Kotona työskentelemisestä on tullut uusi normi monien teknologiayritysten työntekijöille ympäri maailmaa. Etätyö edistää terveellistä työn ja yksityiselämän tasapainoa työntekijöille ja voi lisätä tuottavuutta ja luovuutta.

Mutta etätyöskentelyyn siirtyminen tuo mukanaan monia kysymyksiä ja hämmennystä, jotka kohdistuvat enimmäkseen HR-osastoihin. Joten selkeän WFH-politiikan (työskentely kotoa) laatiminen varmistaa, että sekä työnantaja että työntekijä tietävät, mitä odotetaan, ja auttaa välttämään mahdollisia ongelmia.

Mikä on kotityöpolitiikka?

WFH (alias work from home) -politiikka on asiakirja, joka hahmottelee yrityksen odotuksia ja menettelytapoja kotoa työskenteleville työntekijöille. HR-johtajien on luotava tehokkaat WFH-käytännöt selventääkseen joitain seuraavista seikoista:

Kuka saa työskennellä kotoa käsin?

Puskurissa "Etätyön tila 2022" raportin mukaan 97 % etätyöntekijöistä haluaa jatkaa kotoa työskentelyä loppuuransa ajan, vaikka heille tarjottaisiin vain osa ajasta. Selvittääkseen, onko tämä mahdollista, työntekijöiden, jotka haluavat työskennellä kotoa, on lähetettävä esimiehelleen pyyntö selvittääkseen, onko etätyö mahdollista.

Kuten alla olevasta twiitistä näkyy, Teslan kaltaiset yritykset ovat tehneet selväksi, että etätyö ei ole heidän työntekijöidensä pöydästä. Mutta organisaatiosi voi olla joustavampi. WFH-käytäntösi voi hahmotella, mitkä roolit sopivat etätyöskentelyyn ja mitkä työntekijät ovat oikeutettuja työskentelemään kotoa.

Kuinka usein työntekijät voivat työskennellä kotoa käsin?

Kotona työskentelyn tiheys vaihtelee yrityksittain. Jotkut työnantajat ovat siirtyneet etäkäyttöön ja avanneet työntekijöille mahdollisuuksia työskennellä mistä tahansa, tai jopa muuttaa ulkomaille ilman työpaikan menettämisen riskiä. Muut yritykset suosivat hybridimallia, jossa työntekijät työskentelevät pari päivää viikossa kotoa käsin ja tulevat toimistoon loput.

WFH-käytännössäsi tulee selkeästi mainita, kuinka usein työntekijät saavat työskennellä kotoa käsin, ja etätyöskentelyyn liittyvät odotukset. Tämä saattaa sisältää sen, minkä tyyppinen työ on sallittua kotoa käsin ja kuinka monta tuntia työntekijöiden odotetaan työskentelevän.

Miten viestinnän pitäisi toimia?

Viestintä on yksi etätyön haastavimmista puolista. Jos ei ole samassa fyysisessä paikassa, on vaikeampaa seurata, mitä kaikki tekevät. Se voi myös johtaa eristäytymisen tunteeseen.

On tärkeää luoda selkeät viestintäkanavat etätyöntekijöiden ja heidän esimiestensä välille. Sinun tulee esimerkiksi mainita, milloin työntekijöiden tulee:

  • Sovi videopuhelu.
  • Lähettää Loom-video.
  • Pinga Slack-viesti työtoverille.

Kannattaa myös hahmotella, haluaako yrityksesi kollegoiden vastaavan toisilleen reaaliajassa vai vaihtaa asynkroniseen tiedonsiirtoon.

Mitkä ovat laitevaatimukset?

Jos annat työntekijöiden työskennellä kotoa käsin, he tarvitsevat oikeat laitteet tehdäkseen työnsä tehokkaasti. Tämä voi sisältää kannettavan tietokoneen, tulostimen ja kiinteän Internet-yhteyden.

Selitä etätyökäytännössäsi, mitä laitteita tarvitaan, jotta työntekijät voivat tehdä työnsä kotoa käsin. Selvitä myös, toimittaako yritys nämä laitteet vai tarvitseeko työntekijöiden hankkia ne itse.

Milloin työntekijöiden pitäisi pitää taukoja?

Kotona työskenteleminen voi tehdä tauon pitämisestä haastavaa, ja jotkut työntekijät saattavat tuntea, että heidän on tehtävä pidempiä työpäiviä todistaakseen arvonsa. Mutta on tärkeää kannustaa työntekijöitä pitämään taukoja, koska se voi parantaa keskittymistä ja tuottavuutta. Varmista, että käytäntösi määrittelee, milloin työntekijöiden tulee pitää taukoja ja miten he voivat käyttää vapaa-aikansa.

Mitkä ovat IT-tietoturvaodotukset?

Etätyö on johtanut kasvuun on huolissaan kyberturvallisuushyökkäyksistä. Asiasta kertoo CNN että 47 % kotona työskentelevistä työntekijöistä käyttää varjo-IT-ratkaisuja, mukaan lukien testaamattomat ohjelmistot ja palvelut. Käytä käytäntöäsi selventääksesi IT-turvallisuutta koskevia odotuksia ja mitä työntekijöiden on tehtävä suojatakseen yrityksen tietoja. Tämä voi sisältää VPN: n käytön, kaksivaiheisen todennuksen ja julkisten Wi-Fi-hotspottien välttämisen.

Kuinka suorituskyvyn seuranta toimii?

Esimiesten on löydettävä uusia tapoja seurata työntekijöiden suorituskykyä kotoa käsin. Tämä voi sisältää säännöllisen sisäänkirjautumisen, projektinhallintaohjelmiston käytön tai viikoittaisten päivitysten lähettämisen.

Päätä, kuinka suorituskykyä seurataan ja miten työntekijät voivat antaa palautetta esimiehilleen. Luomalla WFH-politiikan henkilöstöjohtajat voivat tukea etätyöntekijöitä ja varmistaa, että heillä on työkalut ja resurssit menestyäkseen.

Kuinka luoda WFH-käytäntö tiimillesi

WFH-käytännön luominen voi tuntua pelottavalta, mutta se on melko yksinkertaista. Yritä käyttää malleja tai ohjelmistoratkaisuja prosessin yksinkertaistamiseksi manuaalisen käytännön luomisen sijaan (vaikka tämä on vaihtoehto).

Bambee tarjoaa HR Autopilot -ominaisuuden, jonka avulla voit luoda WFH-käytännön muutamassa minuutissa. Ohjelmiston avulla henkilöstöpäällikkösi voi helposti rakentaa mukautettuja henkilöstöpolitiikkaa yrityksesi tarpeisiin. Mutta se ei vain luo käytäntöä, vaan myös varmistaa, että ne ovat ajan tasalla ja työntekijöiden allekirjoittamia. Voit myös vahvistaa ne puolivuosittain tarpeidesi ja etätyöprosessiesi muutosten mukaan.

Owl Labs tarjoaa joukon etä-, joustavia ja hybridityökäytäntömalleja, jotka voit ladata ilmaiseksi heidän sivustoltaan. Etätyökäytäntö on esikonfiguroitu muokattavissa olevilla kentillä, kuten:

  • Tarkoitus
  • Keskeisiä termejä
  • Työkalut + tuki
  • Viestintä
  • Kokoukset
  • Hyväksyntä + seuranta
  • Etätyösopimus

Yksinkertaisesti lataa, muokkaa ja tulosta tai jaa.

Better Team tarjoaa myös etätyökäytännön, jonka voit ladata Word-dokumenttimallina. Voit käyttää sitä sellaisenaan tai muokata sitä vastaamaan paremmin yrityksesi tarpeita. Malli sisältää osiot:

  • Työntekijä Informaatio
  • Etätyöalue
  • Laitteet
  • Valtuutus

Sekä työntekijän että esimiehen tulee allekirjoittaa tämä käytäntö.

Määritä etätyökäytäntösi

Nyt olet oppinut luomaan etätyöpolitiikan, on aika ottaa se käyttöön organisaatiossasi. Kun määrität WFH-käytäntöäsi, muista ottaa huomioon työntekijöidesi tarpeet ja se, mikä sopisi heille parhaiten.

Sen on myös noudatettava kaikkia asiaankuuluvia lakeja ja määräyksiä, ja sen on myös oltava riittävän joustava, jotta se mahdollistaa muutokset tulevaisuudessa. WFH-politiikan noudattaminen varmistaa, että jokainen tuntee olonsa luottavaiseksi ja tuottavaksi etätyöroolissaan.