Zoho mail on turvallinen, tietosuoja taattu ja mainokseton sähköpostipalvelu. Se tarjoaa monipuolisen sähköpostipaketin, mikä tekee siitä ihanteellisen henkilökohtaiseen ja yrityskäyttöön. Jos olet käyttänyt Gmailia ja haluat vaihtaa Zoho Mailiin, näet joukon asetuksia, jotka saattavat olla hämmentäviä.
Voit mukauttaa katselukokemusta, sähköpostin kirjoittajaa, järjestää sähköpostisi suodattimien avulla, toimia nopeasti liitteen kanssa, hallita roskapostiluetteloita ja jopa tuoda tai viedä sähköpostia EML-muodossa. Näytämme sinulle Zoho-sähköpostin asetukset ja vaihdamme Gmailista saumattomasti.
Toimenpiteet ennen Zoho Mailin määrittämistä
Ennen kuin mukautat Zoho-postia, varmista, että olet yhdistänyt mukautetun verkkotunnuksen oikein MX-tietueeseen ja määrittänyt SPF/DKIM-parametrit estää sähköpostin huijaukset. Lue oppaamme siirtyminen Gmailista Zoho-postiin mukautetulla verkkotunnuksellasi ja suorita prosessi loppuun.
Kun vaihdat toiseen sähköpostipalveluun, pankki-, luottokortti-, laskutus-, vakuutus- ja muiden palveluntarjoajien tulisi tietää ajan tasalla oleva sähköpostiosoitteesi viestintää varten.
Siirtyminen on hidas prosessi, mutta pitkällä aikavälillä pystyt yhdistämään tärkeät sähköpostit yhteen paikkaan. Sitä on myös hyvä harkita automaattisen edelleenlähetyksen määrittäminen Gmailissa, vain saadaksesi huomaamatta jääneet palvelut.
Sähköpostien kirjoittaminen Zoho Mailissa
Zoho mail tarjoaa kattavan työkalupakin sähköpostien kirjoittamiseen. Klikkaa Uusi posti -painiketta vasemmassa ruudussa avataksesi Säveltäjä. Oletuksena säveltäjä-ikkuna avautuu uuteen välilehteen (Asetukset > Kirjoita > Avaa Kirjoita sisään), mutta voit käyttää upotettua (se toistaa Gmail-ominaisuuden) tai uuden ikkunan.
Kuten Gmail, Zohossa on monipuoliset muotoiluvaihtoehdot sähköpostiviestisi muotoiluun. On mahdollisuus lisätä taulukoita (jotka Gmailista puuttuu), joissa on määritettävissä olevat leveys- ja reunavaihtoehdot. Voit jopa liittää sähköposteja lähteviin sähköposteihin (EML-muodossa) vetämällä ja pudottamalla ja viittaamalla vanhempiin viesteihin kirjoittamatta niitä uudelleen.
Voit mukauttaa säveltäjän asetuksia siirtymällä kohtaan Asetukset > Kirjoita ja tarkastella kaikkia vaihtoehtoja. Voit muuttaa haluamaasi tekstin suuntaa, mukauttaa kirjasimia, lisätä automaattisesti vastaanottajia yhteystietoihin ja tarkistaa, onko viestissäsi kirjoitusvirheitä.
Lisää suuria liitteitä sähköposteihin Zoho Mailissa
Gmail sallii liitteet, joiden tiedostokoko on enintään 25 Mt. Zoho-postin avulla voit lähettää suuria tiedostoja vastaanottajille sähköpostien kautta. Liitteen koko riippuu tilaussuunnitelmasta. Se vaihtelee 250 megatavusta Mail Lite -paketissa 1 gigatavuun Mail Premiumin kanssa.
Mail muuntaa nämä liitteet linkeiksi ja lähettää ne vastaanottajalle (vastaanottajille). Jos haluat lähettää saman tiedoston eri vastaanottajille, valitse tiedosto mistä Oma liite > Valtavat liitteet ja lähetä se uudelleen. Voit määrittää käyttöoikeudet jokaiselle liitteelle.
Rajoitettu pääsy soveltuu liitteiden lähettämiseen muille Zoho-käyttäjille tai niille, joilla on linkitetyt tilit. Julkisella pääsyllä voit lähettää suuria tiedostoja kenelle tahansa käyttämällä suojattua ja ainutlaatuista linkkiä. Oletusarvoisesti kaikilla liitteillä on Rajoitettu pääsy. Napsauta tätä vaihtoehtoa tehdäksesi sen Julkinen ja luo liitelinkki.
Sähköpostin ajoittaminen Zoho Mailissa
Zoho-postin "Lähetä myöhemmin" -vaihtoehdon avulla voit määrittää mukautetun aikataulun (päivämäärä/aika) sähköpostillesi. Vaikka tämä ominaisuus on myös sisäänrakennettu Gmailiin, Zoho voi määrittää toistuvia sähköposteja säännöllisin väliajoin.
Laadi sähköpostisi tavalliseen tapaan ja napsauta Lähetä myöhemmin. Valitse Aikataulu-välilehti ja valitse päivämäärä ja aika.
Jos haluat määrittää toistuvan sähköpostin, toista yllä oleva toimenpide ja napsauta Toistuva välilehti. Valitse tiheys (päivittäin tai viikoittain, lopetuspäivämäärä ja aikavyöhyke, jos sellainen on). Ne ovat hyödyllisiä, kun haluat lähettää asiakkaillesi muistutuksia laskuista.
Sähköpostien torkkuminen Zoho Mailissa
Tulee joitakin tärkeitä sähköposteja, joihin et voi vastata heti, mutta sinun on vastattava myöhemmin. Zoho-postin Torkku-ominaisuus tallentaa sähköpostisi erilliseen Torkku-kansioon ja palauttaa viestisi takaisin alkuperäiseen kansioon määritetyn ajan kuluttua.
Valitse sähköposti, jonka haluat siirtää myöhemmäksi, ja napsauta Torkku -kuvaketta ylävalikossa. Valitse kesto tai valitse mukautettu päivämäärä ja aika. Valittu sähköposti siirtyy alkuperäisestä sähköpostiin Torkutettu kansio.
Sähköpostien lukeminen Zoho Mailissa
Joskus saatat haluta nähdä sähköpostin lähettäjältä, jonka sait muutama päivä tai viikko sitten. Sen sijaan, että selaaisi sähköpostilistaa, Zoho mail voi luetella sähköpostit tietystä lähettäjältä tai aiheesta.
Napsauta sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Listaa tämän lähettäjän sähköpostit tai Listaa sähköpostit, joissa on tämä aihe. Voit jopa muokata sähköpostiluettelosi kenttiä, kuten lippua, liitettä, kommenttien määrää, kokoa ja paljon muuta.
Mukauta asettelu- ja näkymäasetuksia Zoho Mailissa
Oletusarvoisesti sähköpostit luetellaan "Classic"-näkymässä. Voit mukauttaa tätä toimintaa napsauttamalla Muuttaa näkemystä -kuvaketta ja valitse "Compact tai Super Compact" -näkymä. Jokaisessa näkymässä sähköpostien välinen suuri väli pienenee ja näyttää lisää sähköposteja.
Kun valitset minkä tahansa sähköpostin, se avautuu Pystysuuntainen esikatselu oletustilassa. Mene Asetukset > Sähköpostinäkymän asetukset ja valitse Vaakasuuntainen esikatselu nähdäksesi sähköpostisi sähköpostiluettelon alla. Tai valitse Uusi välilehti tarkastellaksesi niitä uudella välilehdellä.
Tarjoaako Zoho Mail keskustelunäkymää?
Gmailissa, kun ihmiset vastaavat sähköpostiin, se ryhmittelee vastaukset keskustelunäkymään siten, että uusimmat viestit ovat alareunassa.
Zoho-sähköposti pinoaa koko keskustelun puunäkymään lähettäjän tiedoilla, aikajanalla, kansioilla, liitteillä ja muulla ilman sähköpostin avaamista. Lisäksi voit lajitella keskusteluketjun (Asetukset > Keskustelu) joko uusin tai vanhin posti päällä.
Tarkastele ja hallitse liitteitä Zoho Mailissa
Yksi Gmailin suurimmista haitoista on kojelaudan puute liitteiden katselua/hallintaa varten. Kun voit löytää liitteitä sisältäviä viestejä Gmailin hakuoperaattoreiden avulla, vaatii vähän harjoittelua. Zoho-sähköposti tarjoaa keskitetyn kojelaudan, jolla voit tarkastella liitteitä (joko sinulle lähetettyjä tai muihin Zoho-sovelluksiin lisättyjä) yhdessä paikassa.
Klikkaa Liitteiden katseluohjelma -kuvaketta nähdäksesi tiedostosi siististi lajiteltuina niiden tiedostotyyppien mukaan. Valitse mikä tahansa pikkukuva nähdäksesi ne tai suorittaaksesi liitteitä koskevia nopeita toimia. Klikkaus Avaa linkitetty sähköposti avataksesi liitteeseesi liitetyn sähköpostin liitä ja lähetä uusi sähköposti tai lisää se muistiinpanoon tai tehtävään.
Tärkeiden sähköpostien seuranta Zoho Mailissa
Meidän on usein seurattava sähköpostiviestiä vastauksesta riippumatta. Zoho Mailissa on sisäänrakennettu mahdollisuus lisätä muistutus sähköposteihisi. Laadi sähköpostisi ja napsauta Kellon kuvake.
Voit asettaa tietyn ajan muistuttamaan sinua sähköpostista riippumatta siitä, saatko vastauksen vai et. Tai aseta määräaika, ja jos kukaan ei vastaa sähköpostiin, saat siitä ilmoituksen, kun määräaika on ohi. Zoho mail voi muistuttaa sinua postista ilmoituksilla tai sähköpostilla.
Samalla tavalla voit asettaa muistutuksen saapuville sähköposteille. Valitse sähköposti, johon haluat lisätä muistutuksen, ja napsauta sitten Lisää vaihtoehtoja > Muistutus. Valitse haluamasi vaihtoehto ja jatka. Suunnata Asetukset > Esiasetus mukauttaaksesi hälytysvaihtoehtoa haluamasi ajoituksen mukaan.
Järjestä sähköpostit Zoho Mailissa
Zoho-sähköpostin suodattimet auttavat sinua järjestämään saapuvat/lähtevät sähköpostit automaattisesti. Gmailin tapaan voit asettaa ehtoja ja toimia näiden ehtojen mukaisesti. Mutta Zohossa voit käyttää AND/OR-operaattoria määrittääksesi, tuleeko jokin tai kaikki ehdot huomioon.
Aloita siirtymällä kohtaan Asetukset > Suodattimet ja luo uusi suodatin. Aseta nyt ehdon tyyppi (AND/TAI ehtojen yhdistelmä), ehdot (Lähettäjä, Aihe, Vastaanottaja, Kopio, Piilokopio, Liitetyyppi) ja toiminnot (Siirrä kansioon, Tagi, Lähetä sähköposti edelleen osoitteeseen, Poista sähköposti).
Gmailissa käytämme "tunnisteita" viestien järjestämiseen. Zohossa voit luoda useita kansioita eri tasoilla sähköpostien järjestämistä tai hallintaa varten. Napsauta (+) -merkkiä vieressä Kansiot luodaksesi kansion ja valitsemalla sen sijainnin. Lisäksi voit luoda tunnisteita (Valitse sähköposti > Merkitse nimellä) järjestää ne edelleen projektin, tietyn tiimin, asiakkaiden ja muiden mukaan.
Zoho Mailin integrointi kolmannen osapuolen palveluihin
Zoho-sähköpostissa on erinomainen integraatio ulkoisten ja sisäisten sovellusten kanssa työnkulkusi täydentämiseksi. Sisäiset ovat Zoho-sovellukset (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), ja ulkoiset integroituvat sähköpostiin kolmansien osapuolien sovellusten tarjoaman API: n kautta. Jos haluat nähdä, mitkä integraatiot ovat saatavilla, siirry osoitteeseen Asetukset > Integraatiot.
Klikkaus Mene Marketplaceen ja valitse suosikkisovelluksesi. Jotkut suosituista ovat Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google-kalenteri, GoToMeeting ja Integrately. Siirry laajennussivulle ja aktivoi se. Palaa sitten Integraatiot-osioon ja vaihda ota käyttöön -painiketta.
Nyt kun Zoho Mail on määritetty, yritä voittaa sähköpostiriippuvuutesi
Zoho Mail on loistava vaihtoehto Gmailille. Mail Settings -sivu on kömpelö/vaikea navigoida, ja siihen tottuminen vie aikaa, mutta jos olet noudattanut ohjetta, voit aloittaa Zoho-postin käytön hetkessä.
Yksi yleinen trendi, joka nykyään näkyy ihmisillä, on sähköpostin tarkistaminen muutaman minuutin välein. Vaikka tämä pakkomielteinen postilaatikon tarkistamistapa näyttää harmittomalta, se voi vaikuttaa negatiivisesti hyvinvointiisi ja tuottavuuteen. Saat lisätietoja lukemalla oppaamme löytääksesi tapoja voittaa sähköpostiriippuvuus.
