Haluatko tehdä yrityskokouksistasi paljon mielenkiintoisempia? Suorita niitä virtuaalitodellisuudessa, mikä on erityisen hyödyllistä, jos sinulla on etätyöntekijöitä. VR-kokoukset voivat olla hauskoja, luovia ja tuottavia, mutta sinun on valmistauduttava hyvin. Muuten vaarana on viime hetken vianmääritys, et saa mitään aikaiseksi ja tuhlaa arvokasta aikaa ja rahaa.
Tässä on parhaat vinkit, jotka kannattaa pitää mielessä VR-kokouksia suunnitellessa oikeiden työkalujen ja sovellusten valinnasta tiimin organisointiin.
Ensimmäinen investointi, joka sinun on tehtävä VR-kokouksia varten, on kuulokkeet. Se ei ole halpaa, mutta voit olla fiksu sen suhteen. Markkinoiden paras malli on Meta Quest 2 (aiemmin Oculus Quest 2), koska se on tehokas ja yllättävän halvempi kuin vaihtoehtoiset kuulokkeet.
Minkä tahansa valitsetkin, varmista, että se on luotettava – tarkista arvostelut ja vaatimukset huolellisesti.
Virtuaalikokouksen suunnittelun helpottamiseksi voit hankkia saman laitteen joukkona kaikille tiimisi jäsenille. Mutta jos joku haluaa tai jolla on jo eri kuulokkeet, se on hyvä, kunhan se on yhteensopiva suunnittelemiesi toimintojen kanssa.
Tutustu myös huippuluokan VR-lisävarusteita jotta käyttäjät olisivat mukavampia. Esteettömyys on tärkeää, jotta kaikki työntekijäsi tuntevat olonsa tervetulleiksi. Vältä siinä vaiheessa vilkkuvia kuvia tai muuta sisältöä, joka saattaa häiritä ihmisiä.
2. Varmista ennen kokousta, että kaikkien laitteet toimivat
Kaikki VR-laitteet on hyvä testata ennen varsinaista tapaamista, sillä korkeimmankin arvioidut järjestelmät voivat aiheuttaa ongelmia ilman näkyvää syytä. Pyydä tiimiäsi kokeilemaan kuulokkeitaan, tarkistamaan Wi-Fi- ja Bluetooth-yhteydet ja tutustumaan heidän virtuaaliympäristöönsä – kuinka liikkua, käyttää ohjaimia, liikkua valikoissa ja niin edelleen.
Jokainen jäsen voi tehdä sen yksin ja raportoida mahdollisista ongelmista, tai voit asettaa päivämäärän ryhmäkoeajolle. Näin voitte neuvoa toisianne paikan päällä. Olipa sinulla ongelmia tai ei, on monia temppuja kokeilla. Esimerkiksi oppia kuinka käyttää Oculus Quest 2:ta PS4:n kanssa ja jopa kuinka käyttää Android-puhelintasi VR: ssä.
3. Valitse paras sovellus VR-kokouksiin
Verkkotapaamisista on tullut erittäin suosittuja vuosien varrella. Itse asiassa, Zippian tilastoraportti havaitsi, että 53 prosenttia työntekijöistä suosii tällä hetkellä virtuaalisia kokouksia.
Metaversumien nousun myötä relevanttien laitteiden ja sovellusten kysyntä on kasvanut pilviin, joten VR-kehittäjät ovat kiireisiä tuottamaan parhaat mahdolliset ympäristöt kaikkiin tilaisuuksiin, myös ammattikokouksiin.
Meta Questin Horizon-työhuoneet on loistava esimerkki. Sen avulla voit luoda avatarin, tavata kollegoitasi ja tehdä yhteistyötä kuten todellisessa maailmassa. Siellä on myös Tila, jossa voit luoda ihanteellisen virtuaalisen työympäristösi ja isännöidä muistettavan kokouksen.
Tutustu tällaisiin palveluihin VR-kokouksiasi varten. Ne ovat vaikuttavia, ja löydät monia ilmaisia vaihtoehtoja. Varmista vain, ettet mene yli laidan suunnittelussasi. Virtuaaliympäristön ja toimintojen tulee olla kannustavia, mutta hallittuja ja tuottavia.
4. Valitse ominaisuudet, jotka tekevät kokouksesta mielenkiintoisen
VR: n kokousten suurin etu ovat monet erilaiset ominaisuudet, joita voit sisällyttää. Erityisesti ammattiryhmien kokoontumisiin suunnitelluilla ohjelmistoilla on paljon tarjottavaa.
Esimerkiksi virtuaalinen valkotaulu on vakiona, mutta katso, voitko lisätä esimerkiksi videoita, kaavioita ja ääntä. Luo VR-avatareita Ready Player Me -sovelluksessa ja mukauta kokemusta entisestään. Saatat myös pystyä käyttämään virtuaalisia työkaluja. Jos haluat muuttaa kokouksen työpajaksi, voit käyttää tai luoda VR-ympäristön, jossa voit harjoitella erilaisia taitoja.
VirtualSpeech, esimerkiksi tarjoaa pehmeät taidot -koulutusta VR: ssä. Käyttäjät voivat viimeistellä esityksensä ja viestintänsä, kun sinä valmentajana seuraat heidän suorituskykyään. Muut alustat voivat opettaa sinulle ensiapua, manuaalista käsittelyä, elintarviketurvallisuutta, leikkausta ja paljon muuta.
Yritä jälleen kerran olla ylikuormita tiimiäsi sisällyttämällä siihen liikaa ominaisuuksia ja toimintoja. Valitse sopivimmat ja rakentavimmat työkalut. Kerro myös, jos jäsenet tarvitsevat tilaa todellisessa maailmassa.
5. Varaa kokous niin, että kaikki voivat osallistua
Tärkeä osa VR-kokouksen suunnittelua on varmistaa, että kaikki tulevat paikalle. Järjestä päivä ja aika, jotka sopivat mahdollisimman monelle. Sen pitäisi myös antaa sinulle riittävästi aikaa VR-kokemuksen määrittämiseen.
Lähetä sitten säännöllisesti muistutuksia tai anna kätevän ohjelmiston auttaa sinua hallitsemaan kaikkea. Käytä sovelluksia, kuten Connecteam tai Microsoft Teamin aikataulutyökalu pitääksesi kaikki osallistujat ajan tasalla.
Ellet ole harjoitellut laajasti tai ollut jo useita VR-tapaamisia, on myös hyvä idea koota joukkue vähintään 30 minuuttia ennen virallista alkamisaikaa. Voit ratkaista viime hetken ongelmia ja käynnistää kokouksen sujuvasti.
6. Varmista, että VR-kokous on tuottava
Viimeinen vinkki liittyy tapaamisesi tulokseen. Olettaen, että siihen on hyvä syy, olipa kyseessä koulutus tai yhteistyö projektissa, määritä tuottava suunnitelma sekä tapa varata minuutteja.
Pysy VR-kokouksen aikana keskustelujen ja toimintojen ajan tasalla ja kirjoita samalla muistiin avainkohdat ja tulokset.
Käytä tässä viimeisessä työssä virtuaalista valkotauluasi, muistilappujasi tai mitä tahansa sopivaa työkalua, joka on saatavilla valitsemallasi alustalla. Voit jopa tallentaa koko istunnon – pyydä vain kaikkien suostumus ennen kuin teet niin.
Muista, että kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Voit vapaasti jakaa vastuut tiimin jäsenten kanssa. Joku muu voi olla vastuussa minuuteista, kun sinä ohjaat kokousta haluamaasi suuntaan ilman häiriötekijöitä.
Suorita rauhallinen tai aktiivinen VR-kokous
Virtuaalitodellisuuden kauneus on, että kokoontumisesi voivat olla niin passiivisia tai villiä kuin haluat. Tämä sopii erinomaisesti liiketapaamisiin. Vaikka niiden on oltava käytännöllisiä, niiden tulisi myös olla hauskoja, kun mahdollista. Jos kokouksesi viihdyttävät, inspiroivat ja yhdistävät tiimiäsi, palkinnot ovat suuremmat.
Päätä, mitä tiimisi tarvitsee ja miten VR-kokous voi tarjota sen. Älä tee siitä juhlia, vaan ole luova, kun suunnittelet toimintaasi. Tavoittele dynaaminen kokemus.
