Kuinka helpottaa etätyöryhmän kokousta tehokkaasti

Olitpa johtaja, johtava rooli yrityksessäsi tai työskentelet projektin parissa, sinun on todennäköisesti helpotettava tiimitapaamisia. Suuri plussa tässä on, että voit isännöidä omaa tapaamistasi parhaaksi katsomallasi tavalla.

Siitä huolimatta kasvokkain ja etätapaamisten välillä on suuria eroja, jotka voivat tehdä tai heikentää niiden tehokkuutta. Tässä tarkastellaan joitain vaikeuksia etätyöryhmän kokousten helpottamisessa ja kuinka voit voittaa ne ja järjestää ne tehokkaasti.

Kokousten etäohjauksen edut ja haitat

Videoneuvottelusovellukset, kuten Google Meet, Zoom ja Microsoft Teams, ovat tehneet online-kokouksista erittäin suosittuja. Yhdellä napin painalluksella olet valmis lähtemään. Ryhmäkokousten pitämisessä virtuaalisesti on monia etuja, mukaan lukien:

• Helppo pääsy digitaalisiin materiaaleihin, joita tarvitset jaettavaksi.
• Mahdollisuus tallentaa istuntoja.
• Matkustusaikaa ei vaadita.
• Ei ongelmia kokoustilojen varaamisessa.
• Voit tavata kollegoita ja ulkoisia sidosryhmiä eri puolilta maailmaa.

Ja paljon enemmän. Tällä menetelmällä on kuitenkin myös esteitä, jotka voivat haitata tuottavuutta. Joitakin esimerkkejä voivat olla:

• Tekniset ongelmat äänen ja videon kanssa.
• Videoneuvottelujen väsymys.
• Viestintä vaikeutuu, kun osallistujia on paljon.
• Viivästynyt tai reagoimattomuus tiimiltä normaalin näkö- ja kuuloviiveen vuoksi.
• Visuaalisten vihjeiden ja kehon kielen häiriintyminen.

Kasvokkain tapahtuvassa keskustelussa on joitakin näkökohtia, joita ei vain voida toistaa virtuaalisesti. Hyvä uutinen on, että voit optimoida tämän kokemuksen muutamilla tehokkailla vinkeillä ja temppuilla.

1. Luo orgaanisia keskusteluja asialistalla

Suunnitelman laatiminen jokaiselle tiimikokoukselle on välttämätöntä riippumatta siitä, miten se toteutetaan. Esityslista on yksinkertaisesti jäsennelty yhteenveto siitä, mistä on keskusteltava. Yleensä nämä jaetaan osallistujien kanssa ennen istuntoa. Tämä voi tapahtua sähköpostitse tai Google Workspacen kaltaisten sovellusten avulla sisällytä asialista kalenterikutsuusi.

Mutta tehokkaan etäkokouksen järjestämiseksi sinun tulee välttää päivitysten ja muistutusten luetteloimista kaikille. Sen sijaan asialistasi on oltava kiinnostava ja herättävä keskustelua. Tässä muutamia ideoita:

• Varaa aikaa työhön liittymättömään tiimiläskirjautumiseen.
• Aloita avoimella keskusteluaiheella, josta tiedät, että tiimilläsi on mielipiteitä.
• Sisällytä vain ne kohdat, joita haluat ihmisten kommentoivan.
• Pidä esityslista lyhyenä (ihmiset voivat keskittyä vain rajallisen ajan).

Sinun ei tarvitse tehdä kaikkia näitä joka kerta, mutta ne varmasti rohkaisevat orgaanista keskustelua mitä enemmän teet niitä.

2. Käytä Break Out -huoneita

Yleensä tiimikokoukset keskittyvät yleensä tietyn esityslistan ympärille, ja niissä keskitytään kokoamaan tiimi yhteen. Siitä huolimatta on virkistävää joskus rikkoa näitä perinteitä ja kokeilla jotain uutta.

Zoom, Microsoft Teams ja Google Meet pystyvät luomaan pienryhmähuoneita. Nämä ovat minikokoisia kokoustiloja kokouksen sisällä, jotta tiimisi voi keskustella asioista pienemmissä ryhmissä.

Tämä on kätevää, jos sinulla on suurempi tiimi tai tapaat useita tiimejä kerralla. Se ratkaisee myös aiemmin mainitun ongelman, jonka mukaan kollegoilla on kommunikaatiovaikeuksia, kun osallistujia on paljon.

Breakout-huoneet eivät aina ole sopivia esimerkiksi jos tiimissä on vähemmän jäseniä. Sinun tulisi myös varmistaa, että kaikki keskustelut ovat välttämättömiä eikä vain ajan täyttämistä. Kun kaikki ovat palanneet pääkokoustilaan, voit vapaasti kysyä palautetta kollegojesi keskusteluista. Näin voit kerätä tärkeimmät kohdat ja viedä niitä eteenpäin.

3. Esitä tiedot Share Screen -sovelluksella

Yksi vaikeus tietojen jakamisessa etänä on se, että ihmiset eivät joskus vain ymmärrä, mitä sanot. Siksi sen sijaan, että kertoisit tiimillesi, mitä tehdä, miksi et näyttäisi heille? Näytön jakaminen videoneuvottelusovelluksissa tarjoaa lukuisia etuja, kuten:

• Tarjoaa visuaalisen kuvan tiimillesi.
• Tilit eri oppimistyylit.
• Antaa tiimillesi mahdollisuuden tarkkailla prosesseja.
• Lisää ylimääräisen tietokerroksen auditiivisen selityksen lisäksi.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että sinun pitäisi vain jakaa esityslistasi näytöllä, koska se ei todennäköisesti kiinnitä tiimisi huomiota. Mieti sen sijaan, mitkä esityslistan kohdat tarvitsevat lisäselvitystä tai tarvitsevat liitteenä olevia todisteita. Joitakin esimerkkejä voisivat olla:

• Jos olet huomannut, että henkilökuntasi ei suorita tehtävää kunnolla, näytä heille, kuinka tiettyä prosessia seurataan.
• Esittelyssä dataa ja tutkimusta.
• Koulutusmahdollisuudet.

4. Milloin isännöidä kokous vs. Sähköpostin lähettäminen

Niitä on ollut lukuisia tehdyt tutkimukset, jotka päättelevät, että liialliset kokoukset vahingoittavat henkilöstön tuottavuutta, hyvinvointia ja motivaatiota. Kuinka monta kertaa olet osallistunut videopuheluun, joka olisi voinut olla vain sähköposti?

Kun isännöit kokoontumista, keskeyttät olennaisesti tiimisi työnkulun ja keskittymisen. Tästä syystä sinun on varmistettava, että sisältö on tarpeellinen. Videopuhelut tulee varata syvälliseen keskusteluun, yhteistyöhön ja tiimin osallistumisen kannustamiseen. Se, että virtuaalikokouksiin on helppo varata ja osallistua, ei tarkoita, että sinun pitäisi luottaa niihin.

Tässä on joitain tapauksia, joissa voit valita videoneuvotteluvaihtoehtoja:

• Palautteen pyytäminen osoitteesta Google-lomakkeen lähettäminen.
• Käytä messenger-sovellusta tai asynkroniset viestintäsovellukset joukkueen tilapäivityksiä varten.
• Lähetä sähköposti viimeisimmistä päivityksistä tai uutisista (jotka eivät vaadi keskustelua).

Joskus kollegasi haluavat vain pitää taukoa kirjoittamisesta ja puhua sen sijaan ihmisten kanssa. Tämä on ehdottomasti harkittava asia, mutta älä tuhlaa sitä kokouksiin, joissa kaikki ovat äänettöminä ja kuuntelevat puhettasi.

Tehokkaat etäkokoukset edellyttävät suunnittelua

Kokousten järjestäminen videoneuvottelusovelluksilla vaatii hieman erilaista suunnittelua kuin kasvokkain. Vaikeudet syntyvät pääasiassa silloin, kun osallistujia ei huomioida.

Mikä tahansa etäkokous voi kuitenkin olla tehokas, jos esityslista on kattava ja käyttää aikaa tuottavasti. Tämä tarkoittaa keskustelunaiheiden tutkimista, jotka todella kiinnostavat kaikkia osapuolia, ja yksinkertaisesti pitäytymistä siinä, mitä vaaditaan. Tässä tutkittujen vinkkien avulla sinulla on monia käytännöllisiä tapoja isännöidä etäkokouksiasi ja pitää ne tehokkaina ja osuvina kaikille osapuolille.

Zoom-avatarien käytön aloittaminen hauskoissa kokouksissa

Lue Seuraava