Kun hallitset ihmisiä, viestintä ja paperityö ovat väistämättömiä. Olipa kyse aikatauluista, palkanlaskennasta, tehtävienhallinnasta tai koulutuksesta, on paljon asiakirjoja ja keskusteluja, joista voit seurata.
Vaikka tiimisi on pieni, et voi välttää ihmisten johtamista, varsinkin jos olet yksin vastuussa kaikista.
Siellä Connecteam on hyödyllinen. Laajan työkaluvalikoiman ansiosta pääset paperityön päälle, viestit päivittäisistä asioista henkilöstöllesi ja vältät kalliit palkanlaskentavirheet – kaikki yhdessä paikassa ja ilman HR-taustaa.
Lue lisää, jos haluat tietää lisää sen tärkeimmistä ominaisuuksista.
Connecteamin aikaa säästävät ominaisuudet
Kaiken kaikkiaan säästät runsaasti aikaa, kun kaikki työntekijöiden hallintatyökalut ovat yhdessä ohjelmistossa sen sijaan, että hyppäät edestakaisin kymmenien sovellusten välillä.
Käytettäessä Connecteamin Operations Hub, sinun ei enää tarvitse vaihtaa Excelin, projektinhallintatyökalujen, sähköpostien, tekstien, paperiasiakirjojen ja muualla, jossa etsit tietoja.
Ohjelmistotarpeiden kattamisen lisäksi voit myös sanoa hyvästit painetuille ja käsinkirjoitetuille työaikalomakkeille – ja tarpeelle jahtaa ihmisiä niiden takia.
Itse asiassa Connecteamin virtaviivaistetut viestintä- ja työpaikkatyökalut tekevät aikataulutuksesta, ajan kirjaamisesta ja tehtävien määrittämisestä kristallinkirkkaat kaikille, mikä tarkoittaa paljon vähemmän edestakaisin käyttöä.
Tässä on nopea esittely Connecteam's Operations Hubin tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka tekevät tiimisi valvonnasta ja siitä huolehtimisesta helppoa.
1. Työntekijöiden aikataulutus
Työntekijöiden aikataulun luominen Connecteamissa on yhtä helppoa kuin tietojen syöttäminen lomakkeeseen. Nimen, päivämäärän, aloitus- ja lopetusajan kenttien lisäksi voit:
- Määritä useita käyttäjiä samaan vuoroon
- Salli käyttäjien määrätä itsensä lunastamattomiin vuoroihin
- Tee muutoksia uudelleenkäytettäviin malleihin
- Toista toistuvia työvuoroja
Kun osut Julkaista, Connecteam lähettää ilmoituksen määräämillesi työntekijöille, ja he voivat tarkistaa tiedot suoraan sovelluksesta. Sinun ei enää tarvitse tulostaa tai lähettää sähköpostilla aikatauluja, eikä kukaan hukkaa tärkeitä tietoja.
Mikä parasta, Työaikataulu työkalu tarjoaa useita ominaisuuksia ristiriitojen estämiseksi:
- Vaihtohyväksyntä antaa tiimisi jäsenille mahdollisuuden hyväksyä tai hylätä aikataulunsa mukaisia kohteita
- Käytettävyyden merkinnän avulla työntekijät voivat ilmoittaa sinulle, milloin he eivät voi työskennellä
- Rajoitusten asettaminen asettaa rajoituksia, jotka estävät yli- ja aliaikataulujen siirtymät
Voit käyttää työaikataulutyökaluja yhdistettynä Connecteamin aikapyyntöominaisuuteen, jotta sinun ei tarvitse muokata aikatauluasi sen julkaisun jälkeen. Aina kun työntekijä lähettää aikapyynnön, löydät sen alta odottavat pyynnöt in Aika kello käyttöliittymä.
2. Nopea tehtävien hallinta
Yksityiskohtaisen aikataulun luomisen lisäksi voit määrittää Vuorotyöt jokaiseen aikalohkoon, jotta työntekijäsi voivat hoitaa aikataulukohtaisia tehtäviä.
Jos haluat ottaa yhteyttä selvittääksesi näitä tai joku jää jumiin, Vuorotoiminta -välilehti tarjoaa keskusteluikkunan sinun ja vuoroon määrittämiesi työntekijöiden välillä.
Connecteam tarjoaa myös a Pikatehtävät työkalu, jonka avulla sinun ei tarvitse lähettää tekstiviestillä tai sähköpostitse tehtäviä henkilöille. Määritä tehtävä kerran, määritä asiaankuuluvat työntekijät, niin kaikki ovat automaattisesti mukana. Aloittaminen on helppoa, ja täältä saat tarkempia tietoja päivämäärästä, kellonajasta, kuvauksista ja alitehtävistä lisäkontekstia varten.
Pohjimmiltaan sinulla on kaikki omistetun projektinhallintatyökalun aikaa säästävät edut sormenpäissäsi.
Kuin Siirtää Toiminto-välilehti ajoitusohjelmassa, voit myös kommunikoida työntekijöiden kanssa suoraan Kommentit -välilehteä, jos sinulla on kysyttävää tai jatkotoimia.
Kommenttityökalun käyttäminen suoraan tehtävässä tarkoittaa, että sinun ei enää tarvitse etsiä aiempia viestejä muissa sovelluksissa. Quick Tasks -työkalun avulla sinä ja työntekijäsi voitte nopeasti löytää tai viitata kaikki tehtävään liittyvät viestit omalta paikaltaan.
3. Työntekijän aikakello
Kun on aika tarttua, työntekijäsi voivat käyttää sovellusta mobiililaitteellaan tai Connecteamin kioskisovellus jos tiimisi on paikallaan. Heidän tarvitsee vain napauttaa Aloita vuoro.
Taustalla Connecteam antaa sinulle reaaliaikaisen yleiskatsauksen kaikkien lokeihin Tänään -välilehti Aika kello työkalu.
Täällä voit kommunikoida tiimisi ihmisten kanssa, ja jos he matkustavat työpaikasta toiseen, voit nähdä heidän sijaintinsa kartalla varmistaaksesi, että he ovat aikataulussa ja kaikki sujuu kitkattomasti.
Connecteamin avulla voit myös käyttää virtuaalisia kehyksiä tai geoaitoja varmistaaksesi, että työntekijäsi ovat tietyssä paikassa sisäänkirjautumisen yhteydessä. Sano hyvästit kavereiden lävistykselle ja aikavarkaudelle lopullisesti.
On monia tapoja muokata aikakelloa työpaikkasi mukaan, mukaan lukien palkanlaskenta, ylityötutkinnot, tauot, työt ja muut asiat, jotka ovat sinulle ja tiimillesi mukavampaa.
Lisäksi voit pyytää, että ohjelmisto luo luettelot työntekijöistä, jotka ylittävät ylityöt, olivat poissa tai eivät ole laskeneet aikaa.
Kun jokainen kirjaa aikansa, ohjelmisto käyttää tietoja myös työaikataulukoiden luomiseen.
4. Online-aikalomakkeet
Sisällä Työaikalomakkeet -välilehdellä voit tarkastella, muokata ja seurata työntekijöiden työaikakirjauksia. Täällä voit myös tarkastella aikapyyntöjä, kirjautua poissaoloihin ja tarkastella työtilastoja.
Kun napsautat yksittäisiä työaikalomakkeita, Connecteam ilmoittaa sinulle kaikista ristiriitaisuuksista, kuten päällekkäisistä työvuoroista ja muokkauspyynnöistä, jos työntekijä tietää tehneensä virheen aikansa seurannassa.
Se antaa myös yksinkertaisen yleiskatsauksen niiden seurannasta, jotta voit korjata tai korostaa eroja ja kysyä niistä. Kun se on valmis palkanlaskentaan, voit viedä kokonaissummat, työaikaraportit tai vuororaportit. Connecteam integroituu automaattisesti QuickBooksin ja Guston kanssa, mikä tekee palkanlaskennasta helppoa vain napin painalluksella.
5. Digitaaliset lomakkeet ja tarkistuslistat
The Lomakkeet Connecteam's Operations Hubin työkalu mahdollistaa paperityön niille, joiden on löydettävä ja käytettävä se. Se myös poistaa tarpeen tulostaa tai lähettää lomakkeita sähköpostitse, mikä tarkoittaa, että ne eivät eksy jonnekin matkan varrella.
Kun luot lomakkeita ja tarkistuslistoja Connecteamissa, voit määrittää ne Älykkäät ryhmät-automaattiset käyttäjäryhmät, joilla on sama työ, sijainti, aloituspäivä tai mitä tahansa muuta, mitä voit ajatella - tai henkilöitä. Jos pyyntö on aikaherkkä, lähetä ilmoitus sen julkaisemisen jälkeen tai lisää se lomakekirjastoon hiljaa, jos et.
The Lomakkeet ominaisuus tekee pääsystä helppoa. Lisäksi henkilöstölläsi on aina tarvitsemansa lomakkeet käsillä, mikä tarkoittaa vähemmän byrokratiaa turvallisuusasioissa ja pyyntöjen tekemisessä. Se on yhtä yksinkertaista kuin luomalla Google-lomakkeen jos olet joskus tehnyt sellaisen, mutta parempi, koska se on juuri siellä, missä sitä tarvitset.
Lisäksi voit olla luova Forms-työkalun avulla automatisoida ja standardoida prosesseja. Voit esimerkiksi hahmotella työnkulkuja tarkistuslistojen avulla tai luoda yksinkertaisia tapoja lähettää sähköisiä allekirjoituksia ja GPS-aikaleimoja dokumentaatiota varten.
6. Kaikki Connecteamin viestintäkeskuksen ominaisuudet
Pohjimmiltaan Connecteam voi korvata useita yrityksesi ohjelmistoja ja prosesseja tässä artikkelissa jo mainituilla ominaisuuksilla. Voit kuitenkin ottaa sen askeleen pidemmälle käyttämällä sitä Viestintä keskitin.
The Chat työkalun avulla voit erityisesti luoda useita kanavia yrityksen laajuisista osastoryhmistä ja jopa yksittäin. Vaikka voit lähettää kommentteja ja viestejä suoraan vuoroissa, tehtävissä ja työaikataulukoissa, tämä antaa sinulle tilaa yleisille keskusteluille ja suunnittelulle.
Tällä tavalla sinun ei tarvitse vaihtaa messengerin välillä löysä tai selaa puhelintasi löytääksesi työntekijöiden lähettämiä tekstejä.
Kanssa Päivitykset -työkalun avulla voit myös lähettää uutisia ja ilmoituksia, joissa on runsaasti mukautettuja suunnitteluelementtejä, jotka lisäävät viesteihisi persoonallisuutta.
Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos sinulla ei ole henkilöstön sähköpostiosoitteita kaikille työntekijöillesi tai jos he päättävät päivittää henkilökohtaiset sähköpostinsa. Voit myös seurata sitoutumista nähdäksesi, kuinka moni lukee sen.
Mikä parasta, Hakemisto auttaa henkilökuntaasi löytämään toisensa ja tavoittamaan toisensa. Henkilökunnan ei enää tarvitse käyttää henkilökohtaisia puhelinnumeroitaan tai sähköpostiosoitteitaan tehdäkseen yhteistyötä työprojekteissa, jos he eivät halua.
Voit myös piilottaa tietyt ihmiset, jos he eivät halua keskustella, ja asettaa rajoituksia sille, kuka voi keskustella kenen kanssa.
Loppujen lopuksi Connecteamin viestintätyökalut auttavat kaikkia pitämään liike-elämän ja henkilökohtaiset erot toisistaan ja yrityksesi toiminnan sujuvasti.
Säästä aikaasi ja stressiä Connecteamin avulla
Connecteam on yhden luukun työkalu yrityksesi tärkeimpien resurssien – ihmisten – hallintaan.
Se säästää aikaasi sijoittamalla kaikki tehtäväsi yhteen paikkaan ja vähentämällä edestakaisen viestinnän määrää työntekijöiden kanssa. Lisäksi henkilöstösi hyötyy myös virtaviivaistetusta viestinnästä ja selkeydestä aikataulujen ja tehtävien suhteen.
Jos huomaat etsiväsi jatkuvasti tietoa, hyppääväsi useiden ohjelmistojen välillä ja kommunikoivasi edestakaisin, se voi olla tarvitsemasi ratkaisu. Miksi et rekisteröityisi Connecteamin ilmaiseen 14 päivän kokeilujaksoon ja kokeile ensin jotakin luetelluista ominaisuuksista?