Avain onnistuneeseen yhteistyöhön on viestintä. Ei vain varmista, että kommunikoit tarpeeksi, vaan myös varmistat, ettet liioittele sitä.
Olet todennäköisesti ollut siellä. Sinusta tuntuu, että olet vastannut kysymykseen useita kertoja tai samasta projektista on meneillään useampi kuin yksi keskustelu. Toisaalta voi olla häiritsevää saada samat viestit toistuvasti.
Jos haluat oppia, kuinka voit välttää liiallisen kommunikoinnin, lue eteenpäin. Täällä opit käyttämään vähemmän aikaa kommunikointiin – ja enemmän työskentelyyn – ClickUpin avulla.
Kuinka vähentää sähköposteja ClickUp-tehtävien avulla
Tehtävien delegoimiseksi tai jakamiseksi sinun ei tarvitse luoda täydellistä sähköpostia. Sinun ei myöskään tarvitse kammata läpi vastaussäiettä ihmisten kanssa, jotka on lähetetty sisään ja ulos. Tarvitset vain erinomaisen projektinhallintaohjelmiston.
On olemassa monia aikaa säästäviä etuja projektinhallintaohjelmiston käytöstä. Yksi käytön parhaista eduista NapsautaYlös se auttaa vähentämään lähettämiesi ja vastaanottamiesi sähköpostien määrää tehtävistä tai tehtävistä.
Tämä johtuu siitä, että annat työtovereillesi alusta alkaen yksityiskohtaisen yleiskatsauksen tärkeistä tiedoista. Eivät vain he, vaan kaikki, joilla on pääsy tehtävään.
Se voi olla koko osastosi, koko yrityksesi tai jopa pieni tiimi, joka käsittelee projekteja yhdessä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki saavat ilmoituksia.
Voit tuoda tarvittavat työtoverit nopeasti silmukkaan lisäämällä heidät tarkkailijoiksi tehtäväkortin silmäkuvakkeen avulla. Toisin kuin lähettäessään CC: n jollekulle sähköpostissa, hän saa automaattisesti kaikki päivitykset eteenpäin. Lisäksi he näkevät vanhemmat tiedot, vaikka lisäisit heidät tehtävään myöhemmin.
Tehtävien käytön päähyöty ClickUpissa on, että kun joku ensimmäisen kerran näkee tehtävän, hän näkee perustiedot heti. Et myös todennäköisesti unohda lisätä tietoja itse, koska jokainen luomasi tehtävä alkaa periaatteessa mallista, joka koostuu luettelosi sarakkeista.
Sähköpostien vähentäminen edelleen ClickUp-tehtäväkuvausten avulla
Sen lisäksi, että ClickUp sisältää tehtävän nimen, eräpäivän, prioriteetin ja muut tavallisesti sisällytettävät kohteet, se tarjoaa useita yhteistyötiloja. Merkittävin projektipyyntösähköpostien korvaamisesta on tehtäväkorteissa oleva kuvauskenttä.
Kuvauskenttä on juuri sitä miltä se kuulostaa, mutta se tarjoaa enemmän kuin vain paikan tekstin kiinnittämiseen. Täällä voit lisätä ainutlaatuisia projektikohtaisia yksityiskohtia, jotka eivät muuten mahdu sarakkeisiin, ja pukea ne komennoilla.
Kun käytät tätä tilaa, tärkeitä tietoja ei myöskään haudata työtoverin postilaatikkoon tai superpitkään viestiketjuun, koska ne pysyvät paikoillaan – vaikka muokkaat tai lisäät niitä. Lisäksi tämä kenttä tarjoaa versiohistorian, jonka avulla voit tarvittaessa palata kuvauksen aikaisempiin painoksiin.
Kuinka viettää vähemmän aikaa kokouksiin ClickUpin avulla
ClickUp tarjoaa useita hyödyllisiä näkymiä auttaa sinua organisoimaan projektejasi ja tekemään yhteistyötä muiden kanssa. Yksi näistä näkemyksistä on Chat.
Lisäämällä Chat-näkymän luetteloosi, sinä ja työtoverisi voitte kommunikoida projektin tiedoista reaaliajassa. Lisäksi jokainen tietää, mihin ketjuun viitataan myöhemmin, jos he tarvitsevat virkistystä.
ClickUpin chatissa voit mainita muut ihmiset lähettämään heille ilmoituksen tai kaikki, jotka käyttävät @watchers. Jos mainitset tehtävän, voit luoda siihen suoran linkin. Voit myös saada tarkempia tietoja käyttämällä komentoja, näyttötallenteita tai lisäämällä tiedostoja.
Kätevä ominaisuus Chat-näkymässä on antaa muiden antaa kommentteja. Jos jollakulla on kysymys tai kommentti, johon työtoveri voi vastata, voit tuoda sen hänen tietoonsa tai antaa sen itsellesi muistutukseksi myöhempää käyttöä varten.
Kuten Slackin, voit vastata viestiketjuun, jos haluat pitää asiat siistinä ja järjestyksessä. Näiden ominaisuuksien avulla voit käyttää Chat-näkymää korvaamaan projektikohtaisia kokouksia tai päivittäisiä standup-kokouksia. Toinen etu siitä, että tämä sanansaattaja on saatavilla suoraan projektitilassasi, on, että se auttaa minimoimaan asiaankuulumattoman keskustelun.
Kuinka virtaviivaistaa viestintää ClickUpissa
On monia tapoja kommunikoida työtovereiden kanssa. Voit tehdä sen messengerin, tekstiviestin, sähköpostin, pikapuhelun tai lyhyen vierailun kautta. Myöhemmin, kun tarvitset virkistystä, saatat muistaa, minkä sovelluksen kanssa puhuit tai mihin kirjoitit sen muistiin.
ClickUpin kommenttiosio auttaa poistamaan tarpeen selata useita sovelluksia ja mediaa, koska kaikki on siellä yhdessä ohjelmistossa. Jos sinulla on kysyttävää tietystä tehtävästä, voit kysyä sen suoraan sen vastaavassa kortissa.
Chat-näkymän tapaan voit mainita muita ihmisiä, mainita tehtäviä, määrittää henkilöitä kommentteihin ja käyttää komentoja, näyttötallenteita tai lisätä tiedostoja selittäviksi. Lisäksi voit luoda kommenteissa uusia asiakirjoja, joissa sinä ja työtoverisi voitte tehdä yhteistyötä.
Kuinka tehdä yhteistyötä nopeasti ClickUp-dokumenteissa
Yhteistyö ClickUp-dokumenteissa toimii samalla tavalla kuin Google-dokumentit. Voit pitää ne yksityisinä tai kutsua työtovereitasi osallistumaan sivulle.
Täällä voit työskennellä sivulla käyttämällä komentoja lisätäksesi tekstiä ja elementtejä. Voit myös kommentoida edestakaisin työtovereiden kanssa, jos et halua tehdä muutoksia kerralla.
Kun työskentelet, voit nähdä työtoverisi kohdistimen ja muokkaukset reaaliajassa. Jos haluat varmistaa, että he näkevät jotain, voit kiinnittää huomion tilan tiettyihin linjoihin esittääksesi kysymyksiä tai viestiäksesi ideoista.
Lisäksi, kun sinä ja työtoverisi olette valmiita, voit viedä sen PDF-tiedostona, jos haluat jakaa sen ClickUpin ulkopuolelle.
Vietä vähemmän aikaa edestakaisin liikkumiseen ClickUpin avulla
Monien viestintätyökalujensa ansiosta ClickUp auttaa sinua vähentämään projektiyhteistyötä ja delegointia edestakaisin. Huomaat myös, että käytät paljon vähemmän aikaa sovellusten välillä selaamiseen ja keskustelujen selaamiseen löytääksesi tarvitsemasi tiedot.
Etsitpä nopeaa tapaa kommunikoida koko tiimisi kanssa projekteissa tai tiettyjen ihmisten kanssa tehtävissä, se on oikea paikka. Jos liiallinen kommunikointi on hidastanut edistymistäsi, miksi et kokeilisi sitä?