän tai luontipäivämäärän mukaan.

To Do luo myös erilaisia ​​älykkäitä listoja, kuten Flagged Emails ja Assigned to Me. Voit ottaa nämä käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Outlook on selvä voittaja niille, jotka tarvitsevat hienosäätää tehtäviäsi.

Voittaja: Outlook-tehtävät

Microsoftin paras tuottavuussovellus

To Do toimii hyvin henkilökohtaiseen käyttöön ja pienimuotoisiin projekteihin. Mutta kaiken kaikkiaan Outlookin vankempi ominaisuusluettelo voittaa. Ylimääräiset yksityiskohdat tukevat korkeampaa ammattitaidon tasoa, ja korkeatasoista räätälöintiä ei voi lyödä.

Varsinkin jos hallitset monimutkaista projektia, Microsoft Outlook on paras vaihtoehto tehtävänhallintasovellukselle.

Microsoft Outlookin käyttäminen projektinhallintaan

Lue Seuraava

Kirjailijasta