Kuinka lopettaa asioiden unohtaminen töissä

Kuvaa tämä: on maanantaiaamu. Olet tehnyt muistiin kaikki päivän tehtäväsi ja olet innoissasi tavoitteidesi rikkomisesta. Mutta keskipäivään mennessä olet unohtanut puolet asioista, joita sinun piti tehdä, mikä saa sinut turhautumaan.

Se on skenaario, jonka me kaikki tiedämme liian hyvin. Työn saaminen tarkoittaa usein sitä, että sinulla on paljon tehtäviä suoritettavana päivässä. Ja kaikkien näiden tehtävien muistaminen voi olla työ itsessään.

Jos sinulla on taipumus unohtaa tehdä asioita töissä, voit muuttaa sitä. Tämä artikkeli antaa sinulle hyödyllisiä vinkkejä, joiden avulla voit lopettaa asioiden unohtamisen töissä, jotta voit tuntea olosi paremmin saavutetuksi päivän päätteeksi. Näin pysyt ajan tasalla siitä, mitä sinun on tehtävä:

1. Käytä tarkistuslistoja

Luo tarkistuslistoja toistuville ja kertaluonteisille tehtävillesi. Käytä toistuviin tehtäviin sovellusta, jonka avulla voit tarkistaa kohteet ja poistaa niiden valinnan välttääksesi luettelon luomisen joka kerta.

Luo kertaluonteisia tehtäviä varten käsinkirjoitettu luettelo ja säilytä se näkyvässä ja helposti saatavilla olevassa paikassa työpöydälläsi. Yritä käyttää yhtä muistilehteä ja heitä pois kaikki tekemäsi muistiinpanot sisältävät sivut.

2. Luo tehtävälista seuraavaa päivää varten

Tehtävälistat eivät ole mitään uutta, mutta pelinvaihtaja luo tehtäväluettelosi päivää ennen työpäivääsi. Illalla, kun olet rentoutunut, mieti, mitä sinun on tehtävä seuraavana päivänä ja kirjoita se muistiin.

Bonusvinkki: luo "big five" -lista viidestä tärkeimmästä tavoitteestasi tai tehtävästäsi seuraavaa päivää varten. Korosta tai erota nämä tehtävät muusta luettelosta, sillä nämä ovat asioita, jotka asetat tärkeysjärjestykseen. Vaikka jotain tulisi esiin, tiedät, ettet anna sen häiritä luettelossa olevia tehtäviä.

3. Vahvista tehtäväluettelosi

Ennen kuin aloitat työskentelyn, käy läpi edellisenä iltana tekemäsi lista virkistäytyäksesi siitä, mitä aiot tehdä päivän aikana.

Ja jos saat lisää tehtäviä lautaselle päivän aikana, kysy itseltäsi, ovatko uudet tehtävät tärkeämpiä kuin mikään "big five" -luettelosi kohteista. Jos näin on, korvaa nämä kohteet uusilla tehtävillä. Mutta jos ei, lisää ne luetteloon, niin pääset niihin myöhemmin.

4. Käytä tarroja (tai mitä tahansa muuta merkintäjärjestelmää) tärkeiden sähköpostien seurantaan

Sähköpostien merkitseminen tunnisteilla tai luokilla on älykäs tapa seurata sähköpostisi edistymistä. Jos pystyt lisäämään useita tunnisteita yhteen sähköpostiin, voit merkitä sen prioriteetin, edistymisen sekä projektien ja tiimien mukaan, joihin se kuuluu.

Jos esimerkiksi työskentelet tehtävän "Projekti X" parissa, voit lisätä neljä tunnistetta kyseiseen tehtävään liittyvään sähköpostiin: ensimmäinen tunniste olisi projektille. Toinen nimike olisi tiimille, jolle projekti on tarkoitettu. Kolmas osoittaisi, kuinka tärkeä sähköposti on, ja neljäs merkki osoittaa, että se on käynnissä.

5. Automatisoi mitä voit

Hyödynnä tekniikkaa, jotta saat asiat valmiiksi ajoissa. Voit esimerkiksi ajoita sähköpostit Outlookissa, jotta ne voidaan lähettää myöhemmin. Jos olet sosiaalisen median johtaja, ajoita kaikki viestisi sovellukseen.

Tehtävien automatisointi poistaa paineen muistaa tehdä asiat ajoissa, varsinkin jos sinulla on useita aikaherkkiä tehtäviä suoritettavana.

6. Delegoi mitä voit

Kaikkea ei kannata tehdä itse, jos ei ole pakko. Kollegasi ovat valmiina auttamaan sinua saavuttamaan yhteinen päämäärä. Hyödynnä tiimisi jäsenten vahvuuksia ja kykyjä keventääksesi kuormaasi delegoimalla tiettyjä tehtäviä.

Muista vain kommunikoida tiimisi jäsenten kanssa etukäteen, jotta voit vahvistaa päivän prioriteetit ja arvioida, voivatko he auttaa sinua.

7. Muistutusten määrittäminen puhelimeen tai kannettavaan tietokoneeseen

Muistutukset-sovellus on korvaamaton työkalu jokaiselle, joka on unohtanut tai kiireinen. Käytä sitä lisävaiheena tehtäväluettelosi lisäksi. Jos et halua ladata enemmän sovelluksia kuin sinulla on jo, käytä laitteesi mukana tulleita sovelluksia.

Niin kauan kuin käyttämäsi sovellus sallii sinun asettaa muistutuksia kerran, päivittäin tai viikoittain – tarpeidesi mukaan. Muista asettaa herätys soimaan muistutuksen mukana, jotta et jää paitsi. Ja jos sinulla on kiire, käytä puhelimesi äänikomentoominaisuutta asettaaksesi muistutuksen muutamassa sekunnissa.

8. Käytä Habit Tracking -sovellusta

Käytä toistuviin tehtäviin tottumusten seurantasovellusta. Tottumuksenseurantasovellukset auttaa pitämään sinut vastuullisena. Ne sopivat parhaiten päivittäisiin ja viikoittaisiin prioriteetteihin. Esimerkiksi Habiticalla on tavoite "Työskenteli päivän tärkeimmän tehtävän parissa".

Esimerkkejä lisättävistä tehtävistä ovat viikoittaiset tiimikeräykset, sähköpostien tarkistaminen joka aamu ja jopa lounaan viettäminen. Vaikka nämä saattavat tuntua yksinkertaisilta muistettavilta, on helppo unohtaa tehdä ne, kun jahtaat määräaikaa.

Ladata: Habitica varten iOS | Google Play (Vapaa)

9. Määritä visuaaliset apuvälineet

On vaikea unohtaa tehdä jotain, kun ympärilläsi on kirkkaita tarralappuja. Siksi värikkäät tarralaput ovat loistava tapa pitää tärkeät tehtävät mielessä.

Kiinnitä ne kannettavaan tietokoneeseen tai kalenteriin. Järjestä ne tärkeysjärjestykseen ja käytä aina samoja värejä samoissa projekteissa. Voit jopa siirtyä digitaaliseen käyttöön Post-it®-muistiinpanosovelluksella, jotta työpöytäsi ei sotkeudu paperiin.

Ladata: Post-it® for Sovelluskauppa | Google Play (Vapaa)

10. Lopeta moniajo!

Kuinka usein olet yrittänyt tehdä liian paljon kerralla, mutta unohdat suorittaa tehtävän? Keskity yhden tehtävän suorittamiseen ja siirry sitten seuraavaan. Aloita ensin suurimmista prioriteeteistasi ja siirry sitten vähiten tärkeisiin tehtäviin.

Näin varmistat, että tärkeimmät tehtäväsi on suoritettu, vaikka aika loppuisi kesken tai viime hetken kokoukset ja odottamattomat puhelut häiritsevät sinua.

11. Pidä mielesi vireillä

Anna aivosoluillesi vauhtia keskipäivällä nopealla pelillä välttääksesi henkistä väsymystä. Kokeile selainpohjaisia ​​pelejä avaamalla uusi välilehti ja pelaamalla Wordle, pulmapeli, joka saa sinut arvaamaan eri sanan joka päivä.

Ja jos sinulla on vähän aikaa, voit pelata I/O Pinball, Googlen räätälöity, mukaansatempaava flipperi, joka on virkistävä kierros lapsuuden suosikeille.

12. Pidä tauko

Pidä tarkoituksella taukoja selkeyttääksesi mielesi ja rentoutuaksesi. Käytä tätä tilaisuutta käydäksesi uudelleen tehtäväluettelossasi määrittääksesi, mitä tehtäviä sinulla on jäljellä.

Kun käytät aikaa tämän tekemiseen rennossa tilassa, voit muistaa asiat paremmin, toisin kuin silloin, kun olet pöydän ääressä paineen alla.

13. Aseta hälytykset

Aseta kertaluonteiset tai toistuvat hälytykset muistuttamaan itseäsi pitää tauko, soittaa puhelu tai osallistua kokoukseen. Varmista vain, että asetat herätyskellon soimaan muutama minuutti ennen tehtävän määräaikaa, jotta voit valmistautua siihen.

Jos sinulla on esimerkiksi kokous tulossa, voit asettaa herätyksen 15 minuutiksi ennen kokousta, jotta voit päättää kaiken, minkä kanssa olet sillä hetkellä kiireinen. Tämä estää sinua olemasta ahdistunut, kun on aika osallistua kokoukseen.

Ole aktiivinen estääksesi asioiden unohtamisen töissä

Avain suoritettavien tehtävien muistamiseen on olla ennakoiva. Päivään valmistautumiseen kuluva aika ratkaisee kaiken.

Olipa kyseessä tehtävälistan laatiminen, sähköpostin ajoittaminen tai hälytyksen asettaminen, muutaman minuutin järjestäminen auttaa sinua hallitsemaan päivääsi. Se puolestaan ​​auttaa sinua lopettamaan asioiden unohtamisen töissä.

Kuinka luoda tuottava etätyöaikataulu

Lue Seuraava