7 tapaa voittaa sähköpostiriippuvuus ja lisätä tuottavuutta

Sähköpostilaatikkosi on yksi päiväsi salakavaliimmista ajansyöttäjistä. Vaikka tietäisit, ettet ole saanut yhtään viestiä (koska juuri tarkistat), et voi vastustaa tarvetta päivittää ja katsoa, ​​onko mitään uutta tullut.

Vaikka tämä pakkomielteinen postilaatikon tarkistamistapa näyttää joskus harmittomalta ja jopa tarpeelliselta, se on kuten kaikki muutkin riippuvuudet. se voi vaikuttaa negatiivisesti hyvinvointiisi ja tuottavuuteen. Tässä artikkelissa on vinkkejä, joiden avulla voit paeta postilaatikostasi.

1. Erota sähköpostitoimintasi

Sen sijaan, että antaisit itsesi joutua sähköpostilaatikkosi sireenikutsujen uhriksi ja lopulta mielettömäksi selaa viestejäsi, ota keskittymisesi ja aikasi hallintaan yhdistämällä sähköpostitoimintasi.

Tehtävien ryhmittely on käytännöllinen ja tehokas ajanhallintatekniikka, jota voit käyttää lähes mihin tahansa tehtävään, mukaan lukien sähköpostien tarkistamiseen, lukemiseen ja niihin vastaamiseen. Perusideana on ajoittaa tiettyjä aikalohkoja vastaaville toiminnoille, tässä tapauksessa kaikelle sähköpostiin liittyvälle. Sen sijaan, että tarkistaisit postilaatikkosi muutaman minuutin (tai tunnin välein, jos olet onnekas), sinun tulisi asettaa pari kertaa, mieluiten kerran tai kahdesti, päivän aikana tarkistaaksesi viestit ja vastata niihin.

Tämän lähestymistavan avulla voit keskittyä päivän tärkeisiin tehtäviisi ja auttaa sinua tulemaan tarkoituksellisemmaksi sähköpostin käytössä. Jos tarvitset vähän apua aloittamiseen, kokeile käyttää sähköpostisovellusta, kuten Bumerangi. Tässä työkalussa on useita ominaisuuksia, jotka yksinkertaistavat sähköpostikokemustasi, mutta oleellisin tämän keskustelun kannalta on Saapuneet-kansion tauko, jonka avulla voit keskeyttää saapuvat viestit ja ajoittaa, kun haluat niiden saapuvan postilaatikkoosi.

2. Peru tarpeettomien sähköpostien tilaus

Kaikki sähköpostiviestit eivät ole samanarvoisia. Itse asiassa useimmat niistä ovat vain melua, joka vain häiritsee sinua tärkeimmistä viesteistä ja parhaan työsi tekemisestä.

Yksi tapa hillitä sähköpostiriippuvuuttasi on vähentää vastaanottamiesi sähköpostien määrää alunperinkin peruuttamalla tilaukset tarpeettomilta sähköpostilistoilta.

Tarvitseeko sinun todella saada päivityksiä vuosia sitten tilaamastasi uutiskirjeestä? Tai entä ne mainossähköpostit yrityksiltä, ​​joihin et edes muista rekisteröityneensä?

Jos et muista miksi saat sähköpostin, se ei todennäköisesti palvele sinua, joten paina peruuta tilaus ja tyhjennä postilaatikkosi vähentää sähköpostin ylikuormitusta. Voit käyttää työkaluja, kuten Rullaa auki. Minä jos tarvitset apua useiden sähköpostilistojen tilauksen peruuttamiseen kerralla.

3. Vältä Saapuneet-kansion tarkistamista heti aamulla

Koska todennäköisesti käytät puhelintasi herätyskellona, ​​on aivan liian helppoa kääntää pyörää ympäri ja tarkistaa sähköpostisi heti aamulla. Sähköpostilaatikon tarkistaminen ennen nukkumaanmenoa tai ensimmäisenä aamulla on kuitenkin a älypuhelintottumus, joka pilaa tuottavuuden ja syöttää sähköpostiriippuvuutesi.

Aamurituaalit antavat sävyn koko päivällesi, joten sen sijaan, että aloitat aamusi reaktiivisessa tilassa Viestien tarkistaminen ja niihin vastaaminen, aseta päiväsi tarkoitus tekemällä asioita, jotka tukevat sinua hyvinvointi. Luo tuottava aamurutiini joka antaa sinulle mahdollisuuden aloittaa päiväsi omilla ehdoillasi.

4. Poista hälytykset ja ilmoitusmerkit käytöstä

Reaktiivisessa tilassa olemisesta puhuttaessa sähköposti-ilmoitukset ja ilmoitusmerkit ovat varma tapa ehdollistaa aivosi etsimään jatkuvasti uusia viestejä, kuten Pavlovin koiria, jotka vuotavat sylkeä kello.

Nämä ilmoitukset on suunniteltu kiinnittämään huomiosi ja käynnistämään pavlovilainen pakonomainen tarkistus. Vaikka et voi hallita sitä, milloin ihmiset lähettävät sinulle sähköposteja, voit hallita sitä, kuinka laitteesi ilmoittavat sinulle uusista viesteistä. Varaa kuitenkin aikaa sähköposti-ilmoitusten mukauttamiseen tarpeitasi vastaaviksi ja säästä mielesi.

5. Järjestä postilaatikkosi tarrojen avulla

Sähköpostilaatikon järjestäminen voi auttaa sinua hallitsemaan sähköpostisi sen sijaan, että annat sen hallita sinua. Tekijä: samankaltaisten sähköpostien ryhmittely tunnisteiden avulla, voit helposti löytää tarvitsemasi viestit selaamatta loputonta viestiluetteloa.

Tämä järjestelmä helpottaa myös sähköpostien erottelua, joten voit nopeasti skannata ja poistaa merkityksettömät viestit. Värien käyttäminen Gmail-tunnisteissa helpottaa myös erityyppisten viestien visuaalista erottamista yhdellä silmäyksellä.

Voit hillitä sähköpostiriippuvuuttasi käyttämällä muita viestintävälineitä, varsinkin jos työskentelet etätyöpaikalla, joka on tyypillisesti vahvasti riippuvainen virtuaalisesta viestinnästä.

Esimerkiksi Slack on erinomainen työkalu reaaliaikaiseen viestiin ja yhteistyöhön tiimisi kanssa, kun taas sovelluksia Kuten Twist, voit käyttää asynkronista viestintää, mikä antaa sinulle vapauden vastata viesteihin itse aika.

Et kuitenkaan ehkä voi paeta sähköpostia kokonaan, koska sillä on silti omat ainutlaatuiset etunsa. Mutta voit hyödyntää sovelluksia, kuten Spike parantaa sähköpostikokemustasi ja tuottavuuttasi. Tämän työkalun avulla voit yhdistää kaikki viestisi eri sähköpostitileiltä yhteen paikkaan sekä lajitella, etsiä ja ajoittaa viestejä.

7. Pidä tauko

Vaikeimmissa sähköpostiriippuvuuden tapauksissa saatat joutua poistumaan postilaatikostasi kokonaan ja pitämään tauko sähköpostista. Tämä voi olla haastavaa, jos luotat sähköpostiin työssäsi, mutta se voi olla tarpeen auttaa sinua pääsemään riippuvuudestasi.

Jos et kuitenkaan voi luopua sähköpostista kokonaan, voit poistaa sen kaikilta henkilökohtaisista laitteistasi ja tarkistaa sen vain työn lähettämistä laitteista. Näin voit vetää selkeän rajan työsi ja henkilökohtaisen elämäsi välille ja paeta "aina päällä" nykyaikaisen työpaikan odotukset.

Lopeta sähköpostiriippuvuus parantaaksesi hyvinvointiasi ja tuottavuuttasi

Elämme aikaa, jolloin viestintä on välitöntä, jatkuvaa ja aina käden ulottuvilla. Vaikka tämä voi olla hyvä asia kohtuudella, se voi myös johtaa sähköpostiriippuvuuteen ja kaikkiin siihen liittyviin haitallisiin vaikutuksiin.

Ihannetapauksessa sähköpostisi pitäisi toimia keinona tuottavampaan päämäärään, eikä jatkuvana stressin lähteenä. Joten jos vietät suurimman osan ajasta postilaatikossasi, on aika ottaa askel taaksepäin, arvioida uudelleen suhdettasi sähköpostiin ja tehdä muutoksia. Käytä yllä olevia vinkkejä ja sovelluksia, joiden avulla voit päästä eroon sähköpostiriippuvuudestasi ja ottaa päiväsi takaisin hallintaan.

6 vinkkiä, joiden avulla saat ihmiset avaamaan ja lukemaan sähköpostisi

Lue Seuraava

Kirjailijasta