Värikoodattujen tarrojen käyttäminen Gmailissa postilaatikon järjestämiseen

Sähköpostien seuraaminen voi olla aikaa vievää, työlästä ja ylivoimaista. Postilaatikot voivat täyttyä nopeasti, ja kuriton postilaatikko voi tuntua aukolta, josta et koskaan löydä tietä ulos. Mutta sen ei tarvitse olla niin!

Hyvä tapa järjestää sähköpostisi on värikoodata ne, jotta voit seurata viestejä. Alla olemme keskustelleet siitä, kuinka voit luoda ja käyttää värillisiä tunnisteita Gmailissa sähköpostisi järjestämiseen yksityiskohtaisesti.

1. Luo tarroja

Aloita sähköpostien järjestäminen luomalla ensin tunniste. Alla on lueteltu tarrojen luomisen vaiheet. Nämä vaiheet toimivat sekä Gmail-verkkosovelluksessa että EasyMail for Gmailissa, mutta ne eivät toimi, jos olet Gmailin offline-tilassa.

Jatka seuraavasti:

1. Käynnistä selain ja avaa Gmail-postilaatikkosi.
2. Siirry vasempaan ruutuun ja laajenna Lisää osio.
3. Vieritä alas ja valitse Luo uusi etiketti.
4. Kirjoita seuraavaan valintaikkunaan nimi tarralle ja paina Luoda -painiketta.

Jos nämä vaiheet eivät toimi sinulle, voit yrittää luoda uuden tunnisteen Gmailin asetuksista. Näin voit tehdä sen:

1. Napsauta Gmail-postilaatikossasi rataskuvake oikeassa yläkulmassa ja valitse Katso kaikki asetukset.
2. Siirry seuraavassa ikkunassa kohtaan Tarrat-välilehti ja vieritä ikkunaa alaspäin.
3. Klikkaa Luo uusi etiketti painiketta alla olevan kuvan mukaisesti.
4. Anna tarralle nimi ja paina Luoda -painiketta.

Olet nyt luonut uuden tunnisteen.

2. Värikoodaa sähköpostit

Nyt kun olet luonut uuden tarran, on aika värikoodata se, jotta se erottuu visuaalisesti muista postilaatikossasi olevista sähköpostiviesteistä. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:

1. Siirry Gmail-ikkunassa vasempaan ruutuun ja etsi juuri luotu tunniste.
2. Vie osoitin etiketin päälle ja napsauta kolme pistettä jotka näkyvät sen vieressä.
3. Navigoida johonkin Etiketin väri ja valitse haluamasi väri. Voit myös luoda mukautetun värin napsauttamalla Lisää mukautettu väri samassa kontekstivalikossa.

3. Käytä suodatinta

Kun olet lisännyt väriä tunnisteeseesi, voit muokata postilaatikkoasi siten, että kohdistetut sähköpostit merkitään. Eteenpäin edetessä on kaksi tapaa tehdä se.

Voit joko valita postilaatikossasi olevat sähköpostit ja merkitä ne tai voit käyttää suodatinta manuaalisesti kohdistetuissa sähköposteissa. Jälkimmäinen merkitsee automaattisesti kaikki tulevat sähköpostit. Voit myös tehdä molempia!

1. Merkitse olemassa olevat sähköpostit

Voit merkitä postilaatikossasi olevat sähköpostit seuraavasti:

1. Merkitse postilaatikossasi olevat viestit valitsemalla kohdistetut sähköpostit napsauttamalla niihin liittyviä valintaruutuja.
2. Klikkaa etikettikuvake työkalupalkissa.
3. Valitse sitten ruutu, joka liittyy siihen tarraan, jota haluat käyttää, ja napsauta Käytä tehdä muutoksia.

Jos haluat merkitä vain yksittäisen sähköpostin, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Merkitse nimellä > [toivottu etiketti].

2. Merkitse sähköpostiosoitteet manuaalisesti

Jos käytät tunnistesuodatinta manuaalisesti sähköpostiosoitteisiin, kaikki niiltä tulevaisuudessa saamasi sähköpostit värikoodataan automaattisesti. Tee se seuraavasti:

1. Klikkaa Näytä hakuvaihtoehtojen kuvake ikkunan yläosassa sijaitsevassa osoitepalkissa.
2. Kirjoita Lähettäjä-tekstikenttään kohdeosoite ja napsauta sitten Luo suodatin.
3. Valitse seuraavassa valintaikkunassa valintaruutu, joka liittyy Kiinnitä etiketti ja laajenna sen avattava valikko.
4. Valitse kohdistettu etiketti ja napsauta sitä Luo suodatin uudelleen.

Tästä sähköpostista lähtien saamasi sähköpostit ovat värikoodattuja. Jos olet meidän kaltainen tuottavuusnörtti, voit myös harkita Gmailin lisäosien avulla parantaaksesi tehokkuuttasi.

Ota postilaatikkosi hallinta takaisin

Yllä lueteltujen vaiheiden pitäisi auttaa sinua järjestämään sähköpostisi paremmin ja saamaan postilaatikkosi hallinnan takaisin. Sähköpostisi järjestäminen ja hallinta auttaa sinua käyttämään vähemmän aikaa sen käsittelemiseen ja voit kiinnittää enemmän huomiota asioihin, jotka johtavat menestykseesi.

9 piilotettua Gmail-ominaisuutta, joista et luultavasti tiennyt

Lue Seuraava

Kirjailijasta