Kuinka kirjoittaa hahmoviitesähköposti

Uuden työpaikan tai tilaisuuden hakeminen on hermoja raastavaa, mutta positiivinen luonneviittaus lisää itseluottamustasi ja mahdollisuuksiasi saada se. Joten, kun teet viittauksia, tee parhaasi tukeaksesi ehdokasta.

Kun on kyse merkkiviitesähköpostin kirjoittamisesta, logiikka on sama kuin kirjeessä – vain asettelu on hieman erilainen. Tässä on tärkeitä vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä, jotta sinä ja ehdokas teet hyvän vaikutuksen sähköpostin vastaanottajaan.

1. Kirjoita hahmoviitteitä tuntemillesi ehdokkaille

Esimerkiksi johtajana sinun tulee rakentaa suhdetta tiimiisi. Se ei vain vahvista organisaatiota, vaan myös helpottaa henkilöiden viiteviestien kirjoittamista.

Laittaessaan loistavia tiiminrakennusalustoja verkossa hyvä käyttää, kirjaa ylös työntekijöiden saavutukset, ominaisuudet ja anekdootit. Tällä tavalla, kun joku heistä pyytää hahmoviittausta, tiedät mitä sanoa heistä.

Vältä kirjoittamasta viitteitä ihmisille, joiden kanssa sinulla ei ole suhdetta tai se on vähäistä. Vaikka voit täyttää sähköpostit kollegasi tiedoilla, sinulla ei ole henkilökohtaisia ​​kokemuksia jaettavaksi. Tämä heikentää viittausta.

2. Hanki tarkat tiedot sähköpostin vastaanottajasta ja mahdollisuudesta

Tutkimus on välttämätöntä hyvän hahmoviitesähköpostin laatimiseksi. Pyydä hakijalta tietoja siitä, ketä hän hakee ja mihin.

Tarvitsevatko he ammatillista, akateemista tai henkilökohtaista viittausta? Jos työnkuva on olemassa, se voi kertoa sinulle, mitä työnantaja etsii ja mitkä yksityiskohdat saisivat hakijasi loistamaan. Myös yritysten ja yhteyshenkilöiden nimet sopivat mainiosti löytää lisätietoa Internet-tutkimuksen kautta.

Loppujen lopuksi sinun on räätälöitävä sähköposti tilaisuuden vaatimusten mukaan ja yritettävä puhua suoraan vastaanottajalle olematta epävirallinen.

3. Jäsennä merkkiviittaussähköpostioikea

On ihanteellinen tapa jäsentää sähköpostit hahmoviittauksia varten. Ole varovainen niiden asettelun ja sisällön kanssa.

Toisin kuin kirje, sähköposti ei tarvitse tietojasi tai vastaanottajan tietoja yläreunassa. Aloita vain virallisella tervehdyksellä ja siirry suoraan tekstiin.

Tietosi tulevat sähköpostin loppuun. Sulje se sähköpostiosoitteellasi, puhelinnumerollasi ja muilla sopiviksi katsomillasi yhteystiedoilla. Liitä mukaan nimesi ja allekirjoitus.

II. Ole selkeä ja ytimekäs

Kun kyse on sähköpostin yleisestä rakenteesta, valitse sanasi huolellisesti. Merkkiviitteen tulee olla informatiivinen, mutta lyhyt ja helppolukuinen.

Valitse tärkeimmät kohdat, jotka haluat tehdä, ennen kuin aloitat kirjoittamisen. Laita ne luettelomerkkiluetteloon jokaiselle sähköpostin muodostavalle osiolle.

III. Tarkenna suhdettasi ehdokkaaseen

Aloita sähköposti siitä, kuinka tunnet ehdokkaan ja kuinka kauan. Selitä roolisi ja suhteesi. Pidä asia yksinkertaisena, mutta jos sinulla on jotain positiivista kerrottavaa, kuten ensivaikutelmasi ehdokkaasta, kerro se muutamalla sanalla.

Pysy kuitenkin ammattimaisissa yksityiskohdissa. Referenssin saajan ei tarvitse tietää minne ehdokas oli lomalla tai miten hän juo kahvinsa.

Keskity sähköpostissa siihen, mikä tekee heistä hyviä hakemaansa rooliin.

IV. Kerro ehdokkaan positiivisista ominaisuuksista

Tämä on hahmoviittauksen tärkein osa. Jos teit tutkimusta, sinun pitäisi tietää, mitä työ tai tilaisuus vaatii ja mitkä ehdokkaan ominaisuudet sopivat siihen.

Kuten jo mainittiin, valmistelu voi tehdä tästä prosessista paljon helpompaa. Voit esimerkiksi saada työntekijöitäsi seurata ja saavuttaa älykkäitä tavoitesuunnitelmia, joka voi toimia todisteena heidän saavutuksistaan ​​ja sitoutumisestaan.

Ei riitä, että luetellaan ehdokkaan voittavia ominaisuuksia. Jos sinulla on anekdootteja, jotka osoittavat heidän osaamisensa ja onnistumisensa, pudo ne sähköpostiin. Se osoittaa, että heidän toimintansa ovat yhtä huomionarvoisia kuin heidän kykynsä ja persoonallisuutensa.

V. Räätälöi suosituslauseesi tilaisuuden mukaan

Hahmoviitesähköpostin viimeisen osan tulee olla suosituksesi.

Kuten kaikki muukin, sinun on varmistettava, että se kuvastaa mahdollisuutta. Käytä sen vaatimuksia ohjaamaan sinua ja selitä tarkasti, miksi työntekijäsi, opiskelijasi tai ystäväsi sopii.

Älä kuitenkaan höpötä niistä. Tee lausunto, joka menee suoraan asiaan, selkeästi ja ytimekkäästi siitä, miksi vastaanottajan tulisi vakavasti harkita ehdokasta.

Seuraavien valtuustietojesi ja yhteystietojesi pitäisi tehdä sähköpostista erittäin luotettava merkkiviittaus.

4. Harkitse merkkiviittausmallien käyttöä

Jos haluat lisäohjeita hahmoviitesähköpostin kirjoittamiseen, tutustu verkosta saataviin näytteisiin ja ladattaviin malleihin. Monet niistä ovat kirjemuotoisia, mutta voit muokata niitä nopeasti sähköpostin asettelua varten.

Workablessa on muutamia malleja, jotka saattavat kiinnostaa sinua, mukaan lukien työntekijän viitekirje, yleinen suosituskirje ja yksi erityisesti opettajalle tarkoitettu kirje.

Corporate Finance Institute voi myös auttaa viitekirjemallissaan. Sinun tarvitsee vain rekisteröityä alustalle ennen tämän ilmaisen resurssin lataamista.

Mallissa on pieni valikoima merkkiviittauskirjaimia, joista osa on Wordissa ja osa PDF-muodossa. Lataa ja muokkaa niitä haluamallasi tavalla.

Toinen tutustumisen arvoinen verkkosivu on The Balance Careersin hahmojen viiteopas. Se sisältää paljon vinkkejä, mutta myös näytteitä ja malleja sähköpostista sekä kirjeistä.

Jos työskentelet Wordin parissa paljon, tutustu Microsoftin suosituskirjemalliin. Voit ladata sen ilmaiseksi ja tehdä tarvittavat muutokset.

Katso, mitä laadukkaita verkkosivustoja, kuten nämä, on tarjota neuvojen ja työkalujen suhteen. Ole vain valmis muokkaamaan heidän mallejaan olosuhteisiisi sopivaksi, jotkut enemmän kuin toiset.

5. Oikolue hahmoviiteviestisi useita kertoja

Kaikista mahdollisuuksista lupaavimmat hakemukset ovat lähimpänä täydellisyyttä, joten et halua pienen virheen pilaavan ehdokkaasi mahdollisuuksia.

Älä lähetä sitä heti, kun hahmoviiteviesti on valmis. Laita se syrjään hetkeksi ja palaa siihen etsimään virheitä ja irtisanomisia. Kaiken pitää mahtua hyvin yhdelle sivulle.

Oikolue sähköposti muutaman kerran ja etsi jokaisesta passista tiettyjä ongelmia. Pyydä joku muukin tarkastamaan se. Älä epäröi valita paras kieliopin tarkistustyökalu ja yhdistää sen ominaisuudet huomioimiseen yksityiskohtiin.

Mutta et tarkastele vain oikeinkirjoitusta ja kielioppia. Oletko ymmärtänyt vastaanottajan nimen oikein? Entä työnimike? Ovatko yhteystietosi oikein ja ajan tasalla?

Mitä enemmän kampaat sähköpostin läpi, sitä enemmän voit tarkentaa sitä. Löydät virheitä ja mahdollisuuksia parantaa.

Ehdokkaiden tulee pyrkiä jokaiseen hakemukseensa

Hehkuva suositus työnantajalta, kollegalta tai tutkijalta voi tehdä ihmeitä ehdokkaan tulevaisuudennäkymille. Jos kirjoitat hahmoviitesähköpostin, ota tehtävä vakavasti.

Mutta voit vain vahvistaa ehdokasta toistaiseksi. Heidän on itse ponnisteltava tavoitteiden saavuttamisessa, saatekirjeiden kirjoittamisessa, menestymisessä haastatteluissa ja niin edelleen. Sinun ja verkkopalveluiden tuki on kuitenkin korvaamatonta.

5 online-saatekirjemallia, joiden avulla saat unelmatyösi nopeammin

Lue Seuraava