Muistilappujen käyttäminen Outlookin kanssa parempien sähköpostien saamiseksi

Sähköpostien tarkistaminen kuuluu useimpien ammattilaisten päivittäiseen työrutiiniin. Joten kannattaa löytää tapoja nopeuttaa tätä prosessia ja tehdä siitä hieman vähemmän stressaavaa.

Yksi tapa helpottaa elämääsi on käyttää Microsoft Sticky Notes -muistilappuja Outlook-sähköpostitililläsi. Selvitetään kuinka.

Aloita Microsoft Sticky Notesin käyttäminen Outlookissa

Mukaan Adoben vuoden 2018 kysely, amerikkalaiset käyttävät sähköposteihin noin 3,1 tuntia päivässä. Joten näin voit käyttää Outlookin sisäänrakennettuja muistilappuja nopeuttaaksesi sähköpostisi kirjeenvaihtoa.

Kuten nimestä voi päätellä, se on muistiinpanosovellus, jota voit käyttää useisiin tarkoituksiin. Mutta ennen kuin voit tehdä muistiinpanoja siitä, sinun on ensin määritettävä se.

On tärkeää tietää, että tämä toimii vain Windows 10:ssä ja 11:ssä. Aloittaa:

1. Lataa Sticky Notes -sovellus Microsoft Storesta.
2. Kirjaudu sisään Sticky Notes -sovellukseen Microsoft-tililläsi.
3. Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
4. Valitse vasemmalla olevasta valikosta Muistiinpanot-vaihtoehto.
instagram viewer
5. Klikkaa Uusi huomautus sellaisen luomiseen.
6. Kaksoisnapsauta olemassa olevaa muistiinpanoa muokataksesi sitä.
7. Klikkaa kolme pistettä poistaaksesi tai muuttaaksesi tietyn nuotin väriä.

Kaikki täällä luomasi muistiinpanot synkronoidaan Microsoft Storesta lataamasi Sticky Notes -sovelluksen kanssa. Lisäksi sinun on ladattava Microsoft OneNote, jotta voit käyttää näitä muistiinpanoja mobiililaitteillasi (Android tai iPhone). Kun olet määrittänyt sovelluksen, muistiinpanot synkronoidaan automaattisesti myös sinne.

Näin voit käyttää niitä milloin ja missä haluat.

Kun olet määrittänyt sen, voit alkaa käyttää sitä eri tarkoituksiin. Alla on lueteltu joitakin luovia tapoja käyttää sitä.

Ladata: Muistilaput for Windows (Vapaa)

Ladata: Microsoft OneNote for Android | iOS (Vapaa)

Tee muistiinpanoja säästääksesi aikaa

Ensimmäinen ja yksinkertaisin asia, jonka voit tehdä tällä sovelluksella, on tehdä muistiinpanoja kokouksista, sähköposteista, sähköpostiin sisällytettävistä tärkeistä asioista ja paljon muuta.

Lisäksi, jos saat usein pitkää palautetta sähköposteissa ja yleensä käy edestakaisin tarkistaaksesi, oletko olet käsitellyt kaiken ennen projektisi lähettämistä, Sticky Notes voi säästää ylimääräistä aikaa ja vaivaa. Näiden kommenttien lisääminen luettelomerkkien muodossa muistilappuihin voi olla loistava tapa välttää tämä vaiva.

Näiden muistiinpanojen avulla voit myös seurata saamaasi palautetta työsi parantamiseksi. Et esimerkiksi ehkä voi käydä läpi jokaisen lähetetyn projektin sähköpostisäikeitä tarkastelun lopussa.

Siksi tiivistä muutamalle riville kunkin tehtävän suorittamisesta saamasi palaute ja lisää se muistilappuihin. Kuukauden loppuun mennessä sinulla on täydellinen luettelo asioista, joita sinun on tehtävä tai joita olet jo parantanut.

Lisäksi voit myös tehdä muistiinpanoja viikoittain lähettämistäsi sähköposteista, joissa on muita tietoja, kuten vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin tarkoitus. Yliviivaa luettelo, kun olet lähettänyt ne. Se voi auttaa sinua merkittävästi ota postilaatikkosi hallintaan.

Lisää muistutuksia

Käytä muistilappuja lisätäksesi muistutuksia pienistä asioista, jotka sinun on tehtävä tänään, etkä halua vaivautua lisäämään kalenteriisi.

Voit myös asettaa muistutuksia sähköposteista, jotka sinun on lähetettävä tänään, seurannoista, haastatteluista tai kokouksista, joihin sinun on osallistuttava.

Vastaa sähköposteihin nopeammin

Monet ihmiset käyttävät minuutteja, elleivät tunteja, miettien, kuinka vastata sähköpostiin. Se vie usein suuren osan ajastamme.

Sticky Notes -muistilaput ovat täydellinen paikka lisätä nopeita yksikerroksisia kirjeitä, joiden avulla voit vastata erilaisiin sähköposteihin. Sinun tarvitsee vain kopioida ja liittää teksti täältä.

Se on erityisen totta, jos saat samanlaisia ​​kyselyitä säännöllisesti eri muodoissa. Voit vain luoda heille mallin ja muuttaa tietoja tarpeen mukaan.

Luo malleja eri tarkoituksiin

Tiedusteluihin vastaamisen lisäksi meidän on kirjoitettava sähköposteja useisiin muihin tilanteisiin. Käymme joka kerta läpi saman ajatteluprosessin varmistaaksemme, että lopputulos on ammattimainen.

Siksi luo valmiita sähköpostimalleja tällaisia ​​tapahtumia varten, jotta et tuhlaa tarpeeksi aikaa vain miettimään, mitä kirjoittaa. Kopioi ja liitä se sen sijaan muistilappuistasi. Tässä on joitain tilaisuuksia, joita varten sinulla pitäisi olla valmiita sähköposti:

• Anteeksipyyntö sähköpostitse.
• Kiitä pomoasi tai kollegaasi.
• Uuden projektin hyväksyminen.
• Sairauslomaa hakemassa.
• Määräajan pidennyksen pyytäminen.
• Sähköpostien seuranta.
• Pyytää päivityksiä projektiin työkavereilta.

Pidä sähköpostin tarkistuslista

Jos olet kiinnostunut myynnistä, etsit uutta työtä tai työskentelet urakoitsijana ja sinun on lähetettävä sähköpostia säännöllisesti, voit kokeilla ja selvittää, mitkä sähköpostistasi tuottavat hyviä tuloksia ja mitkä lässähtää. Analysoi lopuksi niissä käsittelemäsi yksityiskohdat.

Luo sen perusteella muistilappuihin tarkistuslista siitä, mitä voit sisällyttää sähköpostiisi ja mitä vältä. Voit tarkistaa kaikki kirjoittamasi uudet sähköpostit tämän tarkistuslistan avulla ennen niiden lähettämistä parempien tulosten varmistamiseksi. Esimerkiksi:

1. Osoittaako aiherivini suoraan vastaanottajalle?
2. Olenko tervehtinyt vastaanottajaa?
3. Onko hyvä koukku alussa?
4. Ovatko tämän sähköpostin aikomukseni selvät?
5. Olenko lukenut sen?
6. Olenko liittänyt olennaiset asiakirjat tai linkit?
7. Sisältääkö se hyvän toimintakehotuksen?
8. Onko allekirjoitus riittävän hyvä?

Pidä luettelo käyttövalmiista aiheriveistä

Sähköpostipohjien tapaan voit myös pitää luetteloa voimakkaita aiherivejä helpottaaksesi työtäsi ja nopeuttaaksesi prosessia. Varmistaaksesi, että löydät ne tarkalleen hetkeksi, voit luokitella ne lihavoituna ja käyttää niitä haluamallasi tavalla.

Esimerkiksi,

• Kiitos [koko nimi]
• Hämmennys viimeisessä sähköpostissani
• On ilo hyväksyä uusi projekti

Muistilaput Outlookissa helpottavat elämääsi

Sähköpostit saattavat viedä aikaa, mutta niitä emme voi yksinkertaisesti jättää huomiotta. Näin ollen muistilappujen kaltaisen työkalun käyttäminen voi auttaa sinua lähettämään ja vastaamaan niihin nopeammin kuin ennen.

Lisäksi kaikkien muistiinpanojen synkronointi OneNoteen mobiililaitteella ja Sticky Notes -sovellukseen Windowsissa on toinen loistava lisäys.

Jos et vieläkään tunne Microsoft OneNoten ominaisuuksia, harkitse myös niistä lukemista.

12 vähän tunnettua Microsoft OneNote -ominaisuutta, joista tulet rakastamaan

Lue Seuraava

Kirjailijasta