Hajautetun tiimin pyörittäminen voi olla haastavaa. Kuinka varmistat yhteistyön, kun tiimisi jäsenet sijaitsevat eri aikavyöhykkeillä? Ja onko kaikilla resurssit, joita he tarvitsevat työskennelläkseen tuottavasti ja saavuttaakseen tiimisi tavoitteet?
Vaikka etätyövoiman hallinnassa on paljon ajateltavaa, monet haasteet voidaan helpottaa, kun käytät monday.comin projektinhallintajärjestelmää yhteydenpitoon. Mutta koska tämä on alusta, jossa on lukemattomia vaihtoehtoja, on hyvä tietää muutamia parhaita käytäntöjä, jotta etätiimisi menestyy missä tahansa. Tässä on kahdeksan parasta.
1. Joukkueen aikataulun hallinta
Etätyöntekijät voivat työskennellä eri aikavyöhykkeillä, jolloin on vaikeaa seurata, kuka on verkossa ja mihin aikaan. Etätyön kauneus tarkoittaa myös sitä, että tiimisi jäsenet haluavat kirjautua sisään silloin, kun he tuntevat olonsa tuottavimmiksi. Jotkut saattavat olla yökyöpeliä, kun taas toiset saattavat nousta aikaisin ja aloittaa työnsä ennen kuin aurinko nousee.
Sen sijaan, että luottaisit aikavyöhykelaskimiin tai yrittäisit seurata kaikkien aikatauluja päässäsi, käytä
maanantai kartoittaaksesi kaiken mustavalkoisesti. Käytä viikkoaikataulusi päivitysosiota poissaolojen kirjaamiseen tai vuoromuutosten pyytämiseen.2. Käytä yrityshakemistoa
Organisaatiosi koosta riippuen sinulla voi olla satoja tai jopa tuhansia työntekijöitä, jotka työskentelevät eri toimipisteissä. Luo yrityshakemisto, jotta kaikki ovat yhteydessä ja tehdä yhteistyötä osoitteessa monday.com.
Lisäät tiimin jäseniä heidän roolinsa mukaan ja lisäät sitten sarakkeen, joka näyttää heidän profiilikuvansa, yhteystietonsa ja paikallisen aikavyöhykkeen. Mikä parasta, napsauta karttanäkymää nähdäksesi heidän maailmanlaajuinen sijaintinsa.
3. Kokousten järjestäminen
Etävideokokoukset voi olla välttämätöntä joukkueen kiinniosaamiselle, mutta voi olla hankalaa koordinoida niitä, kun joukkueen jäsenet ovat eri aikavyöhykkeillä. On myös tärkeää, että nämä kasvokkain tapahtuvat vuorovaikutukset eivät estä tuottavuutta.
Käytä monday.com-sivustoa kokoustaulun luomiseen, jossa rivikohdat kuvaavat kokouksen aihetta. Jotta asiat sujuisivat sujuvasti, lataa kokouksen esityslista etukäteen ja määritä toimintoja tietyille tiimin jäsenille. Näin jokainen tietää, mistä on keskusteltava ja voi valmistella omat sanansa ja dokumentaationsa etukäteen.
Lisää yhteenveto kokouksen kohokohdista kokouksen päätyttyä, jotta kaikki ovat ajan tasalla siitä, mistä keskusteltiin, mukaan lukien tarvittaessa toimintakohdat. Ja jos joku ei päässyt? Monday.com integroituu Zoomaus, jotta voit lisätä kokouksesta tallenteen, jotta voit seurata sitä myöhemmin.
4. Ryhmän resurssikirjaston perustaminen
Etätyöntekijät tarvitsevat pääsyn jaettuihin resursseihin, kuten yrityksen brändäysohjeisiin, malleihin ja työntekijöiden perehdyttämisasiakirjoihin. Mutta jaetun aseman tai kansioiden seulominen sähköpostikansioissa oikean asiakirjan löytämiseksi voi olla aikaa vievää.
Luo sen sijaan resurssikirjasto Monday.com-sivustolle ja lisää kaikki asiaankuuluvat tiedostot ja linkit yhteen keskeiseen paikkaan. Voit myös lisätä kommentteja jokaiseen asiakirjaan, jotta tiimin jäsenet voivat esittää kysymyksiä tai antaa palautetta ilman, että heidän tarvitsee etsiä oikeaa henkilöä, johon ottaa yhteyttä.
5. Seuraa joukkueen tavoitteita
Avoimuuden säilyttäminen on avain menestyksekkään etätiimin pyörittämiseen. Kun kaikki näkevät, kuinka tiimi toimii ja mitä on vielä tehtävä, he voivat pysyä keskittyneenä ja motivoituneena.
Käytä monday.com-sivuston tavoiteseurantaominaisuutta asettaaksesi tavoitteet ja tärkeimmät tulokset (OKR: t) tiimillesi. Käytä widgetejä, kuten akkunäyttöä tai kaavioita, jotta kaikki näkevät, kuinka lähellä olet saavuttamista tavoitteidesi kanssa.
6. Automaation käyttö
Monday.com tarjoaa valikoiman ominaisuuksia tehtävien automatisoimiseksi ja tiimisi pitämiseen yhteydessä, vaikka et olisi toimistossa. Automaatioiden avulla on helppoa maksimoida tehokkuus häiritsemättä työnkulkua. Ne voidaan määrittää esimerkiksi lähettämään muistutuksia, päivittämään tiloja ja määrittämään tehtäviä.
Voit esimerkiksi luoda automaation, joka lähettää viestin tiimin jäsenelle, kun hänelle on annettu tehtävä. Tai voit määrittää automaation päivittämään tehtävän tilan, kun joku kommentoi sitä. Hyödynnä alustan kyky mukauttaa automaatioita, jotta voit suorittaa toimintoja, kuten siirtää kohteita erilliseen työnkulkuun tai laukaista erityinen hälytys tiimillesi vain yhdellä klikkaus.
Jos haluat määrittää monday.com-automaation, valitse laukaisu, kuten tilan muutos tai henkilö, joka on määrätty kohteeseen. Triggerisi tarvitsevat niille määritetyn ehdon, ja sitten valitset toimintapisteen, kuten ilmoituksen Slack-kanavalle tai sähköpostin lähettämisen.
7. Ryhmämallien käyttäminen
Yksinkertaista tiimisi jäsenten työskentelytapaa luomalla sarjan ryhmämalleja heidän säännöllisesti suorittamilleen tehtäville. Jos tiimisi esimerkiksi pitää viikoittaisia tilakokouksia, voit luoda kokousmallin, jossa on esityslista ja kokousmuoto. Tällä tavalla tiimin jäsenet voivat vain täyttää tarvittavat tiedot viikoittain ilman, että heidän tarvitsee aloittaa tyhjästä.
Voit myös luoda malleja uusien tiimin jäsenten, projektisuunnitelmien ja markkinointikampanjoiden ottamiseksi mukaan.
8. Pikahakutoiminnot
Etätyössä tuottavuus on kaikki kaikessa. On helppo joutua ylikuormittumaan juuri niistä viestintä- ja yhteistyötyökaluista, joiden tarkoituksena oli yksinkertaistaa roolejamme. Voit säästää aikaa päivittäin tottumalla käyttämään seuraavia ominaisuuksia:
- Pikahaku: käytä CTRL/CMD + K päästäksesi pikahakuun ja sukeltaaksesi välittömästi äskettäin käytettyihin tauluihin.
- Erän valinta: täältä voit napata useita esineitä käyttämällä lautasi Batch Select -ominaisuutta. Napsauta minkä tahansa kohteen vasemmalla puolella olevaa toimintoruutua ja pidä sitten painettuna SIIRTÄÄ napsauttamalla toista ruutua erillisen kohteen kohdalla.
Hyödyntämällä maanantain ominaisuuksia, kuten malleja, automaatiota ja pikahakua, voit virtaviivaistaa tiimisi työnkulkua ja lisätä tuottavuutta.
Jos maanantaita ei ole myyty, kannattaa tutustua myös muihin projektinhallintatyökaluihin, kuten Asana ja Trello. Tärkeintä on löytää työkalu, joka toimii sinulle ja tiimillesi. Oikean järjestelmän avulla voit hallita etätiimiäsi onnistuneesti riippumatta siitä, missä päin maailmaa he ovat.
