Kuinka vähentää työpaikkakokouksia käyttämällä Tangon työnkulkudokumentaatiota

Syövätkö reaaliaikaiset kokoukset päivääsi? Nämä vuorovaikutukset voivat tarpeettomasti viedä aikataulusi, kun työskentelet etänä. Tietysti jotkut tapaamiset ovat arvokkaita, emmekä koskaan väitä toisin.

Mutta jos olet joskus saavuttanut videopuhelun loppuun ja pitänyt sitä ajanhukkaana tai vielä pahempaa, Toivon, että olisit tehnyt enemmän muistiinpanoja, olet iloinen kuulla, että on olemassa vaihtoehto: Tangon työnkulkudokumentaatio työkalu.

Kuinka reaaliaikaiset kokoukset heikentävät tuottavuutta?

Videoneuvottelutyökaluista on tullut normi etätyökulttuureissa. Ohjelmistot, kuten Zoom, Microsoft Teams ja Google Meet, ovat olleet olennainen osa hajautetun tiimin yhteydenpitoa ja sitoutumista. Mutta toimivatko ne? Tutkimukset viittaavat toisin.

Työpaikkatutkimus"Webcam Survey: uupunut vai kihloissa?", tarkasteltiin videoneuvotteluohjelmiston käytön kielteisiä vaikutuksia. 49 % Yhdysvaltain työvoimasta eli 32 miljoonaa ihmistä on tuntenut Zoomin loppuunpalaminen johtuen lisääntyneistä kokouksista ja paineesta käyttää verkkokameraansa koko ajan.

Töihin paluu videopuhelun jälkeen ei myöskään ole yksinkertaista. Onni raportoi, että keskittymisen jatkaminen kestää 25 minuuttia, kun kokous hajottaa työnkulkusi.

Ja a Stanfordin tutkimus paljastaa, että kolmanneksella työntekijöistä ei ole 90 prosentin vähimmäisvertailua, joka vaaditaan virtuaalikokouksiin osallistumiseen. Tämä voi aiheuttaa stressiä työntekijöille, jotka eivät voi tehdä tehokasta yhteistyötä tiimitovereidensa kanssa.

Kuinka työnkulun dokumentointi helpottaa videokokousten painetta?

Saatat ajatella, "jos vain olisi toinen tapa". Ja tässä tulee esiin Tangon työnkulun dokumentointityökalu. Tango on ilmainen Chrome-selainlaajennus, joka luo työnkulun dokumentaatiota, joka sisältää ohjeita ja oppaita.

Työnkulun dokumentaatio ei sovi kaikille virtuaalisille kokouksille. Mutta jos olet mukana reaaliaikaisessa vuorovaikutuksessa missä tarvitset jakaa näyttösi Zoom-kokouksen aikana tai selitä prosessi joukkuetovereillesi, niin Tango on loistava vaihtoehto asynkroniseen käyttöön.

Selainlaajennuksen avulla voit tallentaa työpöydän työnkulun ja käydä läpi tarkat toimenpiteet, jotka sinun on suoritettava. Ohjelmisto luo näistä toimista yksityiskohtaisen yhteenvedon, jonka voit viedä ja jakaa yleisösi kanssa. He tarkastelevat tämän asynkronisesti omana aikanaan ilman stressiä yrittää ajoittaa kanssasi reaaliaikainen tapaaminen.

Millaisia ​​tapaamisia Tango eliminoi?

Tango on erinomainen vaihtoehto seuraavan tyyppisille kokouksille:

1. Perehdytys

Luo Tango-työnkulun dokumentaatio näyttääksesi uusille työntekijöillesi, kuinka he voivat liikkua järjestelmissäsi. Saat muistiinpanoja kaikesta kirjautumisesta sovelluksiin ensimmäistä kertaa niiden hallintapaneelin mukauttamiseen. Odota vähemmän hammasongelmia ja sujuvampaa käyttöönottoprosessia johdonmukaisen dokumentaation ansiosta.

2. Koulutusohjeet

Tango voi myös luoda sisäisen koulutusdokumentaation, joka säilyy jaetussa resurssissa henkilöstösi käytettävissä.

Esimerkki: jos sinun on opetettava tiimillesi uuden datatyökalun käyttö, käytä Tangoa vaiheittaisen oppaan luomiseen. Voit myös esitellä parhaita työkäytäntöjä ja päivitettyjen tuoteominaisuuksien käyttöä.

3. Tuote-esittelyt

Jos sinulla on hämmästyttävä SaaS-tuote, jota voit jakaa asiakkaidesi kanssa, Tango tekee sen käytön esittelystä helppoa. Sisällytä tämä työnkulun dokumentaatio tapaustutkimuksiin ja jaa se osana esitystäsi.

4. Myyntipuheenvuorot

Jos lähetät kylmäpuheita potentiaalisille asiakkaille tai kumppaneille, tiedät jo, että vastaanottajan saaminen avaamaan sähköpostisi on taistelu sinänsä. Mutta kun he lukevat viestisi, he eivät voi olla katsomatta pikademoa osana pitchiasi.

Kuinka luoda kokouksetonta dokumentaatiota Tangolla

Oletko valmis aloittamaan? Ensimmäinen askel on rekisteröityä a ilmainen Tango-tili, asenna sitten Tango Chrome -selainlaajennus.

1. Asenna Tango Chrome-selainlaajennus

Lataa Tango osoitteesta Google Chrome -verkkokauppa. Kiinnitä seuraavaksi laajennuksesi siirtymällä selainpalkkiin ja napsauttamalla Palapeli pala. Etsi Tango-laajennus ja tallenna se selaimeesi napsauttamalla nastaa.

2. Tallenna työnkulkusi Tangon avulla

Siirry välilehdelle, josta haluat aloittaa työnkulun tallentamisen, ja napsauta selainpalkin Tango-nastaa. Paina suurta violettia painiketta aloittaaksesi työnkulun tallentamisen, kun olet valmis, ja käy sitten läpi vaiheet, jotka haluat tallentaa.

Tango toimii taustalla ottamaan kuvakaappauksia ja luomaan automaattisesti kuvauksia työnkulkustasi. Tarvitseeko tehdä säätöjä?

Käytä näytön vasemmassa alakulmassa olevaa työnkulun ohjainta keskeyttääksesi ja jatkaaksesi työnkulkua, suorita se loppuun tai hylkää se, jos olet tyytyväinen ensimmäiseen kaappaukseen. Kun olet tyytyväinen, viimeistele projekti napsauttamalla vihreää valintamerkkiä.

3. Muokkaa tango-työnkulkua

Tango-editorinäytöstä näet automaattisesti luodun työnkulkusi. Voit tarjota lisäkontekstia lisäämällä tekstiä, luomalla tai poistamalla vaiheita, lataamalla lisää kuvakaappauksia tai järjestämällä vaiheet uudelleen, jos haluat.

Oletko huolissasi arkaluonteisten tietojen näkymisestä? Päivitä Tango Pro -versioon 16 dollarilla kuukaudessa, ja voit käyttää jompaakumpaa Live Blur tila tai Hämärtää -osio kuvaeditorissa, kun käyt läpi kaapattua työnkulkua.

Tarvitseeko kiinnittää jotain lisähuomiota? Lisää hyödyllisiä nuolia tai ruutuja napsauttamalla Kommentoida.

4. Jaa työnkulkudokumentaatiosi

Viimeinen vaihe ammattimaisen työnkulkudokumentaation luomisessa on viedä ja jakaa se. Vaiheet ovat samat riippumatta siitä, haluatko jakaa sen pomollesi, tiimitovereillesi tai asiakkaille tai jopa julkaista sen sosiaalisessa mediassa tai verkkosivustollasi.

Lehdistö Jaa & Vie oikeassa yläkulmassa ja valitse seuraavat vaihtoehdot:

• Jaa: lisää sähköposti katsojan oikeuksilla (tai editori Pro-versiolla)
• Maaginen kopio: liitä linkki Google-dokumentteihin, Notioniin, Confluenceen jne. tai mihin tahansa, joka tukee HTML: ää.
• ladata: vie työnkulkusi PDF-tiedostona.
• Upottaa: kopioi julkinen upotuskoodi ja liitä se suosikkityökaluusi.

Käänny neuvottelusta kaappaamiseen

Kun seuraavan kerran valmistaudut etävideopuhelukokoukseen, kysy itseltäsi, aiotko ohjata yleisöäsi vaiheittaisten prosessien läpi. Jos näin on, hyödyt työnkulkudokumentaation luomisesta sen sijaan, että yrittäisit selittää toimiasi suorassa puhelussa.

Käytä Tangoa tärkeänä asynkronisena viestintätyökaluna tuottavuusarsenaalissasi työnkulkusi tallentamiseen ja jakamiseen tarpeen mukaan.

4 parasta asynkronista videoviestintätyökalua etätiimeille

Lue Seuraava