Pilvitallennustilan yksinkertaistaminen ja puhdistaminen

Pilvitallennustilan mukavuuden ansiosta on helppo heittää kaikki tiedostosi sen sisään ajattelematta. Mutta ennen pitkää Google Drive-, Dropbox-, OneDrive- tai muu pilvitallennustilistäsi tulee sekava sotku ilman organisaatiostrategiaa.

Jos haluat saada järjestystä pilvitallennustilaan ja yksinkertaistaa asennusta, tässä on opas kaiken hallintaan.

1. Poista suuret ja tarpeettomat tiedostot

Ennen kuin aloitat tiedostojen siirtämisen, on hyvä idea päästä eroon tiedostoista, joita et enää tarvitse. Ensimmäinen askel pilvitallennustilan puhtaana pitämisessä on tiedostojen poistaminen, jotka eivät enää kuulu siihen.

Jos pidät kaikki pilvitiedostot synkronoituna tietokoneellesi, helppo tapa löytää suurimmat tiedostot sisällä on käyttää työpöydän levytilan hallintaa. Windowsissa TreeSize ilmainen on loistava valinta. Jos käytät Macia, OmniDiskSweeper on vankka ilmainen vaihtoehto.

Valitse näiden sovellusten avulla pilvitallennuskansiosi, ja se lajittelee tiedostosi suurimmasta pienimpään. Jos törmäät vanhoihin videoihin, joita sinun ei tarvitse enää synkronoida, tai lataat tiedostoja, joiden et tiennyt olevan pilvessä, poista ne tai siirrä ne pilvitallennustilasta tarpeen mukaan.

Jos et synkronoi kaikkia pilvitiedostojasi työpöydällesi, useimmat pilvitallennustyökalut antavat sinun lajitella koon mukaan niiden verkkosovelluksissa. Toinen vaihtoehto on käyttää heidän työkalujaan tallennustilan käytön näyttämiseen, mikä yleensä korostaa suuria tiedostoja.

Myöhemmässä vaiheessa saatat kohdata enemmän tarpeettomia tiedostoja, jotka jäit huomaamatta tässä passissa. Se on okei; Kun olet päässyt eroon matalalla roikkuvista hedelmistä, voit siirtyä uuteen pilvitallennushallintasuunnitelmaan.

2. Päätä, mitä tiedostoja mihinkin palveluun siirretään

Jos sinun ei tarvitse säilyttää paljon tiedostoja pilvitallennustilassa tai maksat päivitetystä tilauksesta suosikkipalvelullasi, pysyt todennäköisesti yhdessä pilvitallennuspalvelussa. Näissä tapauksissa voit ohittaa tämän vaiheen.

Muussa tapauksessa sinun tulee seuraavaksi harkita tiedostojen järjestämistä palveluiden välillä. Ilmoittautumalla usealle ilmaiset pilvitallennuspalvelut, et vain saa lisää tilaa, vaan sinulla on myös helppo tapa jakaa tiedostoja tyypin mukaan. Saatat esimerkiksi päättää säilyttää valokuvat OneDrivessa, asiakirjat Dropboxissa ja videot Google Drivessa.

Useiden sovellusten asentaminen näiden tiedostojen hallintaan ei ole suuri haitta, ja tiedät, mistä etsiä, riippuen siitä, mitä tarvitset. Tämä auttaa myös estämään yhteen palveluun tallennetun sisällön ylikuormituksen.

Keskitymme tässä oppaassa yleisiin organisointivinkkeihin, mutta olemme myös käsitelleet niitä kuinka siivota Google Drive jos etsit tarkempaa apua.

3. Määritä selkeä kansiorakenne

Samanlainen kuin silloin, kun olet hallita tietokoneesi tiedostoja, sinulle sopivan kansiojärjestelmän luominen on ratkaiseva vaihe pilvitallennustilan puhdistusprosessissa. Tehokkaiden hakutoimintojen ansiosta voit etsiä tarvitsemasi joka kerta ja luopua asianmukaisesta järjestämisestä. Mutta jatkuvan mielenrauhan takaamiseksi pilvitallennustilassasi kansiot ovat paljon parempia.

Löytääksesi sinulle parhaan lähestymistavan, mieti, kuinka yleensä etsit tiedostoja, ja rakenna kansiosi noudattamaan luonnollista etenemistä sen ympärillä.

Tässä muutamia ideoita, jotka saavat sinut ajattelemaan:

• Jos olet opiskelija, luo kansio jokaiselle luokkavuodelle ja niiden sisään uusi kansio jokaiselle lukukaudelle. Jokaisella lukukauden kansiolla voi sitten olla kansio per luokka.
• Jos säilytät usean tyyppisiä tiedostoja yhdessä pilvipalvelussa, aloita kunkin tiedostotyypin (video, valokuvat, asiakirjat, ääni) juurikansioista. Luo näiden sisällä kullekin yksilölliselle alikansiolle. Voit järjestää esimerkiksi äänen esittäjän, videon pituuden, valokuvat aiheen ja asiakirjat päivämäärän mukaan.
• Järjestäminen päivämäärän ja ajan mukaan on tehokas tapa, jos mikään muu ei tunnu oikealta. Luo kansio jokaiselle vuodelle ja sitten alikansiot kuukausille. Käytä oikeaa lajittelua varten muotoa VVVV-KK-PP.

Voit muokata kansion asetuksia myöhemmin, mutta on tärkeää päättää jotain nyt, jotta tiedät, mihin tiedostosi sijoitetaan seuraavassa vaiheessa. Katso meidän opas kansioluokkien ja tunnisteiden tehokkaaseen käyttöön lisäohjeita varten.

Vinkkejä kansioiden luomiseen

Oikean kansioiden määrän valitseminen on tasapainoilupeli. Et halua, että sinulla on liikaa kansioita, joissa on vähän tiedostoja, mutta et myöskään halua, että sinulla on vähän kansioita, joissa jokaisessa on paljon tiedostoja. Et myöskään halua, että kansiot menevät kymmeniä tasoja syvälle, koska niissä on helppo eksyä.

Tämä on jotain muuta, jota sinun on todennäköisesti säädettävä ajan myötä. Saldon pitäisi olla selkeämpi, kun olet siirtänyt tietosi niihin. Vaihda se, jos jokin ei tunnu toimivan.

On hyödyllistä luoda kansio nimeltä Vanha missä tahansa hakemistossa, johon haluat ehkä arkistoida tietoja. Kaikki tähän kansioon sijoitettu on edelleen käytettävissä, mutta se ei sotke päänäkymää.

Voit säätää tärkeysjärjestyksen mukaan lisäämällä alaviivan (_) kansion nimeen asettaaksesi sen ABC-järjestyksen yläosaan, tai lisäämällä "z" sen nimen eteen pakottaaksesi sen alareunaan.

4. Siirrä tiedostot oikeisiin kansioihin ja nimeä ne uudelleen

Nyt tulee aikaa vievä osa: olemassa olevien pilvitiedostojesi läpikäynti ja niiden sijoituspaikka. Tässä vaiheessa kampaa läpi kaikki pilvitallennustilassasi ja siirrä jokainen kohde uuteen kotiinsa. Jos et ole varma jostain, luo "Odottaa"-kansio ja hanki uusi passi myöhemmin. Voit vapaasti poistaa kaiken, mitä olet unohtanut aikaisemmasta passistasi.

Tämä on myös hyvä aika varmistaa, että tiedostoillasi on selkeät nimet. Varmista, että tiedostot sisältävät sanoja, joita käyttäisit niiden etsimiseen, ja muuta oletusnimet. Yleisnimet kuten IMG-8275 eivät tule esiin haussa, eivätkä ne merkitse sinulle mitään, kun selaat tiedostojasi. Tämän nimen vaihtamiseen menee aikaa Johanneksen valmistujaiset 2017 on sen arvoinen.

Jos tiedostot haluat lajitella puhtaasti kansion sisällä, ota huomioon niiden nimeämiskäytäntö, kuten teit kansioiden kanssa. Esimerkiksi muoto ## Artisti — kappale toimii hyvin musiikille.

Jos sinulla on satoja tai tuhansia tiedostoja, tämä voi kestää hetken, joten älä pelkää jakaa sitä muutamalle päivälle.

5. Merkitse tähdellä tai lisää pikakuvakkeet avainkansioihin

On mahdollista, että työskentelet säännöllisesti muutaman kansion kanssa. Voit säästää itseäsi joutumasta navigoimaan niihin joka kerta merkitsemällä ne tähdellä tai luomalla pikakuvakkeen nopeaa käyttöä varten.

Jos työskentelet pilvitallennustilassa verkkosivuston tai sovellusten kautta, tiedostojen ja kansioiden merkitseminen tähdellä antaa sinun nähdä tärkeimmät tietosi yhdessä paikassa. Koska ne eivät siirry tietokoneesi tallennustilaan tiedostoja synkronoitaessa, sinun tulee sen sijaan luoda pikalinkki niihin File Explorerin tai Finderin sivupalkkiin.

Tämän järjestelmän avulla pääset jatkuvasti käyttämiisi kansioihin muutamalla napsautuksella, kun taas kaikki muu on järjestetty loogisesti tarpeen tullen.

Pidä kiinni organisaatiosuunnitelmastasi menestyäksesi

Onnittelut pilvitallennussossi järjestämisestä! Tämä voi olla pelottava työ, jos sinulla on vuosien mittaisia ​​tiedostoja, mutta työsi ei ole valmis, kun olet suorittanut alkuperäisen yksinkertaistamisen.

Vastusta kiusausta alkaa heitellä tiedostoja uudelleen pinoon. Varaa aikaa lajitellaksesi kaikki kohteet oikein uuteen hierarkiaasi heti, kun lisäät sen, niin tästä ei tule enää valtavaa tehtävää tulevaisuudessa. Viikoittainen nopean huollon pitäisi huolehtia mahdollisista harhailijoista.

Nyt kun olet yksinkertaistanut tiedostojasi pilvessä, varmista, että nämä pilvitallennustilit on suojattu asianmukaisella suojauksella.

10 vinkkiä pilvitallennustilan pitämiseen turvassa

Lue Seuraava